Как прошить документы в 1 дырку на уголок
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить документы в 1 дырку на уголок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.
Как прошить документ на 1 дырку в углу
Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.
Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.
Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. 2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.
3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4.
После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.
Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.
Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Требования для государственных учреждений
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Инструкция по сшиванию документов
Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:
- До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
- Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
- Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
- У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны.
Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой.
Как правильно сшить документы на уголок нитками фото
Кто имеет право Заверять документы может руководитель предприятия, а также строго уполномоченный им составитель.
Для этого данным лицам нужно ставить подпись, при этом как на листе документа, так и на стикере. Важно понимать, что при подписании документа, управленец берет ответственность на себя за сведения, содержащиеся в нем, либо назначает ответственность для сотрудника, уполномоченного за ведение данной деятельности. Условия Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см.
Затем вновь сложить. Подшиваться он будет только за один край.
- Бывает, что на листы наклеивают мелкие документы (чеки, справки и т. д.). В этом случае листу дается один номер, но внизу него перечисляется список приклеенных бумаг.
- Когда небольшие документы приклеены только за уголок, то можно каждому из них дать свой номер.
- Чертежи, схемы, фотографии, планы также нумеруются.
- На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
- Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
- Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
- И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов.
Как сшивать документы нитками — подробная инструкция
По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон). По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок.
Она же поможет пошагово изучить весь процесс.
Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.
Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.
Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело».
Они могут иметь разную толщину и размеры.
Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.
Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.
Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:
- собственно документы;
- суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
- иголку;
- дырокол;
- лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
- канцелярский клей;
- если требуется – печать.
Итак, как правильно прошить документы нитками?
1. Сначала подготовьте документы.
Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией.
Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.
4 дырки Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.
Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа.
Также можно указать другую, значимую информацию.
- Затем, в самом низу нужно указать ФИО сотрудника, составляющего дело, подпись и должность, при условии, что заверение дела осуществил именно этот сотрудник. Чаще всего данную функцию выполняют руководители компании.
При постановке печати на листок нужно убедиться в том, ее оттиск находится непосредственно в пределах заверительной бумаги. Кроме того, печать должна быть поставлена на последней странице в деле.
Несмотря на то, что в законе не содержится четких указаний, касающихся оформления официальной документации, было установлено несколько нормативов, каждый из которых должен соблюдаться лицом, осуществляющим прошивку дела.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
Как прошить документ на 1 дырку в углу
Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.
Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.
Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.
Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. 2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.
3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4.
После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.
Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.
Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.
Подготовка к сшиванию
Перед тем как приступить к сшиванию документов, необходимо провести их подготовку. Обложка и отдельные листы должны быть пронумерованы в порядке установленном для организации или органа. Количество листов и отрезков необходимо указать на обложке. Это важные требования для облегчения работы в делопроизводстве, архиве, и вывода нужной информации в дальнейшем. Для пронумерованных документов используется нумерация, установленная ГОСТ.
Для оформления документов часто используется архивное клей или скрепки. Для сшивания большого количества отдельных отрезков, каждый проходит сквозь две дырки, которые затем соединяются нитками. Этот метод называется сквозной прокол. Он применяется для отдельных отрезков и бумажных листов.
Для установки дырок в нижнюю и верхнюю части документов, необходимо использовать дырокол. Он прошивает листы, высверливая дырки, по которым проходят нити или ленты.
Документы могут быть прошиты как в левом, так и в правильном порядке. При этом должно быть учтено, что намного удобней работать с документами, прошитыми в правильном порядке. Также важно учитывать, что существуют отраслевые инструкции, которые могут содержать дополнительные требования по оформлению документов.
Концы ниток привязываются к обложке или спускаются в прокол. При этом петля получается такой же, как и при обычном узле. После того как нити привязаны, концы режутся на расстоянии 2-3 см, затем проклеиваются или закрепляются клеем. Кроме того, выровненные края обложки могут быть уплотнены картоном, который приклеивается на них.
Проверьте, все ли документы в порядке и номерованы правильно. Теперь можно приступать к сшиванию.
- Проведите нитки через дырки снизу вверх или сверху вниз и затяните их узлом на верхней либо нижней обложке документа.
- Проведите нитки через дырки сверху вниз и затяните их узлом на нижней обложке документа. В качестве нитей можно воспользоваться пронумерованными лентами, чтобы избежать ошибок при последующем сортировании документов.
Теперь бумажные документы должны быть готовы к использованию и сохранению в архиве.
Не забывайте, что сшивание документов — это общее дело, поэтому делайте всю работу в совместной работе. Удачи в оформлении документов!
Преимущества сшивания документов
Сшивание документов является необходимым этапом в делопроизводстве, применяется в государственных и отраслевых органах, а также в организациях различных видов бизнеса. Сшитые документы имеют множество преимуществ перед несшитыми бумагами.
Количество листов в одном документе может быть огромным и для удобства оформления и хранения нужно их сшивать. Обычно для этого используется клей, либо нитки. Сшитый документ имеет общий порядок и избегает перемешивания информации, так как все листы документа расположены в правильном порядке.
Пронумерованные документы легко индексируются и отраслевые органы государственной власти, а также архивные учреждения складывают документы в порядке их нумерации.
Важным при оформлении документов является правильное оформление обложки. На ней указывается номер приказа, наименование документа, номера листов и количество отрезков нити. Если необходимо, на обложку вывести описи документов. Обложка может вырезаться из картона и прикрепляться лентой к сшитым документам.
В качестве отдельных элементов при сшивании документов применяется нитки, которые прокалываются дыроколом и проходят через все листы. Нити закладываются на левом верхнем углу, а концы привязываются к нижней или верхней дырке. Нужно обязательно следить за тем, чтобы номер нити совпадал с номером дырки.
Сшивание документов позволяет с легкостью находить важную информацию, а также сохранять документы в архивном порядке.
- Преимущества сшивания документов:
- возможность сохранения документов;
- удобство хранения;
- контроль качества информации;
- сохранение порядка их расположения;
- легкость поиска необходимых документов.
Как происходит заверение документов с 2021 года
С 1 июля 2021 года вступили в силу новые правила заверения документов согласно ГОСТу. Теперь документы нужно прошивать нитками с 3 — 4 дырками, чтобы они были правильно спрепленными и соответствовали новому нормативу.
Руководство по прошивке документов по ГОСТу предлагает пошаговое руководство, чтобы все прошивки были выполнены правильно. Документы можно подшивать специальным степлером или через отверстия вблизи уголка документа.
Заверение документов в соответствии с новыми требованиями ГОСТа позволяет обеспечить их надежность и сохранность. Новые требования включают в себя использование определенного количества дырок и способов подшивки, а также правила по выбору и применению ниток.
Документы должны быть заверены согласно ГОСТу, чтобы их можно было легко распознать и отличить от других документов. Это также позволяет сохранить целостность и порядок в организации, где документы могут быть подвержены значительной нагрузке и перегрузке.
Для правильного заверения документов по новым требованиям ГОСТа рекомендуется использовать специальные приспособления, такие как степлеры или пресс-нитки, которые позволяют гарантировать правильное и надежное заверение документов.
Как сшивать дело на уголок
На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ( ) лист ». Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем. Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа. Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.
Как сшивать бумаги по ГОСТу?
Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
- Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
- Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив: