Как восстановить трудовую книжку
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
- Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
- Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.
Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.
При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.
Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.
Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна по вине работника или работодателя?
Трудовая книжка является важным документом, с помощью которого работник может предоставить сведения обо всех организациях, в которых он трудился, и о занимаемых им должностях, не обращаясь с запросами в официальные органы. Но нередко возникают ситуации, в которых трудовая книжка может быть утеряна. В зависимости от того, по чьей вине произошла утеря документа, различается порядок его восстановления.
В том случае, если работник потерял свою трудовую книжку сам, на него возлагается обязанность по ее восстановлению. Для создания дубликата документа, содержащего все сведения о прежних местах работы гражданина, необходимо собрать информацию о трудовом стаже. Для этого потребуется послать официальные запросы во все организации, в которых когда-либо трудился работник. Такие сведения хранятся в архивах предприятий в течение продолжительного времени, поэтому восстановление информации не составит труда.
Привлечение инстанций
Теоретически, безработный гражданин может обратиться за получением дубликата утерянного документа к своему последнему работодателю. Но кадровики не обязаны заниматься оформлением ТрК, утерянной их бывшим сотрудником. Так что, здесь все будет зависеть только от доброй воли специалиста.
Максимум, что может сделать кадровик с предыдущего места работы гражданина – это внести записи в бланк нового документа, при условии, что все данные о более раннем трудоустройстве имеются в наличии.
Также дубликат можно оформить в МФЦ. При обращении необходимо будет предъявить сотруднику паспорт, передать пустой бланк ТрК, и предоставить данные о предыдущих местах работы. Процесс оформления здесь может занять от нескольких дней до месяца, в зависимости от ситуации.
Ответственность работодателя в связи с потерей книжки
В случае утери книжки, работодатель несёт материальную ответственность.
При первичной утере, согласно пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ, предусмотрены следующие штрафы:
| статус | размер штрафа |
| юрлица | от 30 тыс. до 50 тыс. рублей |
| ИП | от 1 тыс. до 5 тыс. рублей |
Если документ теряется не первый раз, материальная ответственность ужесточается:
| статус | ответственность |
| юридические лица | от 50 тыс. до 70 тыс. рублей |
| Индивидуальные предприниматели | от 10 тыс. до 20 тыс. рублей |
| директор организации | от 1 тыс. до 5 тыс. рублей |
Такие же штрафы предусмотрены и в том случае, если работодатель сделал много ошибок, восстанавливая трудовую книжку.
Утеряна трудовая книжка – как восстановить? Первые шаги
Прежде чем понять, как восстановить трудовую книжку при утере, нужно разрешить вопрос: по чьей вине трудовая книжка была утеряна. От этого зависит, на ком лежит прямая ответственность за восстановление трудового документа.
Вариантов здесь не может быть много, поскольку трудовая книжка находится либо у нанимателя (с момента официального устройства на работу), либо у трудящегося (который в настоящий момент нигде официально не трудоустроен). Соответственно, потеряться трудовая книжка может у нанимателя или работника.
В первом случае, когда виновен наниматель, восстановить трудовую книжку при утере должен именно он (наниматель). Трудовая книжка в данной ситуации может быть утеряна по беспечности самого нанимателя или его сотрудников. Напомним, что ответственность за хранение трудовых книжек полностью лежит на организации-работодателе (или индивидуальном предпринимателе) с момента трудоустройства сотрудника. Кроме того, наниматель может массово потерять трудовые книжки в случае, например, чрезвычайных ситуаций.
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.
Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).
Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.
Восстановление трудового стажа
При утере трудовой восстановить ее невозможно, единственное, что можно сделать – это оформить дубликат данного документа.
