Электронный кадровый документооборот — уже можно!

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный кадровый документооборот — уже можно!». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.

Варианты трудовых договоров

Срочный договор – это документ, который заключается на определенный срок действия. Он может иметь разный характер в зависимости от специфики работ и в зависимости от принятого соглашения. Можно выделить самые распространенные причины заключения таких договоров:

• устройство в целях практики или стажировки;
• сезонная работа;
• временное замещение отсутствующего работника;
• увеличение объемов производства на определенный промежуток времени.

Регулирование трудовой деятельности удаленщиков

С 2021 года действует Закон от 08.12.2020 г. № 407-ФЗ об удаленной работе. На его основании в Трудовом кодексе регламентированы новые положения, а также порядок дистанционки. Они и раньше использовались, однако не были урегулированы на законодательном уровне.

В трудовое законодательство были внесены такие корректировки:

	Как было	Как стало
Виды удаленной работы	Не было подразделения на виды	Постоянная Непрерывная в течение 6-ти мес. Периодическое чередование дистанционки и офисной работы Экстренная дистанционка без согласования сотрудника
Основание для удаленки	Трудовой договор	Трудовой договор, допсоглашение к нему. Для экстренной дистанционной работы — внутренний нормативный документ
Обмен документацией	УКЭП требуются при любом обмене электронной документацией	УКЭП работодателя, а также УКЭП или УНЭП работника — для заключения трудового договора и подписания некоторых иных документов. В остальных случаях стороны взаимодействуют любым способом
Оплата труда	Не было требований	Не должна быть уменьшена при переводе на удаленку
Оборудование	Не было требований	Работодатель предоставляет все необходимое для работы или компенсирует затраты работника
Режим работы	Утверждался в трудовом договоре, иначе сотрудник определял его самостоятельно	Утверждается в трудовом договоре, колдоговоре, внутреннем нормативном документе, допсоглашении к трудовому договору, иначе сотрудник определяет его самостоятельно
Командировка	Не было требований	Любое служебное поручение, которое требуется исполнять в местности, отличной от места выполнения профессиональных обязанностей (оформляется согласно ст. 166-168 ТК)
Основания для увольнения	Прописывались в трудовом договоре	Аналогично нормам ТК РФ, а также имеются два допоснования: невыход на связь в течение 2-х рабочих дней; сотрудник поменял место труда и больше не может работать на прежних условиях
Приказ об увольнении	Бумажный вариант направлялся в день расторжения трудовых отношений	Бумажный вариант направляют в течение 3-х рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения)

Как оформить дистанционного работника

Запросите у работника документы, предусмотренные ст. 65 Трудового кодекса РФ. Это:

• паспорт;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
• СНИЛС. Если до момента трудоустройства у дистанционного работника не было СНИЛС, он должен самостоятельно встать на учёт в ПФР и получить номер;
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об образовании.

Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре

В экстренных обстоятельствах у работника не спрашивают согласия о переводе на дистанционный режим и не вносят изменения в трудовой договор. Это обстоятельства, связанные с возникновением угрозы жизни и здоровью работников, которые нарушают нормальные жизненные условия всего населения или его части. Кроме самого работодателя решение о переходе на дистанционную работу могут принять органы государственной власти — на уровне страны в целом или только на территории конкретного региона.

Для перевода издайте приказ или распоряжение. В нём укажите:

• причину перевода;
• список работников, которых переводят;
• срок перевода. Он не может быть дольше, чем события, которые его вызвали. Поэтому, как только форс-мажор прошёл, срок перевода должен закончиться;
• порядок обеспечения работников всем необходимым для выполнения обязанностей, а также порядок возмещения расходов, связанных с работой в удалённом режиме;
• порядок организации труда работников. Это режим рабочего времени, включая всевозможные созвоны, онлайн-совещания, планерки, и т.п. Все они должны укладываться в рабочее время. Также пропишите, как сотрудники будут взаимодействовать с работодателем, порядок и сроки сдачи рабочих отчётов и т.д.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

• трудового договора и допсоглашений к нему,
• договора о материальной ответственности,
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости ². Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке»,…

Как принять на работу дистанционного работника

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрен ряд специальных условий (права и обязанности сторон):

— лицо, поступающее на работу, может предъявить работодателю в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе необходимо представить только по требованию работодателя (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);

— работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);

— лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Охрана труда дистанционных работников

Работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда и охрану труда дистанционных работников в период их дистанционной работы только в следующем объеме (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):

— расследовать и вести учет в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

— выполнять предписания должностных лиц Роструда, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих госконтроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассматривать представления органов общественного контроля в сроки, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

— обеспечить обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

— знакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда работодатель соблюдать не обязан, если только иное не предусмотрено коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему).

