Виды контроля в управлении продажами

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды контроля в управлении продажами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Контроль качества продаж — это управление деятельностью компании, которое позволяет в любое время узнать об эффективности работы каждого торгового подразделения: количество заключенных договоров и потенциальных клиентов, этапы проведения переговоров, загруженность работников, ожидаемая прибыль в отчетном периоде. Вместе с тем, контроль позволяет оперативно принимать меры по недопущению или исправлению ошибок.

Суть контроля качества продаж

Основной целью контроля качества продаж является получение информации, необходимой для принятия управленческих решений, которые определяют вектор развития бизнеса с учетом поставленных целей и сложившейся ситуации. Например, работать с крупными оптовыми клиентами или же продавать в розницу.

Если вы не имеете возможности получать сведения, на основании которых можете рационально принимать дальнейшие решения, то можно сказать, что вы не контролируете осуществляемую деятельность организации.

Система контроля продаж отвечает на три основных вопроса:

• какие процессы важно контролировать, чтобы принимать решения, которые приведут вас к благоприятному исходу;
• как делать это наиболее эффективно;
• как избежать стратегических ошибок.

Это нужно для выполнения текущего плана продаж

Здесь все относительно просто. У вас есть план продаж. И не один, а несколько: на день, неделю, месяц и год. Они либо выполняются, либо нет. Возможно — перевыполняются. Как это узнать? Только за счет контроля продаж. Учитываются все финансовые показатели: валовая выручка, прибыль, оборот. Отчет по продажам за период наглядно показывает степень выполнения плана.

Как контролировать:

• составить планы продаж на конкретные временные отрезки;
• получить отчеты о финансовых показателях за эти промежутки времени;
• сравнить желаемое с действительным;
• внести необходимые корректировки.

Контролировать продажи надо для оценки персонала

План продаж составляется не только в разрезе времени, но и в разрезе сотрудников. Есть норма для каждого менеджера или продавца, а также нормативы на отделы, подразделения и магазины. Соответственно, их показатели продаж тоже нужно отслеживать. Это позволяет:

• оценивать эффективность работы сотрудников;
• следить за работой структурных подразделений;
• устанавливать индивидуальные планы продаж для всех категорий работников;
• вовремя принимать меры: проводить дополнительной обучение менеджеров-аутсайдеров, работать с отделами;
• заниматься кадровой политикой: увольнять нерадивых сотрудников, оптимизировать структуру рабочих участков.

Для чего нужен контроль качества продаж

Контроль качества продаж — это такое управление деятельностью компании, которое в любое время позволяет узнать о событиях в каждом торговом подразделении, количестве заключенных договоров, сколько потенциальных клиентов близки к оформлению сделки, об этапах проведения переговоров, степени загруженности сотрудников, ожидаемой прибыли в следующем месяце или квартале.

Такая ревизия дает возможность оперативно реагировать на изменения и эффективно влиять на происходящее.

Главная задача поддержания контроля и оценки эффективности торговли состоит в получении сведений и понимании текущей ситуации, чтобы принять правильные решения в соответствии с целями коммерческой организации.

Основные цели контроля качества продаж

Основные задачи контроля качества продаж состоят в следующем:

1. Контроль выполнения плана продаж

   Здесь все достаточно просто. Организация составляет определенный план, которому нужно следовать. Он может быть на день, неделю, месяц, год и т. п. Продавцы либо выполняют этот план, либо нет. Контроль позволяет узнать об этом: ведется учет валовой выручки, полученной прибыли, товарооборота. В отчете можно увидеть полученные результаты.

   Чтобы осуществить контроль:

   • разработайте планы продаж по определенным периодам времени;

   • получите финансовые отчеты после каждого из них;

   • оцените показатели на соответствие плану;

   • сделайте необходимые изменения в отделах продаж.

2. Контроль при разработке плана продаж

   Вам известны показатели, которые могут считаться нормами. Предположим, что сотрудники выполняют составленный проект, а доход компании соответствует ожиданиям. Это говорит о том, что план продаж адекватный и внесение изменений не требуется. Если же он не выполняется, то либо у вас слишком большие запросы, либо ваши специалисты работают плохо.

   Также возможно, что в торговой деятельности компании допущены системные ошибки. Это может быть неграмотная ценовая политика, неправильное расположение места продажи или ошибки, связанные с ассортиментом продукции.

