Как написать объяснительную о несвоевременном предоставлении документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать объяснительную о несвоевременном предоставлении документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При наличии дисциплинарного или трудового правонарушения, работодатель имеет право наложить на сотрудника дисциплинарное наказание, но при этом, он обязан затребовать от нарушителя письменное объяснение возникшей ситуации. На основе составленной работником объяснительной записки работодатель может не только вынести решение о наказании работника, но и оценить тяжесть его проступка.
Отказ от предоставления объяснительной
Отказ от предоставления объяснительной является процедурой, при которой работник отказывается составлять и предоставлять объяснительную записку по требованию руководства или службы безопасности.
Работник имеет право отказаться от составления объяснительной записки, однако это не освобождает его от ответственности за допущенные нарушения. В таком случае, руководство или служба безопасности может принять соответствующие меры в пределах своих полномочий, в том числе наказания в соответствии с трудовым законодательством или внутренними правилами организации.
При отказе от составления объяснительной записки, работник обязан мотивировать свое решение и сообщить о нем руководству или службе безопасности. Важно предоставить обоснованные аргументы, почему он отказывается от предоставления объяснительной. Также следует учитывать, что отказ от составления объяснительной записки может повлиять на рассмотрение вопроса о нарушении трудовой дисциплины и последующих действий работодателя.
Поэтому при принятии решения об отказе от предоставления объяснительной записки, необходимо внимательно взвесить все аспекты и последствия этого решения.
Объяснительная записка: как написать, образец
Зачем нужна объяснительная записка? В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов.
Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.
Объяснительная о несвоевременной сдачи отчетности образец
- не пытайтесь переложить собственную оплошность на кого-то другого;
- встречные обвинения в объяснительной записке не сработают в вашу пользу;
- если вина действительно имеет место, правильнее ее признать, извиниться и выразить намерение не допускать подобного в дальнейшем;
- не стоит пускаться в подробные и пространные объяснения, достаточно указать одну причину;
- текст записки, по неписаным правилам, не должен выходить за пределы 1 листа.
Председателю Арбитражного суда г. МосквыН. А. Новиковуспециалиста отдела делопроизводстваМарьяновой Р.М. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКАО несвоевременном предоставлении документа Я, Марьянова Раиса Михайловна, являясь молодым специалистом, работаю в суде с 12.09.2017 г. До настоящего времени практически не имела опыта работы с судебной документацией.
Даже если руководитель настолько горяч, что начнет грозиться еще до подробного анализа ситуации, работник должен помнить о нормах законодательства, которое в большинстве случаев станет на его защиту. В первую очередь, нужно уяснить, что Трудовой кодекс не содержит таких понятий как ошибка, халатность или штраф.
Самое строгое дисциплинарное наказание – увольнение без предварительных процедур– предусматривает только п.6 ст. 81 ТК РФ за грубые нарушения трудовых обязанностей:
- Прогул;
- Пьянство;
- Разглашение сведений, составляющих тайну или персональную информацию;
- Хищение;
- Пренебрежение к охране труда.
Как видно, единственную ошибку ни под один пункт не подведешь. Для того, чтобы расставание «по статье» стало реальностью, нужно допускать оплошности в работе систематически, да еще и умышленно, п. 3 или п. 5 ст. 81 ТК.
Любой работник хоть раз в жизни попадал в ситуацию опоздания на рабочее место, невозможности выхода на службу или исполнения должностных обязанностей качественно и в срок. Любое из таких нарушений может произойти по причинам как уважительным, так и неуважительным. Какими их посчитает начальник, зависит от того, как сумеет объяснить произошедшее провинившийся сотрудник.
Какую причину указать в объяснительной за не вовремя отправленный документ
Если вы не можете уложиться в отведенный срок, то не позднее чем на следующий день со дня получения требования направьте уведомление: в ИФНС — по утвержденной форме, в ФСС — в произвольной форме. В нем укажите (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ, п. 7 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ, Письмо ФНС от 02.12.2016 N ЕД-4-2/23040@):
• причины, по которым не можете представить документы в указанный в требовании срок (например, большое количество истребуемых документов, изготовление копий которых требует много времени);
• срок, в который вы обязуетесь представить документы.
Лучше обосновать, почему вы просите именно такой срок на отсрочку (например, 20 дней). Для примера: посчитайте, сколько копий документов вы можете сделать за 1 день. Поделите общий объем документов на это число и получите срок, в который вы сможете выполнить требование ИФНС. Если же вы говорите, например, про отпуск или больничный бухгалтера, то приложите к уведомлению подтверждающие документы (приказ об отпуске или больничный).
Пример объяснительной записки
Декану историко — филологическо-го факультета Орловой Н.И.
от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.
Объяснительная записка
Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.
Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.
Объяснительная записка об опоздании
подполковнику Павленко С.С.
от служащей МО РФ, делопроизводителя строевого отдела
Зайцевой О.П.
Объяснительная записка
Касательно опоздания на работу 26 июля 2012 года
Я, Зайцева Ольга Петровна, 26 июля 2012 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что сегодня утром, во время моего следования на автобусную остановку, я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.
«Грехи» перед налоговой
Налогоплательщику, который «затягивает» со сдачей отчетности, нужно помнить о том, что сумма его материальной ответственности напрямую зависит от срока задержки отчета.
Внимание! Если справка по форме N 2-НДФЛ сдана с опозданием, то для определения размера штрафа сумма в размере 50 руб. (штраф за каждый неподанный или не представленный вовремя документ) умножается на число физических лиц, сведения о доходах которых представлены не вовремя (п. 45 Постановления Пленума ВАС РФ от 28 февраля 2001 г. N 5).
Так, при задержке декларации до 180 дней включительно «наказание» составит 5 процентов от суммы налога, подлежащей уплате (доплате) на основе этой декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления. Однако штраф должен быть не больше 30 процентов указанной суммы и не менее 100 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ).
При задержке более 180 дней фирма лишится 30 процентов от суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, и 10 процентов от суммы налога, подлежащей уплате на основе этой же декларации, за каждый полный и неполный месяц начиная со 181-го дня просрочки (п. 2 ст. 119 НК РФ).
Заметим, что уплата налога в установленный законодательством о налогах и сборах срок сама по себе не освобождает налогоплательщика от ответственности за несвоевременное представление налоговой декларации по норме ст. 119 Налогового кодекса (п. 13 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17 марта 2003 г. N 71). Об этом говорится и в Решении Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 3 февраля 2004 г. N 16125/03.
Хотя в целом арбитражная практика по данному вопросу складывается достаточно противоречиво (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 9 декабря 2005 г. N Ф03-А80/05-2/4438, ФАС Западно-Сибирского округа от 13 сентября 2005 г. N Ф04-5959/2005(14715-А45-7), ФАС Северо-Кавказского округа от 14 марта 2006 г. N Ф08-774/2006-339А).
Может ли справка из больницы подтверждать что работник отсутствовал по уважительной причине
Вместе с тем, факт болезни может быть подтвержден и другими способами. В частности, показаниями врача, медицинскими документами первичного осмотра, выписками из амбулаторной или стационарной карты. Подтверждением обращения за медицинской помощью может также служить справка, выданная учреждением здравоохранения по личному обращению сотрудника (п. 2, 7–10 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 2 мая 2012 г. № 441н). Таким образом, отсутствие больничного листка означает, что сотрудник не имеет права на получение больничного пособия, но не может служить однозначным доказательством совершения прогула. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, апелляционное определение Пермского краевого суда от 12 января 2015 г. № 33-28/2015, определения Московского городского суда от 10 августа 2010 г. № 33-23831, Ленинградского областного суда от 6 мая 2010 г. № 33-1990/2010.
Больничное пособие по уходу за заболевшим ребенком выплачивают сотруднику за ограниченное количество дней в календарном году в зависимости от возраста ребенка (ст. 6 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). За дни, которые превышают установленный лимит, больничное пособие сотруднику не положено. Исходя из этого некоторые врачи сверхлимитные дни по уходу за ребенком оформляют справками, а не больничными листками. Однако это незаконно, поскольку законодательство не предусматривает другого документа о временной нетрудоспособности, кроме больничного листка (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Поэтому врач должен выписать больничный листок на весь период ухода за ребенком, в том числе за сверхлимитные дни. Аналогичные разъяснения дают и специалисты ФСС России в письме от 19 декабря 2014 г. № 17-03-14/06–18772.
Как составить объяснительную записку (пошаговая инструкция, примеры)
Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.
Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.
1. Этап восстановления организации, может послужить причиной несвоевременного начисления заработной платы сотрудникам или все работники отправились в неоплачиваемый отпуск;
2. Ошибки, которые возникли в отчетности, могли быть допущены вследствие автоматического заполнения установленных форм;
3. По причине сбоя офисной техники, документ был сдан несвоевременно органам налогового назначения.
Благодаря вышеперечисленным примерам и нормам вы знаете, как правильно написать объяснительную в налоговую .
Объяснительная записка об ошибке в работе — образец представлен в нашей статье — требуется от работника в том случае, когда в отношении него проводится служебная проверка, по результатам которой возможно наложение дисциплинарного взыскания. О том, как правильно составить объяснительную, вы узнаете из статьи.
Как правильно писать объяснительную записку?
Первое, на что следует обратить внимание, — адресат объяснительной. Для того чтобы документ дошел до лица, которое сможет рассмотреть его должным образом, необходимо сначала изучить иерархию подчиненности. Как правило, документ подается непосредственному руководителю. Не допускается вариант передачи бумаги сразу генеральному директору. Для того чтобы не запутаться с начальниками, предлагаем прочитать должностную инструкцию и правила внутреннего распорядка, в которых освещены вопросы подчиненности.