Существует определенная процедура, установленная законом, которая предусматривает порядок действий для подтверждения стажа работы.
| Если у вас есть документы, подтверждают имеющийся трудовой стаж, потребуется их заверить у того работодателя, который выдал документ | п. 31-32 Правил, утвержд. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г |
| Если работник представил документы, которые не содержат полных сведений о его стаже, в дубликат будут внесены только те сведения, которые есть | абз. 6 п. 7.2 Инструкции, утвержд. Постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г |
| Работодатель, оформляющий дубликат, обязан оказывать всяческую помощь в поиске и получении требуемых документов | абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утвержд. Постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г |
| Оформление новой трудовой начинается с записей, которые внесет текущий работодатель | ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ |
Восстановление трудового стажа и оформление дубликата осуществляется на законном уровне, потому человек, ответственный за выдачу соответствующей информации и документов не имеет права отказывать вам в помощи.
Полезные советы по восстановлению трудовой книжки
При необходимости, можно восстановить потерянную трудовую в процессе поступления на совершенно новое место работы. Для этого вам потребуется написать заявление своему будущему работодателю, где указана просьба о восстановлении вашего документа.
К заявлению в обязательном порядке требуется приложить документы, которые будут подтверждать ваш общий стаж работы, а также приказы о приеме на новое место работы, трудовые договора и приказы об увольнении.
Если трудовая была утрачена работодателем, сотрудник компании имеет полное право привести его к ответственности. Она может иметь вид штрафа, размером до 5000 рублей, если работодатель является индивидуальным предпринимателем. Если сотрудник работает у юридического лица, то размер штрафа, присуждаемого работодателю, достигает 40-50 тысяч рублей.
Помните, что даже штрафные санкции и привлечение работодателя к ответственности на основании утери им трудовой, не избавит вас от проблем, которые обычно связаны с процессом подтверждения трудового стажа, а также получения дубликата документа.
Порядок действий при потере трудовой
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
При наличии на руках копии ТК, нужно в отделе кадров каждого предприятия, где когда-то пришлось трудиться, заверить ее. Все собранные сведения отдают кадровику последнего или действующего места работы. На основании представленных данных работодатель выдает новую трудовую книжку.
Подтвердить свой стаж можно только документами-подлинниками: выписки, копии, ксерокопии не всегда берут во внимание. Но надо сказать о следующем нюансе: человек может подстраховаться на случай утери и заверить копию ТК по всем правилам заранее.
Тогда не придется бегать по всем местам, где работали, а из заверенной копии записи просто перенесут в новый трудовой формуляр. Это спасает и тогда, когда компания уже не существует и нельзя доказать по-другому, что там работал человек. Но из-за незнания мало кто пользуется таким приемом.
Заявление на восстановление трудовой книжки
Вообще никакой специальной формы для такого заявления не предусматривается, но от его правильности зависят и действия работодателя, то следует сказать о том, как оно составляется, вручается и какие имеет особенности.
Итак, согласно действующим правилам, восстановление трудовой книжки осуществляется на последнем месте работы, и дубликат представляется там же.
Первый абзац, то есть шапка заявления содержит в себе наименование последнего работодателя и от кого подается заявление.
Во втором абзаце указываются основания, на которых гражданин обращается именно в эту организацию – потеря, кража или приведение в негодность.
Утрата трудовой книжки может случиться с каждым работником. При возникновении подобной ситуации нужно сразу предпринять все возможные меры по восстановлению данного документа. Так, если у вас по какой-либо причине не получается запросить нужные сведения от всех прежних работодателей, в этом случае целесообразно обратиться в Пенсионный фонд. Чтобы восстановить бланк в этом ведомстве, вам необходимо:
- Подготовить выписку или копию трудовой книжки, если таковые имеются;
- Собрать все необходимые документы;
- Написать заявление на восстановление трудовой книжки;
- Получить сведения о трудовом стаже и подать их работодателю;
- Получить дубликат трудовой книжки.
Как правило, восстановление трудовой книжки при утере – вынужденная процедура, подразумевающая выдачу дубликата документа. В нем должна присутствовать вся та же информация, которая находилась в оригинале. Титульный лист дубликата оформляется аналогично главной странице первичного экземпляра. Что касается сведений о работнике, то они вносятся в титульный лист в соответствии с данными, актуальными на момент оформления дубликата. Например, при смене фамилии или имени владельца трудовой, в дубликате будет указана исключительно «свежая» информация.