Путевые листы: новые требования с марта 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы: новые требования с марта 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно нормативу об административном правонарушении по ст. 12.31.1. КоАП РФ Юрлица и ИП несут одинаковую ответственность. Хотя доходы крупной транспортной компании и небольшого индивидуального предприятия несравнимы. Штрафы за езду без путевого листа больнее всего бьют по карману малого бизнеса. Чем меньше зарабатываете, тем тщательнее надо выполнять требования российского законодательства.

Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов

Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.

Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.

Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:

• срок действия путевого листа;
• лицо, оформившем путевой лист;
• транспортное средство;
• водитель (водители) транспортного средства;
• вид перевозки;
• вид сообщения.

Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.

Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:

• полное наименование,
• адрес в пределах местонахождения,
• номер телефона,
• ОГРН.

Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:

• фамилию, имя, отчество (при наличии),
• адрес регистрации по месту жительства,
• номер телефона,
• ОГРН.

Приказом вводится классификация видов перевозки:

• коммерческие перевозки;
• перевозки для собственных нужд;
• передвижение и работа специальных транспортных средств.

Обязательные реквизиты путевого листа

Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.

С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены — компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно.

Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:

• о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
• о лице, оформившем ПЛ (для компании – название, организационно-правовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
• о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
• о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра).

Также в разряд обязательных входят следующие реквизиты путевого листа 2022. Это:

• сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
• сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
• обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.

Кто заполняет бланк путевого листа

На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.

Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:

• ведет журнал учета (нумерации) п/л;
• оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
• расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
• прописывает задание для водителя;
• выдает заполненный документ работнику под роспись.

До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.

Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали. На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.

Кто проверяет путевой лист

Плановая проверка автопредприятий отменена. Внеплановая может проводиться при поступлении жалоб, большого количества или масштабного ДТП со смертельным исходом. Заранее о времени аудита компании не сообщается. Поэтому нужно быть всегда готовыми к появлению контролирующих органов. П/л может проверить:

1. Трудовая инспекция: соблюдается ли режим труда и отдыха водителями. Поэтому так важно указывать в п/л время фактического управления ТС и перерывами ни только на обед, но и отдых.
2. Налоговые службы (выездные и камеральные проверки): обращают внимание на наличие всех атрибутов п/л, правильность списания расходов ГСМ при учете НВ на прибыль. При обнаружении нарушений, могут счесть документы, как отсутствующие.
3. Инспекция ГИБДД при проведении рейдов, устанавливает правомерность управления ТС, наличием отметки (штампа) медработника и записи контролера, проверяющего техническое состояние автотранспорта. Например, если у водителя такси отсутствует путевка, он не имеет права находиться за рулем. Его могут ни только оштрафовать, но и авто изъять в качестве вещественного доказательства грубого нарушения БДД. Сюда входит: отсутствие п/л; медицинского осмотра, технического контроля.

Примечание: В Москве проводятся совместные с ДПС рейды по проверке работы таксистов. Часто это делается с целью, чтобы при выявлении нарушений, иметь повод к проведению аудита транспортной компании.

Для чего нужен путевой лист

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Что такое путевой лист

Это коммерческий документ. В основном используется:

• для контроля за расходом ГСМ, трудовой нагрузкой водителя;
• как первичный документ для налоговой отчетности по начисленным и уплаченным налогам;
• для подтверждения доставки груза (по договорам поставки продукции товаров);
• как способ контроля за прохождением предрейсового мед-, техосмотра;
• и пр.

Бланк путевого листа заполняется одинакового, будь он у юридического лица, у предпринимателя или у таксиста.

Основные сведения, которые включаются в путевой лист, следующие:

• информация о собственнике автомобиля;
• данные о водителе;
• сведения о машине (госномер, марка, модель);
• дата и время выезда и возвращения;
• срок действия путёвки;
• маршрут движения;
• показания одометра;
• данные о технической проверке состояния транспорта;
• результат медицинского осмотра водителя;
• прочие данные по усмотрению ответственных лиц.

Путевой лист составляется ежедневно, вернее, на каждый выезд. Но в некоторых случаях допускается так называемый длительный путевой документ.

Правила использования путевых листов в 2021 году

Путевой лист в первую очередь предназначен для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ позволяет учитывать расходы на бензин и вычитать их из налогооблагаемой базы. По сути путевой лист нужен для того, чтобы уменьшить сумму уплачиваемых налогов.

Тем не менее существуют ситуации, когда путевой лист является обязательным.

С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя.

О действующих правилах оформления путевого листа на несколько дней или несколько водителей читайте здесь.

Ранее в организациях, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист разрешалось выдавать на срок от 1 дня до 1 месяца. На автотранспортных предприятиях была установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением командирования сотрудника — тогда путевой лист выдавался на весь срок командировки.

В соответствии с п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ использовать транспортное средство без оформления путевого листа запрещено в следующих случаях:

• при перевозке пассажиров;
• перевозке багажа, грузов, товаров;
• использовании такого наземного транспорта, как трамвай, троллейбус, автобус.