Следующий аспект — как составить объяснительную: от руки или на компьютере? Законодатель такие тонкости не уточняет. Однако в локальных документах предприятия этот вопрос может быть отражен более детально. Кроме того, в организации могут иметься специальные бланки для написания объяснений. Об этом необходимо узнать заранее в отделе кадров либо у непосредственного руководителя.
Не стоит отрицать, если вы допустили просчет. Вам следует попытаться обрисовать те трудности, с которыми вам пришлось столкнуться. Не нужно понапрасну принижать себя, ведь у каждого есть право ошибаться. Тем более, нет никакой уверенности, что другой человек справился бы лучше вас. Кроме того, другого сотрудника надо еще найти: пройти собеседования, подобрать человека, подходящего по квалификации, опыту и уровню заработной платы. А значит, ваша ошибка не означает, что вы будете сразу же уволены или подвергнуты строгим дисциплинарным взысканиям.
«Работаю в кредитном отделе банка. В связи с большой загруженностью и образовавшимся беспорядком на рабочем столе, не смогла вовремя отправить заявку. Это привело к тому, что клиенты на меня написали жалобу. Руководство требует объяснительную. Что мне лучше написать в ней? Как правильно объяснить, что я просто не смогла справиться со своими обязанностями, так как имею еще очень небольшой опыт и была в тот день сильно загружена работой?»
«Я, (ФИО), работаю в кредитном отделе банка с 22.07.2014. До этого момента не имела опыта работы с кредитной документацией. Мои должностные обязанности включают: (здесь идет перечисление). Документооборот составляет в среднем 200 документов день.
Так как я имею небольшой опыт работы и была очень загружена 05.08.2014, я не справилась со своими должностными обязанностями.
В связи с этими причинами заявка на кредит №… от 05.08.2014 была отправлена с нарушениями установленных сроков…»
«Прошу помочь правильно сформулировать объяснительную записку. Я занимаю должность старшего специалиста в Фонде ОМС. Одна медицинская организация допустила ошибку в своем годовом отчете, а я ее не заметила. Теперь руководство требует от меня объяснительную…»
«Я, (ФИО), в процессе проверки годового отчета МУЗ (здесь идет название) не заметила ошибку в части (необходимо отметить нужный раздел и пр.). Это было связано с большой загруженностью в отчетном периоде…»
Объяснительная о несвоевременном сроке размещения отчета на еис
Начать следует с того, какая отчетность и за какой период была представлена не вовремя, а также обозначить дни просрочки. Далее нужно указать причины, которые помешали своевременной сдаче отчетности. Это может быть поломка компьютера у самой фирмы, технические сбои у интернет-провайдера или спецоператора.
- об исполнении контракта (результаты отдельного этапа исполнения контракта, осуществленная поставка товара, выполненная работа или оказанная услуга, в том числе их соответствие плану-графику), о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта;
- об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения.
- о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением;
Объяснительная о нарушении сроков исполнения документов
К примеру:
Я, Соколова Нина Михайловна, мама ученика 11-Б класса Соколова Ивана Петровича, могу предоставить следующее пояснение относительно пропуска занятий 10.10.2023. Во время утренних сборов у сына заболел живот, он почувствовал недомогание и сказал мне об этом. Измерив температуру, я отметила, что она повышена и поэтому вызвала участкового врача. По этой причине я приняла решение оставить его дома и продолжить лечение, согласно рекомендациям врача. Отметка в карточке сына (ксерокопия) и справка с медицинского учреждения в подтверждении моих слов, прилагаются.
- справки об обращении за оказанием медицинской помощи;
- больничные листы на работника и его малолетних детей;
- протоколы о транспортных происшествиях, участником которых стал сотрудник;
- справки из правоохранительных органов и судебных инстанций;
- акты управляющих компаний и МЧС о повреждении имущества сотрудника, в случае залития или пожара;
- свидетельства о браке или смерти, как самого сотрудника, так и его близкого родственника и т. д.
Объяснительная записка о несвоевременном предоставлении документов
Нелишним будет указать и ряд других немаловажных факторов, которые могут повлиять на решение фонда: отсутствие умысла на совершение правонарушения, уплата страховых взносов полностью и в срок. Если правонарушение совершено впервые, об этом тоже стоит упомянуть.
Еще одним вариантом самозащиты в подобных ситуациях может стать контратака. Однако следует понимать, что использование откровенной лжи здесь недопустимо. Например: «В докладной записке (далее следует должность и ФИО заявителя) ситуация представлена в искаженном виде…», «Кроме того, ФИО повысила тон до крика в разговоре со мной и в оскорбительной форме назвала меня некомпетентной (сказала, что в этой фирме любой человек умнее меня). В такой ситуации я не смогла сдержаться, также повысила тон и высказала свое мнение о ней».
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.