Журнал регистрации выданных доверенностей

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации выданных доверенностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.

Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы. Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется.

Способ заполнения журнала может быть следующий:

• на бумажном носителе (то есть рукописный);
• в MS Excel;
• в специализированной бухгалтерской программе.

Каждая организация выбирает удобный для себя способ.

Кто должен заполнять?

Как правило, структурное подразделение, ответственное за ведение журнала регистрации доверенностей закрепляется внутренним документом организации (Приказом директора). Учет документов на получение ТМЦ и на представление интересов фирмы должно осуществляться обособленно.

Так, обычно регистрацией документов на получение ТМЦ занимается бухгалтер либо другой сотрудник, которому согласно должностным инструкциям возложена ответственность за регистрацию данных документов.

Основные требования по регистрации данного типа журналов содержатся в Инструкции МФ РФ от 1967 года. Регистрацию доверенностей на представление интересов организации может осуществлять юридический отдел или служба ДОУ.

Если организация с небольшой численностью работников, то в таком случае регистрацию всех доверенностей осуществляет бухгалтерия или в случае ее отсутствия отдельный бухгалтер. Обычно журнал заводится на год. При этом он прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью компании. Все страницы нумеруются, вырывать их или делать какие-либо исправления запрещено.

Если произошла ошибка и необходимо внести корректировку, то соответственно уполномоченный по ведению журнала исправляет ошибку и заверяет ее подписями руководства.

Стоит знать, что в случае, если в организации практикуется регулярное получение ТМЦ под расписку, то их регистрацию можно осуществлять заранее в журнале.

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:

1. На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
2. В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:

• номер по порядку;
• дата выдачи;
• дата, до которой действует документ;
• должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
• название контрагента;
• основание — номер договора или счета;
• подпись работника;
• результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.

До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.

Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы. Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется.

Способ заполнения журнала может быть следующий:

• на бумажном носителе (то есть рукописный);
• в MS Excel;
• в специализированной бухгалтерской программе.

Каждая организация выбирает удобный для себя способ.

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:

1. На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
2. В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:

• номер по порядку;
• дата выдачи;
• дата, до которой действует документ;
• должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
• название контрагента;
• основание — номер договора или счета;
• подпись работника;
• результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.

Обязательно ли заводить

По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.

Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.

Срок хранения регистра — не менее 5 лет.

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:

1. На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
2. В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:

• номер по порядку;
• дата выдачи;
• дата, до которой действует документ;
• должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
• название контрагента;
• основание — номер договора или счета;
• подпись работника;
• результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).

Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.

Составные части документа

Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:

• Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
• Дата выдачи.
• Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
• На кого выдана.
• Название поставщика.
• Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
• Подпись того, кто получил доверенность.
• Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.

Журнал регистрации выданных доверенностей

В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.

Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.

Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.

Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.

Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей.

В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).

Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.

Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

Журнал регистрации доверенностей

При заказе:

• от 1 до 49 шт. – 85 руб.
• от 50 до 99 шт. – 81 руб. – Скидка 5%
• от 100 до 149 шт. – 77 руб. – Скидка 10%
• от 150 до 249 шт. – 72 руб. – Скидка 15%
• от 250 до 999 шт. – 68 руб. – Скидка 20%
• от 1000 до 1999 шт. – 64 руб. – Скидка 25%
• от 2000 и больше шт. – 60 руб. – Скидка 30%

При заказе:

• от 1 до 49 шт. – 170 руб.
• от 50 до 99 шт. – 162 руб. – Скидка 5%
• от 100 до 149 шт. – 153 руб. – Скидка 10%
• от 150 до 249 шт. – 145 руб. – Скидка 15%
• от 250 до 999 шт. – 136 руб. – Скидка 20%
• от 1000 до 1999 шт. – 128 руб. – Скидка 25%
• от 2000 и больше шт. – 119 руб. – Скидка 30%

Журнал можно купить с разным количеством страниц 40 или 96.

Для выбора количества страниц в характеристике «Кол-во страниц» нажмите на значок ▼

• Обложка – из качественной импортной бумаги зелёного цвета плотностью 160 г/м2;

• Страницы – белая бумага плотностью 80 г/м2;

• Чернила – при печати используются пигментные чернила, которые очень долго сохраняют чёткое изображение и не расплываются даже при длительном контакте с водой.

До начала регистрации организация должна определиться с нумерацией доверенностей.

Небольшие организации могут нумеровать доверенности валовым способом, то есть без дополнительных буквенных индексов, например, «доверенность №01/2025». В крупных организациях, имеющих разветвленную структуру, разрабатывается система индексов, позволяющая идентифицировать автора конкретной доверенности, например:

• доверенность №ДГ-001/2025 будет означать доверенность, выданную генеральным директором;
• доверенность №ДА-001/2025 будет означать, что доверенность выдана директором по административной работе, и т.п.

В журнале в этом случае можно завести отдельные разделы для регистрации доверенностей, выданных разными должностными лицами.

Индексы доверенностей утверждаются руководителем организации. Копия приказа прикладывается к журналу.

Образец. Журнал учета выданных доверенностей. Форма № м-3

Конечно, в мир современных технологий составление такого журнала разрешено в электронном виде. Для этого существуют специальные бухгалтерские компьютерные программы. Это можно назвать вопросом удобства. Хотя многие по привычке используют традиционную бумажную форму.

Нужно понимать, сложные программы с таблицами нет смысла устанавливать на компьютер, если компания крайне редко выдает доверенности. Намного удобнее применять письменный вариант. Не стоит забывать и о том, что представители, получая доверенность на руки, расписываются в учетном журнале.

