Кассовая ведомость приема выручки. Форма БО-9

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая ведомость приема выручки. Форма БО-9». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.

Требования к ведению кассовых операций

При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.

Напомним, что с 01.07.2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.

Самостоятельно учреждению необходимо определить:

• размер лимита остатка наличности в кассе;

• правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;

• периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.

Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.

Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:

1. исходя из объема поступлений:

Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.

1. исходя из объема расходов:

Порядок планирования операций с наличностью и их ведения

Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:

1. Назначьте кассира – подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто устроен по договору), ознакомленный с текущими правилами ведения КО.
2. Установите лимит – максимальную сумму, разрешенную для хранения в течение суток, не считая дней выплаты зарплат, премий, пособий; в другое время излишки необходимо направлять на расчетный счет.
3. Фиксируйте любую транзакцию – каждое перемещение валюты должно быть подтверждено бумагой и зарегистрировано в журнале.
4. Отражайте КО в бухучете – все проводки нужны и важны, выполняйте их в соответствии с БУ-инструкциями.
5. Регулярно проверяйте соблюдение нормативов – тотальный контроль будет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».

Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.

Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:

• оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
• регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
• сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.

В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.

Порядок учета кассовых операций

Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
• 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
• 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
• 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.

От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ	Первичный документ по учету кассовых операций
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге	Кассовая книга
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия	Приходный кассовый ордер
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым, ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров	Расходный кассовый ордер, иные документы, на основании которых оформляется расходный кассовый ордер
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».

Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Препроводительная ведомость к сумке: особенности оформления

Бланк ведомости составляется в трех идентичных экземплярах:

• один нужен для того, чтобы вложить его внутрь сумки;
• второй документ с инкассаторской печатью необходим для банковского кассира;
• третий экземпляр должен храниться на предприятии, отправляющем наличность в банк.

В организации обязанность оформления и хранения ведомости возлагается на кассового работника. На третьем бланке, который предприятие-отправитель оставляет себе, инкассаторы проставляют свою подпись. Этот документ будет служить основанием для заполнения кассового журнала.

Бланк ведомости должен заполняться без ошибок и помарок. При обнаружении неточностей или опечаток документ составляется заново на чистой форме. Порядок внесения сведений в документ:

• проставляется порядковая нумерация ведомости;
• указывается номер направляемой сумки;
• в графу «от кого» вводят данные об организации, являющейся собственником денег и передающей эти средства в банк;
• получателем выступает предприятие, в адрес которого направляются денежные знаки (если деньги отправляют в банк для зачисления на собственный расчетный счет, то получателем и отправителем будет одно лицо);
• пример заполнения ведомости предполагает указание в дебете номера лицевого счета в банке, присвоенного получателю;
• в кредите должен быть расчетный счет получателя средств;
• сумма денег приводится прописью и цифрами.

Банком вносителя является финансовая организация, которая обслуживает предприятие, сдающее деньги. В роли банка получателя выступает финансовое учреждение, которому поручено клиентом принять деньги для их последующего зачисления на счет получателя. В соответствующих полях указываются реквизиты обеих банковских структур. При внесении информации об источнике поступления денег можно написать:

• результат реализации товаров;
• выручка, сформированная от розничной торговли и др.

С обратной стороны препроводительная ведомость содержит опись наличности:

• номинал монет и бумажных денежных знаков;
• количество купюр или монет для каждого из указанных номиналов;
• суммарное значение средств в разбивке по номиналам.

Квитанцию заполняют для формирования доказательной базы, подтверждающей факт принятия наличности инкассатором. Когда сумка с ценностями передана инкассатору, он расписывается в квитанции, на бланке проставляется оттиск штампа. Документ остается на хранение у отдающей средства организации (такой порядок прописан в Письме Банка России от 16 октября 2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065).