   Выявите все недостатки и примите необходимые меры:

   • разработайте план продаж с приемлемыми требованиями;

   • исправьте ошибки в торговой деятельности компании;

   • проведите работу с менеджерами по продажам.

   Преимущества использования CRM для контроля качества продаж

   В прошлом применение CRM было возможным только при больших денежных вложениях. Для интеграции системы организации тратили миллионы рублей, а иногда и долларов. Лишь некоторые бренды могли себе это позволить. А остальные компании использовали обычные записные книжки, стикеры на мониторах компьютеров и таблицы Microsoft Excel.

   Сегодня есть много систем CRM, которые помогают в контроле качества продаж и упрощают решение задач в коммерческих организациях. При этом отсутствует необходимость в финансовых вложениях. Стоимость автоматизации торговой деятельности начинается от 200 рублей ежемесячно на одного сотрудника по продажам. Обслуживание процессов для одной большой компании будет стоить от 100 тысяч рублей в месяц. Следовательно, чтобы иметь успех на коммерческом рынке, наличие этой системы обязательно.

   Зачем нужна система продаж

   Конечная цель построения системы продаж — увеличение прибыли. Она достигается за счет увеличения объемов продаж и снижения расходов. Помимо реализации главной цели, создание системы продаж дает ряд преимуществ

   1. Работа коммерческого отдела становится предсказуемой: вы всегда знаете, какой рекламный бюджет необходимо выделить, чтобы получить определенный доход, и можете прогнозировать объем прибыли.

   2. Если что-то идет не так, то вы всегда можете быстро узнать, где именно система «проседает», и оперативно принять необходимые меры.

   3. Вы не зависите от конкретных сотрудников. HR-отдел работает, как конвейер, который можно быстро запустить в случае появления вакансии, быстро найти стажеров, быстро их обучить и выпустить «в поле».

   

   Для того чтобы определить, как работает сотрудник отдела, можно использовать такие три способа:

   1. Бинарная оценка. За каждое действие выставляется 1 балл (если выполнено) либо 0 (если не сделано). Очень удобный и несложный метод – это плюс. Из недостатков – отсутствие детализации.
   2. Весовая оценка. Все действия продавца оценивают в баллах с учетом важности каждого. Например, приветствие клиента будет стоить меньше, чем закрытое возражение или сделка.
   3. Показатель безупречности. В данной ситуации к предыдущему способу прибавляется оценка качества конкретных активностей. Методика предполагает три вида отметок: минимальная (все очень плохо или вообще не выполнялось); средняя (приемлемый итог с мелкими недостатками); максимальная (успешная работа).

   Для чего нужно управление продажами

   Очевидно, что управление продажами играет огромную роль в любом бизнесе. Грамотная организация системы продаж позволяет менеджерам лучше понимать поставленные задачи и тем самым повышает эффективность их работы, что способствует увеличению прибыли.

   Автоматизация помогает руководителю делать точные бизнес-прогнозы, что обеспечивает стабильную работу компании и даёт ей репутацию надёжного работодателя. Это снижает текучесть кадров и позволяет руководству сосредоточиться на решении более важных задач, чем поиск персонала. Такое преимущество автоматизации особенно актуально для сферы ретейла.

   Удержать клиентов невозможно без правильного постпродажного сервиса. Для этого управленцам нужно в том числе правильно и вовремя реагировать на жалобы клиентов и разрешать возникающие противоречия. Некоторые руководители поручают эту задачу менеджерам по продажам, разрабатывая и внедряя стандарты и регламенты обслуживания, а также скрипты и гайды по общению с покупателями. Это позволяет добиться единообразного взаимодействия с клиентами. Однако прийти к высокому качеству постпродажного обслуживания быстрее и проще, используя сервисы для автоматизации контроля продаж.

   Методы управления процессом продаж

   Менеджеры по продажам ответственны за ежедневное изучение показателей своей команды. Необходимо отслеживать всю цепочку продаж – от поиска клиентов до закрытия сделок. Грамотное управление позволяет вовремя находить проблемы и в случае необходимости менять выбранную технику продаж. Основные методы управления продажами, повышающие эффективность отдела работы с клиентами:

   1. Проведение мероприятий для повышения квалификации продавцов. На таких встречах менеджеры изучают новые продукты и отрабатывают скрипты для повышения их эффективности.

