Нарушения по представительским расходам
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нарушения по представительским расходам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Перечень представительских трат
Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:
- на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?
Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
-
представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
-
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:
-
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
-
расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
-
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
-
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.
По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271, от 11.11.2004 № 26-12/73173).
Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).
В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу № А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 № КА-А40/3669-10 по делу № А40-91039/09-127-518).
Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Что включается в представительские расходы?
В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.
В представительские расходы часто включают затраты на организацию мероприятия, к примеру, проведение обеда или ужина и пр. Таким образом, мероприятие может проводиться в общественном месте (ресторане, кафе), и при этом главное — иметь подтверждение, что мероприятие имеет деловую направленность.
Важно! Если подтвердить, что мероприятие имеет деловую цель, то в случае потребления алкоголя за ужином его стоимость также можно включить в представительские расходы (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 г. № 03-03-06/1/3120).
В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание приглашенных персон. К ним относятся конкретные затраты на:
- транспортировку к месту мероприятия и обратно;
- обслуживание при осуществлении переговоров;
- оплату приглашенных переводчиков, если они не входят в штат хозяйствующего субъекта.
Критерии определения представительских издержек
Налоговый кодекс утверждает: если бизнес хочет отнести затраты на встречу, собрание или другое мероприятие к представительским, оно должно проходить в формате «официального приёма и обслуживания». Но что конкретно понимать под таким событием, закон не поясняет.
Это часто приводит к недопониманию между инспекцией и представителями бизнеса. Последним кажется, что мероприятие с его расходами вполне подходит под официальный формат. Налоговики же не всегда соглашаются.
Если стороны не договорятся, рассудить их сможет только Арбитражный суд. Чтобы не допускать споров на досудебном этапе, стоит ориентироваться на критерии для подобных расходов.
Нормы по представительским расходам
Для представительских расходов установлен норматив – они не должны превышать 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). К ФОТ в данном случае относятся выплаты в пользу работников, которые учитываются для налога на прибыль: оклад, надбавки, премии и т.п. (ст. 255 НК ПФ) Если выплата не влияет на расчет налога на прибыль (например – материальная помощь), то ее нельзя учитывать и при нормировании представительских расходов.
Расчет как самих представительских расходов, так и затрат на оплату труда нужно проводить нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).
Поэтому если у бизнесмена были существенные представительские расходы в начале года, то ему может не хватить лимита для того, чтобы учесть их все в 1 квартале. Затем, по итогам 6, 9 месяцев и года размер ФОТ увеличится и можно будет списать больше представительских расходов.
Но если не хватит лимита за год в целом, то остаток представительских расходов нельзя будет переносить на следующие налоговые периоды (п. 42 ст. 270 НК РФ).
Нормирование представительских расходов
Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.
Как оформить авансовый отчет по представительским расходам?
Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.
1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.
2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.
Понятие представительских расходов
Представительские расходы, то есть расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества, можно отнести к прочим расходам (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Перечень представительских расходов установлен абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ, является закрытым и расширению не подлежит (Письмо ФНС России от 18.04.2007 N 04-1-02/306@). В него входят:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Проживание и проезд представителей другой организации
Как правило, приглашающая сторона стремится минимизировать затраты гостей. Поэтому она берет на себя хлопоты по бронированию и приобретению железнодорожных или авиационных билетов. Иногда гостям из-за границы оплачивается в том числе и виза.
Однако подобные траты могут привести к увеличению налогового бремени у принимающей компании, так как в составе представительских расходов можно признать расходы на доставку партнеров (членов совета директоров) только к месту проведения представительского мероприятия (заседания совета директоров) и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).
Официальная позиция гласит, что в состав представительских расходов не могут быть включены затраты на визовую поддержку, издержки на доставку гостей от аэропорта или вокзала до места их проживания (например, до гостиницы или специально арендованной квартиры), расходы по их проживанию и оплата гостям железнодорожных и авиационных билетов (Письма Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235, ФНС России от 18.04.2007 N 04-1-02/306@).
