Каков порядок оформления и срок действия номенклатуры дел?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каков порядок оформления и срок действия номенклатуры дел?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Федеральном законе №125 указано, что индивидуальные предприниматели и организации обязаны обеспечить надлежащее хранение архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки установлены нормами федеральных законов и других нормативно-правовых актов Российской Федерации.
Разновидности номенклатуры дел
Номенклатура дел бывает трех видов:
- типовая,
- примерная и
- номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».
Номенклатура дел организации делится на:
- сводную номенклатуру дел и
- номенклатуру дел структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Номенклатура дел в 1С: Документооборот
Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 12 мая 2021 года № 386. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 14 мая 2021 года № 22749.
В соответствии с подпунктом 11) статьи 167 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года «Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей», ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Правила делопроизводства согласно приложению 1 к настоящему приказу.
2. Признать утратившими силу некоторые приказы Министра юстиции Республики Казахстан, согласно приложению 2 к настоящему приказу.
3. Департаменту по исполнению судебных актов Министерства юстиции Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра юстиции Республики Казахстан.
5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
| Министр юстиции Республики Казахстан |
М. Бекетаев |
Как составить номенклатуру дел организации — образец
Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2020-го, начинает заполняться с 01.01.2021.
Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).
Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.
Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.
Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.
О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».
Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:
- завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
- подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
- согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.
Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:
- проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
- изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.
НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.
О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.
Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.
Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.
Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.
Сноска. Перечень — в редакции приказа Министра культуры и спорта РК от 06.10.2020 № 271 (вводится в действие со дня первого официального опубликования); с изменениями, внесенными приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 25.10.2021 № 329 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
|
Номер пункта |
Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью) |
Срок хранения документа |
Примечание |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
1. Организация системы управления |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
1 |
Законодательные акты (законы, вносящие изменения и дополнения в Конституцию Республики Казахстан, конституционные законы, кодексы, консолидированные законы, законы, постановления Парламента Республики Казахстан, постановления Сената и Мажилиса Парламента Республики Казахстан) |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
2 |
Подзаконные нормативные правовые акты (нормативные правовые указы Президента Республики Казахстан, нормативные правовые постановления Правительства Республики Казахстан, нормативные постановления Конституционного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, нормативные правовые постановления Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан и иных центральных государственных органов, нормативные правовые приказы министров Республики Казахстан и иных руководителей центральных государственных органов, нормативные правовые приказы руководителей ведомств центральных государственных органов, нормативные правовые решения маслихатов, нормативные правовые постановления акиматов, нормативные правовые решения акимов и нормативные правовые постановления ревизионных комиссий): |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
2) по месту государственной регистрации |
5 лет |
Электронные документы*. |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
3 |
Проекты законодательных и подзаконных нормативных правовых актов (пояснительные записки, справки-обоснования, листы согласования и другие документы): |
Постоянно |
Электронные документы*. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
2) по месту согласования; |
3 года |
Электронные документы*. |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
3) по месту принятия |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
4 |
Планы подготовки проектов нормативных правовых актов (перспективные и текущие): |
5 лет |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
2) по месту разработки и согласования |
3 года |
Электронные документы*. |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
5 |
Распоряжения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
6 |
Поручения Президента Республики Казахстан, Председателей палат Парламента Республики Казахстан и их заместителей, Государственного секретаря Республики Казахстан, Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан и документы по их исполнению (письма, справки, заключения и другие документы): |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
2) в государственных органах (организациях) – соисполнителях |
Постоянно |
Электронные документы*. |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
7 |
Поручения Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра и его заместителей и документы по их исполнению (письма, справки, заключения и другие документы) |
Постоянно |
Электронные документы*. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
8 |
Поручения руководителей государственных органов и документы по их исполнению (письма, записки, заключения и другие документы) |
Постоянно |
Электронные документы*. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
9 |
Поручения руководства организации структурным подразделениям и документы по их исполнению (письма, записки, заключения и другие документы) |
5 лет |
Электронные документы*.
Каков порядок оформления и срок действия номенклатуры дел?Письма, направленные в копиях для сведения. Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний. Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации). Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Сообщения о совещаниях, заседаниях. Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты. Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени). Телеграммы и письма о разрешении командировок. Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие. Документы с пометкой на конверте «Лично». Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Прейскуранты. Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Сводки. Учетные данные по кадрам.