   2. Чёткое определение функционала каждого сотрудника отдела продаж. Этот метод снижает вероятность появления конфликтных ситуаций между сотрудниками. Повышается индивидуальная и общая продуктивность.

   3. Разработка регламентов для всех действий, касающихся сбыта товара. Она позволяет ускорить цикл сделки.

   Важное звено системы управления продажами – анализ и контроль. Для этого нужно проверять работу конкретных менеджеров и всего отдела. Необходимо регулярно сравнивать плановые и фактические показатели. Такой подход позволяет не только своевременно корректировать стратегию, но и оценивать продуктивность каждого менеджера. При любом уровне продаж нужно анализировать изменения рынка и внедрять новые тактики.

   Отсутствует контроль в отделе продаж — начинаются злоупотребления

   Если ваше предприятие выпускает и торгует товаром повседневного спроса, на него можно найти сбыт. А уж у сотрудников отдела сбыта это входит в их обязанности. Можно завести «потерянного» клиента и отгружать на него товар с неконтролируемым прейскурантом. А за воротами перепродавать ее по более высоким ценам другим покупателям. Это же могут делать и другие сотрудники службы сбыта и доставки.

   На одном из предприятий попытались собрать дебиторскую задолженность. Выяснилось, что уходя, один из менеджеров стер из базы контактные сведения о контрагентах. И это произошло уже давно. И никто не удивился тому, что у закрепленных за ним клиентов нет ни адресов доставки, ни телефонов. Пришлось разыскивать контакты в архивных копиях.

   Выход в такой ситуации один: к справочнику покупателей имеют доступ только 2-3 человека в компании. Они могут заводить контрагента, заполнять реквизиты, привязывать цены, привязывать скан договора в базе 1С. Все же остальные, заметив ошибку, должны в письменном виде проинформировать об этом начальника отдела продаж. На эту тему выпускается регламент для отдела продаж.

   

   Как организовать контрольную процедуру на примере отчета о скидках по сегментам

   Удобно занести сегмент головному контрагенту в отдельный регистр на закладке основного менеджера в базе 1С. Всю информацию о продажах соберет таблица со следующими столбцами, сгруппированными по сегментам:

   1. Наименование покупателя.
   2. Наименование прайс-листа клиента.

   Далее по ассортименту закупки:

   1. Количество отгруженного.
   2. Цена отгруженного (=сумма продажи за период/ количество за период).
   3. Цена отгруженного по Единому прайс-листу.
   4. Сумма отгруженного по документам отгрузки.
   5. Сумма отгруженного по Единому прайс-листу.
   6. Разница в сумме отгруженного.
   7. % скидки.
   8. Итог по контрагенту.
   9. Итог по сегменту.
   10. Всего по заводу.

   Из выборки можно исключить всех покупателей, у которых прайс-лист равен Единому прайс-листу.

   В такой таблице можно увидеть прайс-лист клиента, объем отгрузки и процент скидки. После чего можно сравнить со служебными записками на предоставление скидки.

   Отчет покажет, что в течение периода у контрагента:

   • проходят акции за счет производителя,
   • менеджер забывает изменить цены в прайс-листе,
   • отгружается продукция, которая еще не попала в единый прайс-лист.

   Принципы управления продажами

   В основе стратегии всегда лежат два критерия: директивный и оптимизационный.

   Суть первого принципа заключается в четком обозначении цели, выраженном в конкретных показателях. То есть, если организация планирует повысить объем продаж, необходимо заранее определить его желаемую величину и период, по истечении которого показатель должен быть достигнут. Эффективность выбранной стратегии оценивают по результату достижения заданной цели.

   Принцип оптимизации подразумевает комплексное воздействие на каналы продаж и на все подразделения компании для достижения максимальных результатов в текущих реалиях. Для этого задействуют экономические, организационные, правовые мероприятия. Учет управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на показатели сбыта, позволяет выработать оптимальные управленческие решения.

   Что почитать о системе управлении продажами

   Представляем подборку профессиональной литературы по этой теме:

   • Р. М. Лукич «Управление продажами». Пособие станет полезным подспорьем для руководителей и менеджеров: здесь приведены наглядные примеры построения системы управления продажами и методы повышения продуктивности работы.