Но для компаний, которые готовы при необходимости отстаивать свою позицию в УФНС или в суде, есть другой вариант: затраты на визовую поддержку, оплату жилья и билетов на проезд включить в состав представительских расходов. Доводы в защиту данного подхода можно взять из положительной для компаний арбитражной практики. Например, судьи в Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) расценили обеспечение жильем как предоставление нормальных условий человеку, прибывшего из другого города. Следовательно, затраты на проживание в гостинице и оплата проезда представителей других организаций относятся к представительским расходам.
Что относят к представительским расходам
Само по себе понятие весьма обширно и простому обывателю может быть до конца и не ясно, что же конкретно имеется ввиду. Поэтому перед отражением представительских расходов в 1С разберитесь со смыслом понятия. В приведенной таблице собран перечень возможных затрат, что можно сюда отнести.
| № п\п | Вид затрат | Характеристика |
| 1 | Представительские расходы | Транспортировка людей к месту проведения переговоров и назад |
| 2 | Кейтеринговое обслуживание мероприятия | |
| 3 | Проведение официальных приемов для участников встреч | |
| 4 | Оплата услуг переводчиков на время мероприятий вне штата компании |
Учет представительских расходов: проводки
Далее рассмотрим, как отражать в налоговом и бухгалтерском учете представительские расходы, какие это счета и проводки.
ПР, которые понесены налогоплательщиком, в полном объеме учитывают на затратных счетах бухучета.
Особенность в том, что отражение ПР в налоговом учёте довольно строго регламентировано и составляет 4% от величины оплаты труда за год, включая начисления по договорам ГПХ. В бухучете таких ограничений нет: ПР принимают в полном объеме.
Итак, текущие ПР отражают на счете 26, 44 – в зависимости от вида деятельности, по которому они понесены. По кредиту счета затрат корреспондируют со счетами 60, 71, 76.
Пример: ООО «Столица» провела выездную деловую встречу с представителями АО «Регион». Программа встречи включала: экскурсию по городу, переговоры в бизнес-центре, деловой ужин в ресторане, проживание партнеров в гостинице, доставку гостей до аэропорта на следующий день.
Затраты составили соответственно:
- 3000,00 руб. (без НДС) – стоимость экскурсии;
- 10 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20% – 1666,67 руб.) – аренда зала в бизнес-центре;
- 2000,00 руб. (без НДС) – буфетное обслуживание в бизнес-центре;
- 20 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20% – 3333,33 руб.) – ужин;
- 4000,00 руб. (в т. ч. НДС 20% – 666,67 руб.) – расходы на гостиницу;
- 1000,00 руб. (без НДС) – трансфер.
Учет представительских расходов: проводки на примере
Оружейная компания ООО «Крона» провела презентацию для заинтересованных в выпускаемой продукции представителей сторонних фирм. В программу встречи включены мероприятия:
-
презентация в бизнес-холле;
-
посещение музея холодного оружия;
-
ужин в ресторане;
-
размещение гостей в отеле;
-
доставка их на вокзал.
Для оплаты ужина, проживания гостей и билетов в музей коммерческим директором получены наличные в сумме 40 000 руб., по другим пунктам средства перечислены в безналичном порядке.
Фактические расходы по проведению встречи составили:
-
аренда помещения — 29 500 руб. (в т.ч. НДС 4500 руб.);
-
стоимость билетов в музей — 4500 руб.;
-
ужин в ресторане — 22 000 руб.;
-
проживание в отеле — 7500 руб.;
-
транспортные расходы —2650 руб.
