Нитки для прошивки документов как называются
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нитки для прошивки документов как называются». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают.
Сшивка бумаг: как и зачем это делать
Сшивание документов – это процесс, который решает сразу несколько проблем:
- Предотвращается потеря отдельных листов. Все они скреплены, каждый на своем месте. Выпасть ничего не может.
- Поддерживается порядок в папке. Всем знакома ситуация, когда в деле ищут нужную бумагу, а после поисков все остальные документы лежат уже далеко не в идеальном порядке. После сшивки документов такое исключено.
- Предотвращается подделка документов в деле. Если купить суровую нить для скрепления бумаг, то вытащить хотя бы один документ станет невозможно.
Помимо практической пользы, иногда специальная нитка или дырокол для прошивки документов просто необходимы: есть определенные виды отчетности, которые обязательно нужно хранить в сшитом виде, согласно закону:
- при подаче отчетов в архив;
- если нужно сдать отчетность в налоговую службу;
- когда дела передаются в суд;
- если пакет бумаг нужен для участия в тендере;
- когда готовится объемистая документация для других официальных задач.
Этапы подшивки документов
Данную процедуру можно условно разделить на несколько этапов :• Документация должна пройти обязательную проверку на правильность ее распределения на соответствующие группы документов;• Необходимо правильно начинать подшивать документы;• Проверка нумерации страниц документов;• Требуется соответствующим образом оформить надпись сопроводительного характера;• Обязательно произвести внутреннюю опись всех документов;• Корректировка реквизитов, указываемых на переплете (при необходимости). Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков. Во всех этих случаях изменения необходимо фиксировать на переплете;• Проведение описи документов, которые находятся на оформлении.
Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет.
Помимо этого, разрешается :• Не систематизировать документацию;• Не проводить нумерацию всей документации;• Отказаться от использования заверительной надписи;• Отказаться от прошивки документации.
Устройство для прошивки документов
Организациям, которым приходится прошивать много документов, лучше всего, приобрести станок, в работе с которым можно использовать не только нить, но и пружину из металла и пластмассы, а также стяжки.
Выпущено несколько марок специальных устройств, включая:
- Лотос М168
- ППК-М168
- АПС М168
При приобретении устройства необходимо обращать внимание на его возможности максимального одновременного прошивки бумаги. Желательно, чтобы была регулировка перфорации и после прошивки документы широко раскрывались, их можно было удобно читать и ксерокопировать при надобности. При покупке важно также выяснить, имеет ли станок сертификацию, и распространяется ли гарантия на него на 1 год.
Станок такого типа выполняет следующие манипуляции:
- сверлит пачку бумаг с вложенной картонной обложкой до 10 см толщиной;
- проденет нить через сделанные отверстия;
- скрепит толстую пачку бумаг скобами из металлопластика.
Нитка для прошивки документов какая лучше
» Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.
Нормативные акты, регулирующие прошивание документов На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами например, Министерством по налогам и сборам.
Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
Чем это регламентируется? Однако не все доверяют документы сторонним организациям — это весьма рискованно, ведь большая часть документации составляет коммерческую тайну.
Именно поэтому лучше один раз изучить правила, потренироваться и сшивать самостоятельно.
Весь процесс прошивки можно разделить на 3 этапа: подготовка документов, непосредственно сшивание их и заверение готового дела.
Подшивка документов на предприятии
На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив. К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.
Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот. В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.
Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.
Как прошить документы для налоговой
Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство. Практикуется переплет документов или же их брошюровка.
Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.
Лист наклеивается на узел и часть ниток. Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.
Прошивать необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают, которые требуется передать в архив.
Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку. Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Нитка для прошивки документов какая лучше
» Кассационные и апелляционные дела Как правильно сшивать документы. Необходимые материалы для сшивания документов нитками.
Прошнуровка при помощи дырокола Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту.
Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так.
Рейтинг 3. Особенности подготовки документов на сдачу в архив Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя: Систематизацию документов.
Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения. Заполнение описи. Иванов Бумагу нужно выбрать папиросную, так как хорошо должен быть виден узелок, соответственно, плотную бумагу использовать нельзя. Наклеивают бумагу-наклейку таким образом, чтобы она закрыла узел и часть длины нитей, которые должны быть свободны см.
Приклеивать эту бумагу нужно на канцелярский клей жидкое стекло. Затем ставится печать и ставится подпись руководителем организации или уполномоченным лицом , при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки. После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток.
Последнее нужно не всегда, например, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать печать и подпись клеем не будут. Так что нужно самостоятельно определить степень важности документов, которые нужно сшивать.
Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру
Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.
- Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 подробно описана процедура оформления, прошивания и переплетения дел.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Сам стандарт не предусматривает подробного описания переплетения дел.
Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.
- Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий рекомендации по оформлению документации в государственных органах исполнительной власти.
- Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ.
- Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов».
В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.
Как сшить копии документов?
Сшивание документов делайте прочной нитью на 2–4 прокола. Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите их узлом. Наклейте на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления бумажную наклейку в форме прямоугольника. Ее размеры: 40–60 мм х 40–50 мм.
Как правильно сшивать документы для налоговой?
В частности, рекомендуется формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. Все листы в сшиве необходимо прошивать на два-четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.
Что такое лента Шибори?
Шибори — это лента из 100% натурального шелка, окрашенная вручную по одной из древних китайских методик. Сначала ёе скручивают, завязывают узелками, складывают особым образом и затем окрашивают разноцветными красками. В итоге шелковая ткань приобретает оригинальный окрас с множественными переходами цвета.
Что такое лента Васи?
Washi (или «васи» по-русски) — это японская бумага, если перевести дословно. А washi tape, то есть «лента из васи», — это нечто похожее на малярный скотч, только гораздо тоньше. Лента делается из полупрозрачной рисовой бумаги.
Как называется лента для фиксации?
Термин «Тейп» произошел от английского tape (teip), в переводе с английского – «лента, тесьма», а точнее «клейкая лента». Таким образом, тейп – это клейкая полоска из ткани (хлопковая или с добавлением небольшого количества нейлона) с внутренним гипоаллергенным клеевым слоем, напоминающая с виду лейкопластырь.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Образец как прошить и пронумеровать журнал
Особое внимание нужно уделить тому, как прошивать и пронумеровать журналы. Это важный тип документации, который часто используется
Строгого регламента, как и в сшивке других бумаг, здесь нет. Но есть несколько основных правил:
- Все документы нумеруются. Журнал не исключение. Даже если у него уже есть нумерация, его нумеруют снова. Ведь в процессе работы могут обнаружиться ошибки и внестись изменения.
- Журнал всегда прошивается толстой прочной нитью так же, как и другие документы – по левому краю с одинаковым расстоянием между отверстиями.
- В процессе сшивки используется прочный переплёт, предназначенные для длительного хранения.
- Обычно сшивка журнала происходит в 2 дырки, но могут быть и другие варианты.
- Нить должна быть немного ослаблена в отличие от сшивки других документов. Иначе при открывании журнала страницы могут рваться либо книгу будет сложно открыть полностью. А это помешает сделать качественный скан или ксерокс, необходимый для отчёта или дальнейшей работы с информацией.
- Как и другие подшитые книги, журнал должен быть сзади скреплён «контролькой», на которой будет подпись, число, Ф.И.О. ответственного лица и количество страниц, печать.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.