Инвентаризация при смене руководителя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).

Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава

Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.

Наименование операции	Используемые проводки
Отображение излишков имущества	ДТ 01 (10, 41,43, 50), КТ 91
Отображение имущественных потерь в рамках норм убыли:	ДТ 94, КТ 10 (41, 43) — выявление потерь, списание цены утраченного имущества, ДТ 20 (25, 26, 44), КТ 94 — списание утраты в рамках норм
Отображение потерь имущества сверх норм естественной прибыли, включая МПЗ, ОС и т. п.	ДТ 94, КТ 01 (10,41, 43, 50) — списание цены утраченного имущества, ДТ 73, 76, КТ 94 — отнесение цены недостачи на счет виновных нарушителей, ДТ 50 (51, 70), КТ 73 (76) — взыскание размера потерь с виновных, ДТ 91, КТ 94 — перенос потерь имущества сверх норм на прочие расходы

Что следует инвентаризировать при передаче дел?

Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.

Следует обратить внимание на то, что в силу п. 27 ст. 30 Федерального закона N 83-ФЗ в обязанности органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, при заключении трудового договора с руководителем бюджетного учреждения входит указание условия о расторжении трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ при наличии у бюджетного учреждения просроченной кредиторской задолженности, превышающей предельно допустимые значения, установленные органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.

Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

Заметим, что наличие кредиторской задолженности во многих случаях, но не всегда является не чем иным, как следствием неправильного решения руководителя учреждения.

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Входят ли материально ответственные лица

Также при формировании комиссионного состава нужно учитывать заинтересованность отдельных служащих. Матответственные сотрудники заинтересованы в том, чтобы в результате не было выявлено серьезных нарушений или недостач. Поэтому их нельзя включать в список, но они обязательно должны присутствовать в ходе процесса и наблюдать за тем, чтобы штат ответственно относился к своим обязанностям, не пропуская важных мелочей и деталей. Это регламентируется п. 2.3, 2.8 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49. Если такие работники будут входить в комиссию, ее результаты могут быть оспорены в судебном порядке.

Среди основных целей, которые ставятся:

• подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
• проверка правильности выведения результатов;
• выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
• вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
• контроль правильности информации;
• если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.

Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:

• инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
• принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
• инструктаж работников.

Среди требований следует выделять:

• получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
• обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
• проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.

Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.

При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.

Образец приказа о создании инвентаризационных рабочих комиссий по участкам учета

На крупных предприятиях существует необходимость формирования нескольких групп инвентаризаторов. Нужно учитывать, что материально ответственные лица в конкретной области учета не могут быть проверяющими, но должны присутствовать при проведении инвентаризации. В таком случае требуется заменять одного или нескольких сотрудников на тех, что не заинтересованы в результатах.

Например, проверка производственного участка проводится административными рабочими, чтобы служащие цеха не были включены, и наоборот.

Сама процедура не сильно отличается от обычного создания приказа, единственное исключение составляет то, что надо четко разграничить зоны, а также в соответствии с каждым назначить проверяющих. Это можно сделать в формате таблицы или просто расписаться отдельными пунктами. Четкого установленного образца нет, разработка документа полностью ложиться на руководителей фирмы.

Обязательные данные:

• название и форма хозяйственной деятельности;
• номер распоряжения;
• нормативная база, в соответствии с которой назначаются ответственные;
• срок активности комиссии (на постоянной основе или для полной проверки);
• список работников, включенных в состав по каждой отдельной зоне ответственности (материальные ценности, нематериальные активы, расчеты с покупателями и др.);
• обязанности;
• должность и инициалы лица, ответственного за исполнение приказа;
• Ф. И. О и подпись инициатора.

Каждый из участников должен до начала проведения работ ознакомиться с документом и поставить подпись. Если кто-то из членов не может до старта явиться для выполнения возложенных на него обязательств, то следует издать дополнительное распоряжение о его замене.

Образец акт приема-передачи документов при смене директора

Директор – это лицо, ответственное за сохранность документов организации и части имущества, закрепленного за ним. При увольнении директор должен сдать дела, но определенного порядка законом не установлено. Процедура смены генерального директора в ООО может быть закреплена в локальном акте общества. В любом случае, участники ООО не вправе задерживать увольнение директора под предлогом того, что он не передал какие-то документы или имущество, но они могут истребовать их в рамках судебного разбирательства.

Если смена директора происходит с конфликтом сторон, и новый директор или участники по какой-то причине не принимают документы, то прежний руководитель может сдать их на хранение в архивную организацию или нотариусу.

Оформление акта приема-передачи дел при смене генерального директора, прежде всего, в интересах самого бывшего руководителя. Подписывать акт приема-передачи могут как два директора между собой, так и при участии собственников организации. Вы можете ознакомиться с нашим шаблоном акта приема-передачи документов и изменить его под свою ситуацию.