   • А. Назаров, О. Будовская «Управление продажами. Как построить систему продаж, которая реально работает». В руководстве вы найдете современные технологии для разных уровней управления и реальные бизнес-решения.

   • Н. Рекхэм, Д. Винсентис «Продажи. Искусство создания и сохранения потребительской ценности». Автор рассказывает о технике продаж, основанной на формировании у клиента потребности в приобретении того или иного продукта.

   • Я. Монден «Система менеджмента “Тойоты”». Книга знакомит с ключевыми моментами работы мировой корпорации и моделью ее менеджмента.

   • Х. Симон «Продажи в кризис. Как повысить объем продаж, снизить издержки и увеличить прибыль». Автор предлагает ряд готовых решений для поддержания уровня продаж в сложных экономических условиях.

   • Е. Карасюк «Слон на танцполе. Как Герман Греф и его команда учат “Сбербанк” танцевать». История реформирования крупнейшего советского банка и превращения его в ультрасовременную финансовую организацию.

   Отличие контроля качества продаж, осуществляемых новичком и профи

   1. Контроль начинающего специалиста

      Чтобы эффективно анализировать работу по реализации товаров начинающего продавца, нужно разделить его торговую деятельность на этапы, проанализировать метрики и установить критерии качества его деятельности.

      Рассмотрим пример.

      Чтобы заключить одну сделку, понадобится:

      • 40 холодных переговоров (включая непринятые звонки и общение с лицом, принимающим решения).

      • 20 личных встреч (с презентацией компании).

      • 7 договоров, отправленных заказчику на согласование.

      • 3 выставленных счета на оплату.

      • 1 подписание договора.

      Начинающий менеджер по продажам может вести отчеты о работе в Microsoft Excel и предоставлять их своему руководителю в конце рабочего дня. Когда специалист станет более опытным, можно переходить на Google Диск. Отчет в такой форме должен проверять руководитель отдела. Как правило, это делается утром следующего рабочего дня.

   2. Контроль профессионального менеджера

      Производить ревизию деятельности структурных подразделений в системе CRM сложнее, но качество управления компанией будет выше. Термин переводится с английского как «Система управления отношениями с клиентами». Данные фирмы хранятся на облачном сервисе. При необходимости вы можете открывать доступ к этой базе для определенной категории сотрудников или отдельным специалистам.

      Преимущество использования CRM состоит в том, что вся информация о заказчиках, счетах, договорах и сделках отображается в системе, и при желании вы можете в любое время увидеть воронку продаж по каждому из продавцов.

      У CRM есть только один недостаток — первая настройка ее может занять много времени.

   Виды контроля в системе управленческого учета

   В управленческом учете существует 2 вида контроля:

   • внутрихозяйственный — это комплекс мер и процедур, которые используют в компании для соблюдения политики управления и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Все эти меры, как правило, нацелены на эффективное выполнение всеми работниками своих обязанностей;

   • внутренний управленческий контроль — это, в первую очередь, контроль финансовых показателей. Он также позволяет определить законность проведения хозяйственных операций и их экономическую целесообразность, выявить ошибки и злоупотребления, которые приводят к финансовым потерям.

   Управленческий контроль входит в общую систему управления организацией и отвечает за решение таких задач:

   • определяет фактическое состояния единицы управления;

   • следит за эффективностью использования средств компании;

   • проверяет обоснованность и полноту целевых показателей обычной деятельности;

   • прогнозирует риски возможных негативных отклонений;

   • оценивает степень отклонений и их влияние на работу организации;

   • выявляет «виновных» и причины таких отклонений;

   • контролирует качество отчетов об исполнении бюджетов, плановых и нормативных калькуляций, методической документации;

   • следит за своевременностью предоставления отчетности для принятия управленческих решений;

   • вовлекает работников центров ответственности в контрольный процесс;

   • передает информацию по результатам контроля ответственным лицам.

   
   

   Похожие записи:

   • 7 практических советов бухгалтеру: как перейти на ЕНС и свериться с налоговой
   • Новые удостоверительные надписи нотариуса с 29 декабря в 2023 году
   • Как правильно составить договор дарения земли с жилым домом?