Накладную после заполнения передают вместе с сумкой инкассаторскому сотруднику. В документе указывают данные о дате сдачи наличности, присвоенном форме номере, сведения о передающем лице и получателе средств, реквизиты обслуживающих банков, размер денежной суммы, подписи должностных лиц.

Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке

Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения:

• информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги,
• номера счетов,
• транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам,
• источник прихода денежных средств,
• дату перемещения.

Также в ведомости содержаться оригиналы подписей ответственных лиц:

• клиента,
• бухгалтерского работника
• и кассового сотрудника банка, который занимается приемом сумки с точно прописанной в ведомости суммой.

Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать (не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юр.лиц, невзирая на отмену этого требования в законе).

Каждому хозяйствующему субъекту необходимо четко знать не только свои обязанности, он и обязанности контролирующих органов, которые они должны соблюдать, привлекая нарушителей к ответственности. Практика показывает, что зачастую на стадии привлечения к административной ответственности допускаются грубые нарушения норм КоАП РФ, которые могут явиться основанием для отмены вынесенного постановления о привлечении к ответственности (даже в том случае если есть состав правонарушения).

Так, необходимо знать, что постановление о назначении административного наказания за продажу товаров (выполнение работ, оказание услуг) без применения ККТ не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения данного нарушения (ст. 4.5 КоАП РФ). Поэтому если постановление о штрафе вынесено уже после того, как истек двухмесячный срок давности, то оно недействительно.

Двухмесячный срок давности может быть приостановлен только в одном случае – если потребуется время на пересылку дела для рассмотрения по месту жительства нарушителя на основании его ходатайства (ч. 5 ст. 4.5 КоАП РФ).

ВАС РФ и Верховный Суд РФ подчеркивают, что пропущенный двухмесячный срок давности вынесения постановления восстановлению не подлежит (п. 18 постановления Пленума ВАС РФ от 27 января 2003 № 2, п. 14 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5).

В постановлении № 5 Верховный Суд РФ уточнил, что двухмесячный срок давности привлечения к административной ответственности исчисляется со дня, следующего за днем совершения административного правонарушения. Кроме того, он разъяснил, что постановление о привлечении к административной ответственности не может быть отменено на том основании, что срок привлечения к административной ответственности истек во время пересмотра этого постановления.

Позиция налоговых органов о том, что срок давности исчисляется со дня обнаружения «кассовых» нарушений не состоятельна, поскольку данные нарушения не относятся к длящимся, в связи с чем сроки исчисляются со дня следующего за днем совершения административного правонарушения, а не со дня составления протокола.

По результатам проверки могут быть установлены несколько нарушений, например, неприменение ККТ и неполное оприходование в кассу денежной наличности, за которые ст. 14.5 и 15.1 КоАП РФ предусматривают различные штрафы. Согласно ч. 2 ст. 4.4 КоАП РФ, если лицо совершило несколько административных правонарушений, дела о которых рассматриваются одним и тем же органом (налоговым органом или органом милиции), наказание назначается в пределах только одной санкции. Таким образом, по результатам такой проверки организация-нарушитель не может быть подвергнута штрафам за каждое из упомянутых нарушений, а наказана только в пределах одной санкции (скорее всего в максимальном размере).

ВАС РФ разъяснил, что КоАП РФ допускает оформление одного протокола об административном правонарушении в отношении одного лица, совершившего несколько административных правонарушений, но не предусматривает оформление одного протокола по правонарушениям нескольких лиц. При выявлении одного правонарушения к административной ответственности могут быть привлечены сразу несколько лиц: само юридическое лицо, его руководитель и (или) иные работники. Однако протокол о допущенном руководителем юридического лица административном правонарушении не дает оснований привлечь к административной ответственности само юридическое лицо, а протокол в отношении последнего не влечет административного наказания его руководителей или иных работников (постановление Президиума ВАС РФ от 24 февраля 2004 г. № 13894/03).