Учетный документ «Номенклатура дел на 2019 год»98. Информационная безопасность аппаратно-программного, телекоммуникационного обеспечения СЭД регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области обеспечения информационной безопасности. Функционирование СЭД, единой транспортной среды государственных органов, УЦ ГО, перечень участников СЭД, их обязанности, ответственность определяются и осуществляются с выполнением требований информационной безопасности в соответствии с договорами на выполнение совместных работ по обеспечению информационной безопасности между организацией-заказчиком, государственными органами и эксплуатирующими организациями (организациями-исполнителями). 99. Средства криптографической защиты информации, реализующие процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи, используются в строгом соответствии с их эксплуатационной документацией и правилами использования. 100. Документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты, не подлежат приему, обработке, хранению и передаче через СЭД. 187. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования. 188. После завершения в делопроизводстве документы на бумажных носителях до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования, электронные документы – в СЭД. 189. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях. 190. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы. 191. Выдача дел во временное пользование организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения — под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. 192. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии изъятых документов и акт (протокол) об изъятии подлинников. 193. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого ставится вопрос об ответственности виновного лица в их утрате. Письма, направленные в копиях для сведения. Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний. Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации). Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Сообщения о совещаниях, заседаниях. Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты. Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени). Телеграммы и письма о разрешении командировок. Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие. Документы с пометкой на конверте «Лично». Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Прейскуранты. Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). Сводки. Учетные данные по кадрам.
Оставить заявку без регистрацииРаспорядительная часть может делиться на пункты, подпункты и абзацы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Перед абзацами дефис или иные знаки не ставятся. Будет показана существующая структура фирмы и по нажатию «Создать разделы» помеченные подразделения скопируются в «Номенклатуру дел» в качестве разделов. Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:
Учетный документ «Номенклатура дел на 2019 год»98. Информационная безопасность аппаратно-программного, телекоммуникационного обеспечения СЭД регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области обеспечения информационной безопасности. Функционирование СЭД, единой транспортной среды государственных органов, УЦ ГО, перечень участников СЭД, их обязанности, ответственность определяются и осуществляются с выполнением требований информационной безопасности в соответствии с договорами на выполнение совместных работ по обеспечению информационной безопасности между организацией-заказчиком, государственными органами и эксплуатирующими организациями (организациями-исполнителями). 99. Средства криптографической защиты информации, реализующие процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи, используются в строгом соответствии с их эксплуатационной документацией и правилами использования. 100. Документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты, не подлежат приему, обработке, хранению и передаче через СЭД. 187. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования. Как утверждают НД на предприятииНД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:
В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года. Приказ содержит следующие сведения:
Возможные трудности заполнения графы для указания срока храненияОсобенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи. С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников. Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.  Как присвоить номера деламПри составлении документа следует опираться на организационную структуру предприятия. В соответствии с ней подразделениям присваиваются индексы, под которыми они и их дела будут фигурировать в номенклатуре. Традиционно присвоение индексов начинают с «верхушки» организационной структуры, то есть с управления. Подразделения, находящиеся «ниже», должны иметь в индексе и свой, уникальный номер, и указание на руководителя, в чью структуру подчиненности они входят. Например:
Таким образом, каждое верно оформленное дело будет содержать в себе информацию:
Если организационная структура меняется (подразделения реорганизовываются, исключаются, добавляются), то новому подразделению присваивается индекс с учетом новой организационной структуры. С этой целью в каждом разделе оставляется несколько пустых строк, в которые при необходимости от руки вписываются новые индексы. Изменения утверждаются в номенклатуру на следующий год. Индексы для вновь созданных подразделений могут быть утверждены приказом руководителя в течение года. Закон «О нотариате»: что упростилиНотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой. (в ред. Федерального закона от 29.12.2014 N 457-ФЗ) Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется территориальными органами федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, — в порядке, определяемом Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой. (в ред. Федеральных законов от 29.06.2004 N 58-ФЗ, от 29.12.2006 N 258-ФЗ) Нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком. Нотариат призван юридически помогать тем, кто в этом нуждается. Выполнять нотариальную деятельность могут только:
Когда был принят закон РК «О нотариате»? Основные положения закона утверждены 14 июля 1997 года, но в 2020 году представлена обновленная редакция документа. В соответствии с ним каждый нотариус обязан хранить тайну дела, над которым работает. Это правило также действует после окончания его службы.
Похожие записи: |