Учитывающие представительские расходы бухгалтерские проводки будут такими:
|
Операция |
Д/т |
К/т |
Сумма |
Основание |
|
Выдача наличных под отчет |
71 |
50 |
40 000 |
РКО |
|
Оплата аренды зала |
60 |
51 |
29 500 |
Выписка банка, счет |
|
Учтены расходы по аренде |
26 |
60 |
25 000 |
Договор, акт |
|
Входной НДС |
19 |
60 |
4500 |
Счет-фактура |
|
Стоимость посещения музея |
26 |
71 |
4500 |
Авансовый отчет с приложением оправдательных документов |
|
Стоимость ужина |
26 |
71 |
22 000 |
|
|
Оплата расходов проживания |
60 |
71 |
7500 |
|
|
Списаны представительские расходы по проживанию партнеров в отеле |
26 |
60 |
7500 |
Договор, акт |
|
Оплата услуг транспортной фирмы |
60 |
51 |
2650 |
Выписка банка, счет |
|
Учтены расходы по доставке |
26 |
60 |
2650 |
Договор, акт |
|
Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетной суммы (40000 – 22000 – 4500- 7500) |
71 |
50 |
6000 |
ПКО |
Пример расчета представительских расходов
| В мае 2013 года организация встречала своих партнеров, были запланированы следующие мероприятия по этому поводу: официальный обед в ресторане, культурное мероприятие — посещение сауны. В связи с этим организация имела следующие расходы:
Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно. Общая сумма представительских расходов составила 24000 руб. Для организации всех мероприятий ответственному сотруднику были выданы деньги под отчет в размере 60000 руб. По окончании мероприятия сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет, в котором отчитался о потраченной сумме, к авансовому отчету были приложены все необходимые документы, подтверждающие расходы. Услуги транспортной компании оплачивались организацией с расчетного счета. |
В соответствии со статьей 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234 бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.
Рекомендуемая корреспонденция счетов по учету представительских расходов:
ПРИМЕР
ТОО (плательщик НДС) в целях осуществления представительского мероприятия понесло следующие затраты:
Для осуществления мероприятия подотчетному лицу был выдан аванс из кассы в сумме 270 000 тенге.
Анализ
Рекомендуемая корреспонденция счетов для отражения представительских затрат:
ПРИМЕР
ТОО организовало встречу с представителями нескольких предприятий в целях установления взаимного сотрудничества.
Встреча организована в арендованном помещении, в котором был проведен деловой ужин.
Стоимость мероприятия составила 280 000 тенге (включая НДС), оплачено с расчетного счета ТОО.
Анализ
Рекомендуемая корреспонденция счетов:
НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ
КПН
Для целей налогового учета следует руководствоваться статьей 245 Налогового кодекса, согласно которой, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию лиц, в том числе физических лиц, не состоящих в штате налогоплательщика, производимые при проведении следующих представительских мероприятий независимо от места их проведения:
1) по установлению или поддержанию взаимного сотрудничества;
2) по организации и (или) проведению заседаний совета директоров, иного органа управления налогоплательщика, кроме исполнительных органов.
К представительским расходам в числе прочего относятся расходы:
1) на транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях, за исключением расходов, относимых в соответствии с подпунктом 1) пункта 1 статьи 244 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках;
2) питание таких лиц в ходе проведения представительских мероприятий;
3) оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;
4) аренду и (или) оформление помещения для проведения представительских мероприятий.
Не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы на проживание приглашенных лиц, оформление виз для таких лиц, организацию досуга, развлечений, отдыха, а также расходы, не относимые в соответствии с частью второй пункта 2 статьи 245 Налогового кодекса к расходам на транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях.
К расходам на транспортное обеспечение не относятся расходы на проезд железнодорожным, морским и воздушным транспортом участников представительского мероприятия.
ПРИМЕР
На представительские расходы ТОО списывает расходы по приему гостей – участников мероприятия (физические лица – нерезиденты РК), а именно расходы по перелету (авиабилеты) и питанию (обед и ужин в ресторане, кроме спиртного).
Какие расходы можно считать представительскими в целях налогового учета?