На практике налоговые органы в большинстве случаев выявленных нарушений в форме неприменения ККТ составляют протоколы на юридическое лицо (индивидуального предпринимателя).

Только в случае непробития кассового чека (неоформления или невыдачи бланка строгой отчетности) или выдачи чека с суммой, менее уплаченной, штрафуют физическое лицо (продавца).

В остальных случаях составляется протокол на должностное лицо организации.

В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья КоАП РФ, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.

При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные КоАП РФ, о чем делается запись в протоколе (ст. 28.2 КоАП РФ).

Протокол вправе составлять только должностные лица, поименованные в перечне, установленном соответствующими федеральными органами исполнительной власти (ч. 4 ст. 28.3 КоАП РФ). Перечень должностных лиц налоговых органов, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, утвержден приказом ФНС России от 2 августа 2005 г. № САЭ-3-06/354.

Судам надлежит проверять, были ли приняты налоговым органом необходимые и достаточные меры для извещения организации либо ее законного представителя о составлении протокола в целях обеспечения организации возможности воспользоваться правами, предусмотренными ст. 28.2 КоАП РФ (постановление Президиума ВАС РФ от 17 марта 2005 г. № 391/05).

В одном из случаев инспекторы известили нарушителя о дате рассмотрения административного дела и ее переносе. На практике они рассмотрели дело самостоятельно, на третью дату. Окружные судьи вернули дело в первую инстанцию и потребовали разобраться, была ли в курсе проверяемая организация насчет фактической (третьей) даты рассмотрения дела (постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 марта 2003 г. по делу № А56-28474/02).

Некоторые судьи считают, что подписание протокола законным представителем организации – это право нарушителя, которое проверяющим соблюдать не обязательно. По мнению этих арбитров, подпись рядового сотрудника (в деле он именуется «представителем») не лишает протокол доказательственной силы (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 июля 2005 г. по делу № А56-16301/2005).

Если владелец ККТ уклоняется от участия в рассмотрении своего дела, то могут понадобиться меры для выявление его фактического местонахождения и доставления в инспекцию. В том числе с помощью милиции. Также может понадобиться экспертиза и другие процессуальные действия. В этом случае назначают административное расследование. Оно может продлиться от одного до двух месяцев (в исключительных случаях). По окончании расследования составляется протокол об административном правонарушении либо выносится постановление о прекращении дела об административном правонарушении (ч. 1, 5, 6 ст. 28.7 КоАП РФ).

В пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5 разъяснено, что считается существенными недостатками протокола, а какие пробелы в его составлении считаются несущественными и устраняются в процессе его доработки. Верховный Суд РФ признал несущественным, в частности, нарушение сроков составления протокола об административном правонарушении, установленных ст. 28.5 КоАП РФ. Аналогичное послабление налоговикам озвучено в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 сентября 2005 г. № А56-49273/04, ФАС Московского округа от 25 мая 2005 г., 18 мая 2005 г. № КА-АЧ1/4114-05.

Образец заполнения препроводительной ведомости

Бланк не терпит исправлений, поэтому при заполнении вручную нужно быть очень внимательным, следует заполнить следующие поля препроводительной ведомости:

• № — обычно используется порядковая нумерация;
• Дата — день, когда заполняется бланк;
• указывается № сумки;
• от кого — наименование организации, которая сдает деньги в банк, может быть также указано ФИО представителя;
• получатель — наименование организации, на чей счет зачисляются денежные средства;
• дебет — номер лицевого счета банковского учреждения, обслуживающего организацию;
• кредит — номер счета клиента, куда будут зачислены деньги;
• сумма — в цифровом исполнении, эта же сумма пишется прописью в поле в нижней части бланка препроводительной ведомости к сумке;
• банк вносителя и получателя — реквизиты банков указанных лиц;
• источник поступления — вид получения денежных средств организацией, например, реализация услуг, товаров или иное;
• на оборотной стороне приводятся данные о банкнотах и монетах, которые будут вложены в сумку инкассатора (номинал, количество и общая сумма).

