Переход на эдо плюсы и минусы
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на эдо плюсы и минусы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
- Сложность внедрения. Внедрение ЭДО может потребовать значительных усилий для подготовки и настройки системы, а также обучения сотрудников.
- Необходимость обеспечения безопасности. Активное использование ЭДО требует от участников бизнес-процессов обеспечить более высокую степень безопасности своих вычислительных систем.
- Зависимость от сторонней компании. В случае использования ЭДО у любой компании возникает зависимость от провайдера электронных услуг.
- Сложность обслуживания. Большое количество электронных документов может понадобиться для их обработки и хранения, что потребует от компаний дополнительных ресурсов и специальных знаний.
| ✅Плюсы | ❌Минусы |
| Снижаются расходы на бумагу, печать, доставку документов. | Если у некоторых контрагентов нет ЭДО, им придется отправлять договора в бумажном виде. |
| Проще отправлять документы в госорганы — не надо ходить по учреждениям, сидеть в очередях. | Переход на ЭДО стоит денег. Надо платить за лицензии, либо пакет документов. |
| Можно следить за статусом документа — например, подписал его контрагент или нет. | Если система ЭДО барахлит, пока сбой не устранят, нельзя отправлять документы. |
| Отправить документ можно в любое время: в праздники или когда в офисе никого. | Трудно привыкнуть. Например, некоторым работникам в возрасте привычнее иметь дело с бумажными документами, а не ЭДО. |
Переход на электронный документооборот
Чтобы с бумажного документооборота перейти на электронный, следуйте инструкции:
Обновите учетную политику. Добавьте в нее, что теперь компания работает с электронными документами, с электронной подписью. Если надо, заключите дополнительные соглашения о признании неквалифицированной ЭП.
Проанализируйте потребности. Изучите, какие процессы в компании требуют электронного документооборота, обмен каких документов удобнее автоматизировать.
Выберите оператора ЭДО. Исследуйте рынок. По цене, сервису и репутации выберите поставщика ЭДО. Заключите с ним договор и оплатите тариф.
Подготовьте техническую часть. Установите программное обеспечение и все, что относится к системе электронного документооборота. Если своими силами трудно, пригласите интегратора со стороны оператора.
Получите ЭП. Лучше квалифицированную. Она тождественна личной, ею можно подписывать любые документы.
Подключитесь к системе ЭДО. Создайте учетную запись, укажете сведения о компании.
Сообщите контрагентам. Если у вас разные системы, оформите роуминг у оператора.
Обучите сотрудников. Объясните, как создавать и отправлять электронные документы, как получать и обрабатывать входящие.
Когда бизнесу необходимы бумажные документы
Законом утверждены случаи, когда компании должны оформлять документы только в электронном виде: ФНС принимает большинство отчётов только в электронном виде, Росстат полностью перешёл на электронный формат, у ПФР и ФСС есть жёсткие ограничения для сдачи отчётности на бумаге.
Но иногда компания не может перейти на электронный документооборот по требованиям законодательства. Обычно это компании, чья деятельность связана с повышенной секретностью и государственной тайной, в том числе предприятия оборонно-промышленного комплекса. Для последних разрабатываются электронные решения, но не все документы переводятся в электронный вид.
Помимо этого, компания, которая раньше вела бумажный документооборот, а затем перешла на ЭДО, обязана хранить архив бумажных документов. У каждого документа есть свой срок хранения: первичка хранится 4-5 лет, кадровые документы — до 50-75 лет. Бывший сотрудник может обратиться за документами для подтверждения стажа, а налоговая — решить, что одна из старых сделок совершена с нарушениями.
В остальных случаях компании и ИП могут сами решать, как им вести документооборот: на бумаге или в электронном виде. Оба способа имеют свои достоинства и недостатки.
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.
Оптимизация бизнес-процессов
Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.
Снижение расходов
Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.
Безопасность
Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.