Анализ
На основании статьи 245 Налогового кодекса расходы по организации питания являются представительскими расходами, которые ТОО вправе отнести на вычеты (в пределах установленных норм), а расходы по перелету (авиабилеты) гостей не квалифицируются как представительские расходы и не подлежат вычету.
Если такие расходы оплачиваются за счет средств ТОО, то у физических лиц – нерезидентов РК образуется облагаемый доход у источника выплаты.
В соответствии с пунктом 1 статьи 655 Налогового кодекса доходы физического лица-нерезидента из источников в РК, за исключением доходов, указанных в пункте 1 статьи 656 Налогового кодекса, облагаются ИПН у источника выплаты по ставкам, указанным в статье 646 Налогового кодекса, без осуществления налоговых вычетов.
Согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 644 Налогового кодекса, доходами нерезидента из источников в РК признаются доходы физического лица-нерезидента в виде материальной выгоды, полученной от лица, не являющегося работодателем.
Материальной выгодой признаются в том числе оплата и (или) возмещение стоимости товаров, выполненных работ, оказанных услуг, полученных физическим лицом-нерезидентом от третьих лиц.
Ставка ИПН у источника выплаты, согласно статье 646 Налогового кодекса, составляет 20 %.
Пунктом 9 статьи 655 Налогового кодекса определено, что при уплате налоговым агентом суммы ИПН, исчисленной с доходов физического лица-нерезидента в соответствии с положениями Налогового кодекса, за счет собственных средств без его удержания обязанность налогового агента по удержанию и перечислению ИПН у источника выплаты считается исполненной.
При этом расходы ТОО по уплате ИПН с доходов нерезидентов не подлежат вычету.
Основаниями для осуществления вычета представительских расходов являются:
1) письменный приказ или письменное распоряжение налогоплательщика о проведении представительского мероприятия с указанием цели его проведения и лиц, ответственных за его проведение;
2) утвержденная налогоплательщиком смета расходов такого мероприятия;
3) отчет ответственных лиц о проведенном представительском мероприятии с указанием даты и места проведения, результатов проведенного мероприятия, состава участников, программы мероприятия, фактически произведенных расходов;
4) первичные и иные документы, подтверждающие основания и осуществление представительских расходов.
Представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1 % суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 1 статьи 322 Налогового кодекса, за налоговый период.
В соответствии с пунктом 1 статьи 322 Налогового кодекса доходами работника, подлежащими налогообложению, являются следующие доходы, начисленные работодателем, являющимся налоговым агентом, и признанные, в том числе в бухгалтерском учете работодателя, в качестве расходов (затрат) в соответствии с законодательством РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности:
1) подлежащие передаче работодателем работнику в собственность деньги в наличной и (или) безналичной формах в связи с наличием трудовых отношений;
2) доходы работника в натуральной форме в соответствии со статьей 323 Налогового кодекса;
3) доходы работника в виде материальной выгоды в соответствии со статьей 324 Налогового кодекса.
Представительские расходы сверх установленных норм списываются за счет нераспределенной прибыли компании при наличии документального подтверждения либо относятся в доход работников (подотчетных лиц), подлежащих налогообложению, если в наличии нет подтверждающих документов.
ПРИМЕР
В течение отчетного периода ТОО (неплательщик НДС) признало следующие представительские расходы:
Все документы для оформления представительского мероприятия и осуществления соответствующих затрат имеются в наличии.
Расшифровка сумм доходов работников, подлежащих налогообложению, за отчетный год:
В течение отчетного периода работникам ТОО были осуществлены следующие выплаты:
– командировочные, включая суточные в пределах норм, установленных Налоговым кодексом, в сумме 100 000 тенге;
– сумма для найма жилья и питания (в пределах норм суточных, установленных Налоговым кодексом) вахтовым работникам – 780 000 тенге;
– сумма возмещения материального ущерба, присуждаемая по решению суда, – 80 000 тенге.
Как рассчитать сумму вычета по представительским расходам?