Препроводительная ведомость к сумке: особенности оформления

Бланк ведомости составляется в трех идентичных экземплярах:

• один нужен для того, чтобы вложить его внутрь сумки;
• второй документ с инкассаторской печатью необходим для банковского кассира;
• третий экземпляр должен храниться на предприятии, отправляющем наличность в банк.

В организации обязанность оформления и хранения ведомости возлагается на кассового работника. На третьем бланке, который предприятие-отправитель оставляет себе, инкассаторы проставляют свою подпись. Этот документ будет служить основанием для заполнения кассового журнала.

Бланк ведомости должен заполняться без ошибок и помарок. При обнаружении неточностей или опечаток документ составляется заново на чистой форме. Порядок внесения сведений в документ:

• проставляется порядковая нумерация ведомости;
• указывается номер направляемой сумки;
• в графу «от кого» вводят данные об организации, являющейся собственником денег и передающей эти средства в банк;
• получателем выступает предприятие, в адрес которого направляются денежные знаки (если деньги отправляют в банк для зачисления на собственный расчетный счет, то получателем и отправителем будет одно лицо);
• пример заполнения ведомости предполагает указание в дебете номера лицевого счета в банке, присвоенного получателю;
• в кредите должен быть расчетный счет получателя средств;
• сумма денег приводится прописью и цифрами.

Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке

Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения:

• информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги,
• номера счетов,
• транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам,
• источник прихода денежных средств,
• дату перемещения.

Также в ведомости содержаться оригиналы подписей ответственных лиц:

• клиента,
• бухгалтерского работника
• и кассового сотрудника банка, который занимается приемом сумки с точно прописанной в ведомости суммой.

Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать (не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юр.лиц, невзирая на отмену этого требования в законе).

Бланк, сопровождающий материальные активы, ценности, имеет особый регламент заполнения, в связи с этим существует вероятность получения отказа в приеме бланка и наличности из-за ненадлежащего оформления или внесения поправок в документ.

Иногда при наличии подписанного договора по предоставлению инкассаторских услуг допускается использовать бланки с уже напечатанными сведениями, ее необходимо только дополнить размером передаваемых денежных средств и подписями.

Заполнение ведомости допускается при помощи использования компьютера, программного комплекса, а также вручную.

Все три части документа содержат идентичные сведения.

В рукописном варианте удобнее записывать информацию через копировальную бумагу, что позволяет сократить время заполнения ведомости и исключить тройного дублирования данных.

Препроводительная ведомость позволяет четко обозначить перевозимые денежные средства из кассы компании в кредитное учреждение, обеспечить их сохранность и неприкосновенность.

Если при передаче наличности в финансовое учреждение от инкассатора данные из ведомости не совпадут со средствами, полученными банковским работником, полная ответственность возлагается на перевозчика ценностей, то есть на сотрудника инкассации.

Что кладется в инкассаторскую сумку или пакет?

Как правило, содержимым инкассаторских инструментов выступают денежные средства или важные документы. Если перевозятся деньги, то во внутренний карман сумки или мешка вкладывается сопроводительная ведомость. Стоит отметить, что эта ведомость изготовляется в трех экземплярах, две другие копии находятся у инкассатора и ответственного за инкассацию лица.

Вне зависимости от содержимого сумки оно надежно защищено от несанкционированного проникновения несколькими элементами защиты:

• прочным материалом сумки – она изготавливается из надежной брезентовой ткани;
• надежным металлическим замком-защелкой;
• пломбой.

Кроме того, содержимое защищено от порчи при возможном контакте с водой (брезентовый материал имеет водонепроницаемую пропитку).

Похожие записи:

• Актуальные лимиты и ставки по УСН в 2023 году
• Меры социальной поддержки многодетных семей
• Какой налог заплатит самозанятый гражданин