Взаимодействие с работодателем

В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).

Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.

Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.

Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.

При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.

Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.

Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.

Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.

Появился новый документ — РВПО

С 1 января 2023 года принимать на работу иностранцев, которые учатся по очной форме в государственных образовательных или научных организациях можно вне квоты (п. 5 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 357-ФЗ).

В целях получения образования, иностранцы-студенты могут получить разрешение на временное проживание в РФ, а также возможность оформить вид на жительство вне зависимости от времени нахождения в России на основании разрешения на временное проживание.

Поскольку право на временное или постоянное проживание в РФ позволяет иностранным работникам трудоустраиваться вне квоты (ч. 4 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ), то для привлечения их к работе не потребуется разрешение от МВД.

При приёме на работу иностранцы-студенты могут представить новый документ — разрешение на временное проживание в целях получения образования (РВПО). Его реквизиты нужно указать в трудовом договоре (ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 349-ФЗ).

Справка! РВПО — это разрешение на временное проживание в России в упрощённой форме для иностранцев, проходящих обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, ординатуры, ассистентуры-стажировки или по программе подготовки научных и научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре).

РВПО выдаётся по заявлению иностранного гражданина на срок обучения в государственной образовательной или научной организации и последующие 180 календарных дней. По истечении срока действия РВПО или его аннулирования, трудовой договор с сотрудником следует расторгнуть.

Не забудьте внести корректировки в локальные документы

Ввиду изменений компаниям нужно подкорректировать локальные нормативные акты, в частности — правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Нужно внести правки в пункты о предоставляемых работникам-иностранцам гарантиях, в раздел о приёме на работу, отстранении и увольнении. Правила о том, что работники-иностранцы обязаны приобрести ДМС или об обеспечении их платной медицинской помощью за счёт работодателя следует исключить. Если в трудовом договоре есть условие о праве работодателя оплачивать работникам-иностранцам медуслуги, такое условие можно оставить и в ПВТР.

Подготовьте приказ о внесении изменений в ПВТР. Учтите мнение профсоюза (при его наличии). Ознакомьте всех сотрудников под подпись с новой редакцией ПВТР.

Режим труда и отдыха удаленного сотрудника

График работы сотрудника на дистанционке работодатель вправе устанавливать по собственному усмотрению. Такое возможно, если иной режим отдыха и труда не установлен следующей документацией:

• коллективным договором;
• внутренним актом компании (предприятия);
• контрактом (договором);
• доп. соглашением.

Важно! Если руководитель организации хочет контролировать график удаленной работы, ему нужно заранее установить его в локальном акте предприятия, контракте (договоре) или в доп. соглашении об удаленке.

Если сотрудник организации оформлен на временную дистанционку, руководитель организации вправе предусмотреть возможность досрочного отзыва его на работу в отдельные дни, в том числе по личной инициативе. Однако, нужно иметь в виду, что для подобного случая ст. 312.9 ТК РФ введены некоторые исключения. В частности, порядок отзыва удаленщика на работу оффлайн необходимо указать в следующих документах (на выбор):

• коллективном договоре;
• внутреннем акте предприятия;
• контракте (договоре);
• доп. соглашении о дистанционке.

В контракт (договор) или в доп. соглашение об удаленке необходимо добавить отдельный пункт о территории, где удаленно работает сотрудник. Таким образом можно разрешить некоторые нюансы, возникающие при оформлении на дистанционке командировки или при досрочном отзыве удаленщика на постоянное место работы (в офис, предприятие).

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю следующий комплект документов:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
• документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
• документы воинского учета (предоставляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу);
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (предоставляется при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки).

