Размер суточных при командировках и их расчет
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Размер суточных при командировках и их расчет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.
- Суточные для командированных сотрудников исчисляются с учетом предельных норм, установленных НК РФ, 700 и 2500 рублей в сутки соответственно для внутренних и зарубежных поездок.
- В ЛНА коммерческой фирмы могут прописываться любые суточные, но сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ и взносами, кроме взносов «на травматизм».
- По налогу на прибыль и при системе НО «доходы минус расходы» суточные берутся полностью в налоговую базу.
- Командированный на один день, без выезда за рубеж, может не получить суточные, если иное не прописано в ЛНА. Облагать ли такую выплату НДФЛ, вопрос спорный – налоговая служба отвечает на него положительно, тогда как судебные органы обложение считают противозаконным. Норматив суточных однодневных зарубежных поездок установлен 50%, эти суммы нужно выплачивать.
- Суточные работнику перед поездкой должны быть авансированы, а после предоставления им авансового отчета и подтверждающих документов — пересчитаны до фактических значений.
- Расчеты с работником корректируются в сторону доплаты или возврата выданного излишка средств. Расходы признаются на день утверждения авансового отчета.
- Суточные для работников бюджетной, муниципальной сферы выдаются с учетом нормативных документов и актов соответствующих властных структур.
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
| Налог | Учитываются в составе расходов |
| Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
| УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Суточные в заграничных командировках.
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
Размер выплат за командировку за границу
В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.
Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.
Какие дни обязан оплачивать работодатель
Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:
- Все дни, проведенные в рабочей поездке.
- Выходные, которые выпадают на период командировки.
- Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
- Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Нормы суточных командировочных расходов
В случае направления сотрудника в рабочую поездку компания обязана выплатить ему за период отсутствия средний заработок, а также суточные за каждый день. Последнее понятие определяется статьей 168 ТК РФ как дополнительные расходы работника, «связанные с проживанием вне места постоянного жительства».
Данные расходы не включают в себя оплату проезда и аренду жилого помещения, которые, согласно ст. 168 ТК РФ, компенсируются работодателем отдельно.
Норма суточных командировочных расходов в 2020 году не регламентирована законом и определяется, по правилам статьи 168 ТК РФ, локальным нормативным актом или коллективным договором. Иными словами, единая норма суточных командировочных расходов в 2020 году не применяется для коммерческих юридических лиц.
Размер выплат может составлять любую экономически обоснованную сумму: от нескольких сот рублей до нескольких тысяч. Все зависит от финансового благополучия организации и от того, какие расходы она может себе позволить.
Отдельно стоят государственные служащие. Командировочные расходы (суточные в 2020 году) в бюджетных учреждениях определяются подпунктом «б» пункта 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов…» и составляют 100 рублей 00 копеек за каждый день поездки.
Оплата командировок: общие применяемые нормы
Наниматель обязан выплачивать командированным за служебные поездки суточные (ст. 168 ТК РФ). Причем делать это он должен в конкретном размере за каждый день командировки, включая праздники, выходные, дни болезни и задержки по своему же разрешению либо по просьбе командированного (п. 11 ПП РФ № 749).
Что касается однодневной служебной поездки, то в части ее оплаты применяется обычно следующий порядок выплат.
| Что выплачивают при однодневной СК | ||
| Средний заработок (обязательно).
Если командировка приходится на праздник либо выходной, то выплата СЗ производится в повышенном размере согласно нормам ТК РФ |
Компенсацию за траты, понесенные командированным лицом в поездке и подтвержденные им документально.
Не подтвержденные расходы утрачивают компенсационный характер |
Суточные выплачивают только при однодневных загранкомандировках в отдельном порядке, который предусмотрен специально для подобных случаев |
Нужно ли платить суточные при однодневной командировке
Согласно Положению о командировках, суточные при однодневных деловых поездках сотрудникам выплачивать не обязательно. Компания должна компенсировать сотруднику расходы, связанные с поездкой. Для этого работник должен получить разрешение на такие расходы, а затраты, например, на оплату проезда компенсируются при предоставлении подтверждающих документов.
Важно: для того, чтобы компания имела возможность возместить затраты, нужно заранее прописать порядок этой процедуры в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
В случае однодневной поездки за границу, суточные платить нужно. Их размер составляет 50% от установленных суточных для конкретной страны, прописанных в локальном нормативном акте компании.
В случае поездок по России, компания может установить компенсацию, которая будет заменять суточные. Ее размер может быть любым, но здесь важно помнить, что если он будет превышать 700 рублей, то возникнет необходимость уплаты НДФЛ.