Возможна ситуация, когда сотрудник организации не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а использует автомобиль в рабочих целях для передвижения. Грозит ли штраф за путевой лист в такой ситуации? Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день нет. Есть подтвержденное судами мнение, что в данной ситуации путевой лист не нужен (см., например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако стоит отметить, что сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения, поэтому существует большая вероятность того, что свою правоту придется отстаивать в судебном порядке.

Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.

Исходя из вышесказанного, получается, что все организации, применяющие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.

Что нужно добавить в путевые листы с 1 января 2021 года?

Информация о водителе, который будет осуществлять рейс, должна включать (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

• фамилию, имя, отчество водителя;

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя (если обязательность проведения послерейсового медосмотра водителя предусмотрена законодательством РФ).

Путевой лист легкового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. За основу своей формы вы можете взять форму N 3, дополнив ее всеми недостающими обязательными реквизитами.

В маршруте укажите все пункты следования автомобиля. Расход горючего отразите в полном объеме, исходя из показателей приборов.

Образец путевого листа легкового автомобиля (на основе формы N 3 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

Путевой лист грузового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. За основу своей формы вы можете взять форму N 4-С или форму N 4-П, дополнив ее всеми недостающими обязательными реквизитами.

В зависимости от условий оплаты труда водителя подойдет:

• по сдельным расценкам — доработанная форма N 4-С;

• по повременному тарифу — дополненная форма N 4-П.

Заполните путевой лист и выдайте под расписку. Часть данных будет заполнять заказчик, например отрывные талоны. Новый путевой лист выдавайте только после того, как водитель сдаст предыдущий.

Если вы перевозите материальные ценности, внесите в путевой лист реквизиты товарно-транспортных документов, где указаны характеристики перевозимого груза.

Храните путевые листы и товарно-транспортные документы вместе.

Образец путевого листа грузового автомобиля (на основе формы N 4-С с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

Образец путевого листа грузового автомобиля (на основе формы N 4-П с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

1. В пункте «Сведения о перевозке» нужно указать вид сообщения и вид перевозки, согласно ст. 4 и 5 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. К примеру, вид сообщения – пригородное, междугородное, международное; вид перевозки – регулярные пассажирские, по заказам и другие.
2. В сведениях о транспортном средстве нужно указать его марку (до этого заполняли только тип и модель).
3. Показания одометра нужно вносить в путевой лист при выезде с парковки и при заезде на парковку (ранее полные километры пробега требовалось указать только при выезде с парковочного места).
4. Добавилась отметка «Выпуск на линию разрешён», которая ставится ответственным должностным лицом после проверки технического состояния транспорта перед рейсом или сменой.
5. Журнал путевых листов можно вести в электронном виде. При этом его нужно будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью и обеспечить возможность его печати.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Срок действия путевого листа в 2022 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса	Когда оформлять	Срок действия
В день делается один или несколько рейсов в течение смены	До старта первого рейса	В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены	До начала рейса	На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Новые правила по заполнению путевых листов в 2021 году

Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу — неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.

Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:

• снять опознавательный фонарь с крыши;
• передвигаться только в общем потоке;
• не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
• при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.

Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.

Медосмотр водителя и техосмотр авто

В обязанности медработника входит осмотр водителей в целях проведения предрейсового и послерейсового медосмотра. Проведенный осмотр подтверждают штампом и подписью медицинского сотрудника с расшифровкой фамилии и инициалами имени, отчества.

Предрейсовый контроль технического состояния нужно провести до выезда автомобиля с места постоянной стоянки. А в показателе “Сведения о транспортном средстве” указывают дополнительные обязательные реквизиты. Здесь пишут день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля.

В какой последовательности будут проведены техосмотр автомобиля и медосмотр водителя, не важно. Главное – чтобы в путевом листе был отражен сам факт их проведения в установленном порядке.

Нюансы оформления доверенности на автомобиль от юридического лица

В «КонсультантПлюс» есть Готовые решения, в том числе статья «Автотранспорт на предприятии: учет и налоги». Если у вас еще нет доступа, оформите его бесплатно на временной основе. Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

По сути, это обычная доверенность, за исключением того, что выдана она не физическим лицом, а организацией. Отсюда и самый существенный нюанс при оформлении — выдает ее руководитель компании, и подписывает тоже именно он.

Второй нюанс мы тоже уже упоминали, и он касается любых доверенностей — обязательно указывайте дату составления документа, без этого он не будет иметь юридической силы.

Третий нюанс заключается в том, как прописываются данные о доверителе в доверенности — сначала данные об организации, а потом о ее руководителе, который действует от имени компании. Такой порядок характерен для сделок, совершенных от имени юридического лица.

Похожие записи:

• Что такое подведомственность и подсудность?
• Шаймиевские за первого ребенка
• Как узнать исполнительное производство по алиментам по фамилии взыскателя