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:

• надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте;
• надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам;
• надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов;
• работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи;
• для дистанционного работника могут устанавливаться:
  • режим труда, согласованный с работодателем;
  • право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов;
  • особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.

Заключаем трудовой договор правильно

Существует возможность подписать документ двух видов:

• с установленной датой завершения трудовых отношений. Этот документ называется срочным договором и подписывается на время трудовых действий до пяти лет, если иной не установлен нормативными актами;
• на неопределенный срок, когда в тексте документа не указана окончательная конкретная дата. В этом случае гражданин может исполнять свои трудовые функции, пока любая из сторон не инициирует расторжение договора.

С указанием даты завершения заключается контракт в следующих случаях (ст. 59 ТК):

• с лицами, нанимаемыми на работы сезонного направления сроком до двух месяцев или конкретного периода;
• при временном увеличении производства и заведомо предусмотренным набором штата;
• при длительном отсутствии на месте работы сотрудника. Оно сохраняется за постоянным работником на основании нормативных и иных локальных документов;
• специалистами, направляемыми за границу;
• безработными на учете в службе занятости и направляемыми на временные работы;
• с поступившими на альтернативную службу;
• с лицами, проходящими производственную практику, стажировку;
• для участия в выборном органе, работах, связанных с деятельностью органов местного самоуправления или полит.партии;
• иные случаи по закону.

Соглашение на конкретный срок вправе также заключать с лицами:

• оформляющими трудовые отношения с небольшой компанией, относящейся к субъекту малого предпринимательства;
• достигшими пенсионного возраста;
• оформляемыми на работу на предприятия, находящиеся в районах Крайнего Севера и к ним приравненным местностям;
• принимаемыми на работу в качестве руководителя, его заместителя или главного бухгалтера;
• обучающимися в ВУЗах на дневном отделении;
• совместителями, для которых данная организация является не основным местом работы;
• творческих профессий;
• являющимися членами судовых экипажей.

Работодатель обязан строго придерживаться перечня, на основе которого возможно заключение срочного контракта. Запрещено использование этой формы договорных отношений с целью отказа от предоставления гарантий и норм, которые несут в себе бессрочные соглашения.

Трудовой договор считается действующим с даты его подписания обеими сторонами. Работнику необходимо приступить к своим функциональным обязанностям с момента, установленного в документе.

Для того, чтобы заключить договор с дистанционным работником, образец документа высылается ему с помощью общедоступных средств связи, например, по электронной почте. Работник подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляет обратно. После этого работодатель обязан в трехдневный срок отправить ему бумажную версию договора.

Обратите внимание! Разрешение заключить договор с помощью обмена электронными документами не означает, что дистанционный работник не может явиться в офис компании и подписать все документы обычным способом. Кроме того, для визирования, договор может быть направлен обычной почтой или курьером.

Если человек выполняет свою трудовую функцию дома или в любом другом месте, за исключением территории работодателя, то с ним заключается трудовой договор дистанционного работника. Образец этого документа практически не отличается от обычных договоров, за исключением того, что в качестве рабочего мета указывается домашний адрес работника, либо делается пометка о том, что он вправе самостоятельно выбирать место для выполнения должностных обязанностей.

Ресурсы, необходимые для работы

В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.

Если сотрудник настраивает сам себе производственный процесс на своих ресурсах, тогда ему вместе с зарплатой выплачивают компенсацию. Такой порядок прописан в статье 312.6 Трудового кодекса РФ. Так, за использование своего компьютера работник должен ежемесячно получать к зарплате еще по 2000 рублей.

Кстати, когда руководство компенсирует затраты сотрудника, оно вправе диктовать, какие использовать программно-технические средства.

В большинстве случаев работодатель обеспечивает всем необходимым своих «дистанционщиков» и экономит на аренде офиса.

С учетом того, что такая форма труда узаконена, многим больше не выгодно собирать коллектив в офисе и снимать для этого большие помещения. Тщательно проработанный трудовой договор с дистанционным работником обеспечивает гарантии обеим сторонам.

Похожие записи:

• Как пройти проверку службой безопасности
• Какие выплаты положены чернобыльцам пенсионерам в 2024 году
• Штраф за просрочку прав в 2024 году