Передача дел при смене генерального директора, инвентаризация, образец акта приема-передачи

Обязательной процедурой при смене директора является передача от старого директора новому учредительных и иных документов компании, за которую несет ответственность руководитель. Объем передаваемой документации может различаться в зависимости от размеров компании и выполнения директором ООО иных функций (кадровых, правовых, финансовых). Помимо собственно документации должны быть переданы бланки организации, печати, штампы, ключи от сейфов, пароли и т. п. Документом, подтверждающим факт передачи и фиксирующим перечень переданных бумаг, является акт приема-передачи. Образец акта приема-передачи при смене руководителя вы можете скачать на нашем сайте. Форма не меняется уже несколько лет, так что образец актуален.

Среди основных целей, которые ставятся:

• подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
• проверка правильности выведения результатов;
• выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
• вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
• контроль правильности информации;
• если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.

Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:

• инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
• принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
• инструктаж работников.

Среди требований следует выделять:

• получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
• обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
• проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.

Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.

При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.

Создание инвентаризационной комиссии

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.

Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.

И замена генерального директора в ООО, и смена единственного учредителя в ООО пошаговая инструкция по инвентаризации будет единой в обоих случаях.

Смена учредителя и смена директора всегда должна сопровождаться проверкой, проводимой поэтапно:

1. составление и визирование приказа о проведении инвентаризации;
2. проведение собрания членов инвентаризационной комиссии, в процессе которого необходимо:
   • определить объекты проверки;
   • распределить обязанности;
   • составить и утвердить индивидуальные планы работы;
   • провести инструктаж;
3. запрос у директора последних приходно-расходных документов, а также расписок о сдаче аналогичных бумаг в бухгалтерию или членам комиссии;
4. подготовка инвентаризационных описей с отражением численности имущества по данным учета;
5. опломбирование комнат, в которых будет работать комиссия;
6. проверка соответствия фактического наличия имущественных объектов данным учета и фиксация данного факта в инвентаризационных ведомостях;
7. далее силами бухгалтерии составляется сводная ведомость (рекомендованы формы № ИНВ-18 и № ИНВ-19), отражающая расхождения фактического и учтенного количества материальных ценностей и визируемая каждым членом инвентаризационной комиссии;
8. председатель инвентаризационной комиссии и главный бухгалтер организации готовят предложения по урегулированию вопросов с расхождением фактического и учтенного количества отдельных позиций;
9. корректировка выявленных грехов в бухгалтерском учете на основании принятого решения об урегулировании расхождений.

Инвентаризация и оформление ее результатов

Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Поэтому вначале члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что значится на бумаге.

По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа можно использовать форму № ИНВ-26 из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.

Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2018, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе 2019. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.

Бухгалтер должен составить сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них будет храниться в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования — правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, о членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, это надо задокументировать. Комиссия также выдвигает предложения оприходовать, списать выявленные излишки (недостатки), отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе можно зафиксировать иные инициативы, например усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений. Итак, в списке итоговых документов могут содержаться следующие документы:

• ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации ценностей, находящихся в собственности организации;
• сличительная ведомость результатов инвентаризации арендуемых объектов;
• инвентаризационная опись;
• объяснительная записка.

Шаг 2. Подготовка кадровой документации

Набор кадровых документов зависит от причины увольнения и оснований по трудовому законодательству. На топ-менеджера ООО распространяются общие правила оформления прекращения трудового договора: издание общехозяйственного приказа о снятии полномочий и кадрового приказа об увольнении, внесение записи в трудовую книжку и личное дело.

Сценарий зависит от основания увольнения гендиректора:

1. Досрочное прекращение полномочий по решению общего собрания (п. 2, ст. 278 ТК РФ). Согласие других лиц, в том числе директора, не требуется. Кворум участников обязательный. Работодатель выплачивает директору компенсацию – минимум трехкратный месячный заработок (если увольняемый не совершил виновные действия).
2. Соглашение сторон (п. 1, ч. 1, ст. 77 ТК РФ). Самое распространенное основание, которое выстраивается на консенсусе с учредителями. Размер компенсации – по договоренности, ориентировочно от 6 до 12 окладов.
3. Истечение срока трудового договора по контракту (п. 2, ч. 1, ст. 77 ТК РФ), если такое условие было конкретизировано уставом. Обязательное условие – заблаговременное письменное уведомление директора об истечении срока его полномочий.
4. Прекращение трудового договора по инициативе гендиректора (п. 3, ч. 1, ст. 77 ТК РФ). Инициатор подает заявление об увольнении по собственному желанию. Для руководителей увеличен срок уведомления о намерении покинуть пост – 1 месяц.

Если гендиректор уволен по решению уполномоченного органа о прекращении трудового договора, наличие веских оснований, таких как дисциплинарный проступок или истечение срока действия контракта, не обязательно.

Смена директора – алгоритм действий

1. Документальное оформление процедуры увольнения старого директора и приема нового директора. Какие документы необходимы?

• Заявление действующего директора на увольнение
• Решение участников организации об увольнении действующего директора и назначении нового директора
• Кадровые приказы об увольнении и назначении
• Приказ по организации о назначении комиссии по передаче дел от директора к директору
• Приказ по организации о проведении инвентаризации имущества на дату передачи дел от директора к директору
• Контракт с новым директором о назначении на должность.

Похожие записи:

• Какие льготы полагаются детям военных, сотрудников МВД и Росгвардии в 2021 году?
• Где получить и как оформить сертификат на жилье для ветеранов ВОВ
• Sorry, your request has been denied.