Налог на прибыль с выплат взамен суточных
У работодателя при налоговой проверке могут возникнуть налоговые риски в части доначисления налога на прибыль, уплаты штрафов и пеней при признании им суточных и выплат взамен суточных за однодневные командировки по РФ в составе расходов при налогообложении прибыли (ст. ст. 75, 122 НК РФ), поскольку однозначно данный вопрос гл. 25 НК РФ не урегулирован.
С одной стороны, любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, в т.ч. компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, а также другие выплаты, предусмотренные трудовыми договорами и (или) коллективными договорами, включаются в расходы на оплату труда (абз. 1, п. п. 3, 25 ст. 255 НК РФ, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.06.2012 по делу N А05-8580/2011, от 29.06.2011 по делу N А05-8580/2011). Таким образом, нормы гл. 25 НК РФ позволяют учесть в составе расходов выплаты, причитающиеся работнику в связи с однодневной командировкой в соответствии с локальным нормативным актом и трудовым договором.
По мнению Минфина России, изложенному в Письме от 21.09.2009 N 03-03-06/1/604, компания вправе учитывать в расходах для целей налогообложения прибыли суточные при однодневных командировках в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом на основании пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ.
Однако налоговые органы считают, что расходы на выплату суточных при однодневных командировках (длительностью не более 24 часов) не учитываются в целях налогообложения прибыли, даже если выплата суточных предусмотрена коллективным договором или локальным нормативным актом организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 N 20-12/11312). Данная позиция основана на том, что согласно трудовому законодательству суточные по однодневным командировкам не выплачиваются (см. также Постановления ФАС Уральского округа от 29.06.2009 N Ф09-4274/09-С2 по делу N А76-22879/2008-54-785/5, ФАС Поволжского округа от 16.03.2007 по делу N А65-5696/06, ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 по делу N А05-5899/2005-12).
В такой ситуации организации придется самостоятельно принимать решение о включении в состав расходов суточных (выплат взамен суточных) по однодневным командировкам, учитывая, с одной стороны, риск возникновения претензий со стороны налоговых органов, а с другой — позицию, изложенную в Постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 по делу N А27-2997/2011, признавшую рассматриваемые выплаты компенсационными.
Суточные при командировке на один день
Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.
Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.
НДФЛ с командировочных
Налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды установленных действующим законодательством компенсаций, связанных с исполнением работником своих трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это правило распространяется и на возмещение командировочных расходов, в том числе на выплату суточных
Правда, суточные освобождаются от НДФЛ не в полном размере, а в пределах лимита: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2,5 тыс. руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Положены ли суточные при командировке на один день?
Помимо Трудового кодекса оплата командировочных расходов регламентирована Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Пра-вительства РФ от 13.10.08 № 749. Данный нормативный документ не обязывает компанию выплачивать суточные, если работник возвращается домой в тот же день, когда он был направлен в командировку (п. 11).
Является ли однодневная поездка командировкой
Служебная командировка представляет собой поездку сотрудника в соответствии с распоряжением работодателя на какой либо срок с целью выполнения служебного задания вне постоянного места работы (166 ТК РФ). Служебные поездки работников также регламентируются Положением о командировках №749, далее – Положение. Как Трудовой кодекс, так и Положение не содержит минимального срока, на который работодатель должен направить работника в служебную поездку. Из этого можно сделать вывод, что если работник направляется в поездку в соответствии с распоряжением руководителя, в поездке выполняет его поручение, а происходит это вне места работы, то поездку такую можно считать командировкой. При этом не имеет значение сколько дней она длится, один или несколько (
Суточные при командировке на один день
Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.
Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.
Оформление командировки на один день
Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.
Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.
В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.
Как оформить две командировки в один день
Трудовой кодекс РФ и постановление Кабмина №749 четко регламентируют весь процесс отправки сотрудника в командировку. Здесь все достаточно просто: нужен приказ о командировке, которому мы посвятили отдельную статью, а также авансовый отчет, который подает сотрудник, вернувшийся из деловой поездки. Остальные документы, в том числе командировочное удостоверение и служебная записка сегодня в ряде случае необязательны, согласно упрощенным нормам закона.
Однако есть следующий вариант развития ситуации:
- Сотрудник только приехал из предыдущей командировки и уже отправляется в следующую. В тот же день.
- Командировка планировалась заранее, но была перенесена по датам из-за личной ситуации или болезни сотрудника. И снова возникла накладка — две командировки в один день.
- Сотрудник трудится по совместительству. И две его командировки на разных местах работы совпали.
Выходы из такой ситуации бывают, но их немного:
- В случае работы по совместительству сотрудник должен отказаться от командировки по дополнительному месту работы.
- Работодатель может отправить в командировку другого сотрудника.
Почему бывают такие совпадения по датам командировок? Потому что есть установленный регламент.