Упрощённое представление документов в контролирующие органы
Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.
Освобождение места в архиве
Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.
Снижение количества ошибок
Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.
Порядок перехода на ЭДО
Для того, чтобы обмениваться с контрагентами, в том числе и с налоговыми органами, электронными документами, необходимо выполнить несколько последовательных шагов:
-
Подписать Соглашение об электронном документообороте (ЭДО).
-
Приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. При этом у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании должна быть своя ЭП.
-
Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним соглашение. Обычно выбирают того оператора, с кем работают контрагенты компании, чтобы было удобнее взаимодействовать.
-
Определиться с программным обеспечением системы ЭДО. Это может быть онлайн сервис, или специальное программное обеспечение, интегрированное в учетную систему компании.
Электронный документооборот: в двух словах
- Электронный документооборот, или ЭДО, — это обмен документами через интернет.
- Электронный документооборот может быть внутренним — внутри компании, внешним — с разными контрагентами, а еще с государственными органами — например, с налоговой.
- ЭДО помогает экономить время, силы и деньги, которые тратились на работу с документами: их создание, пересылку, согласование и хранение.
- Электронный и бумажный документооборот можно совмещать, но это должны быть разные документы. Нельзя один документ сначала подписать через систему ЭДО, а потом рукой.
- Для работы в системе электронного документооборота нужна цифровая подпись.
- С 1 января 2023 года на электронный документооборот были обязаны перейти все бюджетные организации.
Недостаточное снижение объёма печати
ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?
Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.
Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО
Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.
Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.
Техническая сторона вопроса
Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?
Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.
Случаются и простые технические сбои: бухгалтер или руководитель не может подписать и отправить документы, потому что программа не работает. Подключается IT-специалист со стороны компании и вступает в переговоры со сторонним айтишником. Они ищут причину сбоя и способ её исправить. И на это время деятельность организации заморожена. Партнёры не получают подписанные договоры и счета на оплату или оплаченные счета, сотрудники – зарплату, госорганы – затребованные документы.
Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?
Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.
Отличия электронного документооборота от бумажного
Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор ЭДО хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей.
В таблице приведены отличия ЭДО и бумажного документооборота по ряду критериев.
| Критерии | ЭДО | Бумажный документооборот |
|---|---|---|
| Документы являются оригиналами и имеют юридическую силу | Да | Да |
| Можно ли потерять документ | Нет | Да |
| Прозрачность документооборота | Можно узнать из истории документа, кто подписал и отправил его, а также увидеть точное время, когда это произошло | Можно узнать подписанта |
| Время передачи контрагенту | Мгновенно | От 2 до 10 рабочих дней, зависит от удалённости компании и выбранной услуги почтовой службы |
| Требуется физическое хранилище | Нет | Да |
| Требуется применение оргтехники | Нет | Да |
| Есть поиск по ключевым словам | Да | Нет |
Как установить ЭДО
Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.
После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.
После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.
Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.
ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.
Как вы уже поняли, у ЭДО очень много преимуществ:
- Порядок в нумерации всех бумаг. Нет риска дублирования одного и того же документа под разными номерами.
- Мониторинг за состоянием объекта. В любое время можно узнать ответственного, который работал с файлом.
- Увеличение скорости обмена информацией между подразделениями и контрагентами.
- Сохранение каждой правки. При желании можно восстановить исходную версию.
- Более простая аналитика эффективности и результатов. Данные структурируются и упорядочиваются за доли секунды.
- Оперативный поиск требуемой бумаги.
- Более продуктивное планирование трудового времени за счет наглядного представления о реальном положении дел.
Электронный документооборот внутри организации имеет не так много недостатков. Одними из основных можно назвать высокую стоимость перехода, а также необходимость обучить персонал новым методам ведения работы. Но с развитием технологий цена вопроса значительно уменьшается с каждым годом. В компании «Клеверенс» есть предложения, которые позволят уложиться в довольно скромный бюджет.