Это не всегда удобно при ведении электронного журнала.

Как было сказано выше, журнал не является документом строгой отчетности. Соответственно, не существует каких-то строгих правил его оформления. Но при этом все-таки стоит придерживаться определенных стандартов. Так, чтобы отображать всю необходимую информацию о выданной доверенности, в журнале должны содержаться следующие графы:

• номер доверенности. Их принято нумеровать в хронологическом порядке. Это значит, чем раньше дата составления доверенности, тем ближе к началу журнала информация о ней находится. Очень рекомендуется придерживаться именно такого принципа оформления регистрационного журнала;
• дата выдачи доверительного документа;
• срок, в течение которого доверенность является действительной;
• информация о доверенном лице, указывается не только его ФИО, но и занимаемая должность;
• прописывается название компании-поставщика;
• дата договора и его номер;
• автограф сотрудника, который получает на руки доверенность. По сути, он и будет выступать в качестве представителя;
• сведения о документах, которые являются подтверждением того факта, что поверенный выполнил возложенные на него поручения.

Для большего удобства форма М-3 подразумевает табличное заполнение. Здесь насчитывается восемь граф, которые отображают всю важную информацию о доверенностях. Такой вариант считается наиболее удобным для восприятия информации.

Кроме таблицы, журнал должен иметь и так называемую обложку. Здесь должны присутствовать основные сведения о журнале: даты начала ведения и окончания, а также полное его название.

Кроме этого, здесь указываются реквизиты компании, которая ведет этот журнал. Это лишь минимальный объем информации, которая должна присутствовать на обложке.

Если руководитель считает необходимым, он может попросить ответственного сотрудника внести сюда дополнительные сведения.

Для доверенности предусмотрены две основные формы – это разовая и специальная. Первая – это для тех случаев, когда действие от имени доверителя совершается единожды или крайне редко. Если же главный бухгалтер на постоянной основе, регулярно сдаёт отчетность по доверенности, то рационально оформить доверенность по специальной форме.

Бланк журнала учета доверенностей (форма М-3)

На самой первой странице указываются сведения об организации, в которой будет осуществляться учет. Пишется название предприятия, код ОКПО, указывается период ведения. Все последующие страницы предназначены для непосредственного учета, поэтому выполнены в виде таблицы, разбитой на столбцы:

1. Самый первый столбик предназначен для внесения порядкового номера выданной доверенности;
2. Следующим пунктом указывается дата выдачи доверенности;
3. В третий столбик вносятся сведения о сроках действия;
4. В четвертую колонку вписываются данные лица, получившего доверенность, указывается должность и фамилия;
5. В пятом столбике указываются сведения о поставщике;
6. В следующей графе указывается номер и даты выдачи наряда, либо иных, заменяющих наряд, документов (счета, спецификации);
7. Следующая колонка предназначена для расписки лица в получении доверенности;
8. В итоговую графу вносятся отметки о выполнении поручения на основании выданной доверенности. Например, это может быть номер накладной, на основании которой были получены ТМЦ.

Важно! Если выданная доверенность не была использована, то в восьмой графе делается отметка о возврате, сам бланк аннулируется надписью «неиспользованная». Форма и образец заполнения журнала регистрации доверенностей

Для того чтобы доверенное лицо могло действовать по доверенности ему необходимо проверить ее на соответствие всем требованиям. Она обязательно должна быть составлена на бумажном носителе, при её предъявлении доверенное лицо также должно иметь при себе документ, удостоверяющий личность (как правило, это паспорт). Составлять доверенность желательно на фирменном бланке предприятия.

Рассмотрим пошаговую инструкцию составления:

1. Под штампом предприятия указывается название по центру – ДОВЕРЕННОСТЬ.
2. В левом углу ставим место составления (г. Санкт-Петербург).
3. В правом углу ставим дату оформления (28.2018 г.).
4. Ниже с абзаца пишем название организации (ООО «Натали» ИНН 3258789954 ОКПО 2154879).
5. Далее пишем данные лица, которое действует от имени предприятия и выступает доверителем (директора Ивановой Татьяны Викторовны, действующей на основании устава предприятия).
6. Далее указывается кто выступает доверенным лицом (бухгалтера Макогон Наталью Владимировну паспорт 25 45 № 456789 Выдан …….. 25.12.2014 г.).
7. Прописываем полномочия, которыми наделяем должностное лицо.
8. Указываем срок действия.
9. Образец подписи доверенного лица.
10. Заверяем подписью и печатью, обязательно указываем должность доверителя.

Форма № М-3 была утверждена 28.12.89 Постановлением Госкомстата СССР № 241. Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день. Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.

Отмена круглых печатей — что изменилось в работе юриста, кадровика и бухгалтера

Документы о привлечении иностранных работников заверяются печатью, если она есть 2.6.

Чтобы утвердить , печать не нужна 3.

Бухгалтеру: повлияет ли на работу отсутствие печати? 3.1. Для организаций, имеющих печать, сведения о которой есть в уставе 3.1.1. Что будет с расходами, если у контрагента нет печати? 3.2. Для организаций, имеющих печать, сведений о которой нет в уставе, а также для вновь создаваемых компаний 3.2.1. Как быть, если без печати инспекция не принимает отчетность?

3.2.2. Что делать с отчетностью по страховым взносам? 3.2.3. Нужно ли заверять печатью копии документов, которые запросила инспекция в ходе проверки?

3.2.4. Нужно ли ставить печать на доверенности представителя организации? 3.2.5. Должна ли использовать печать организация, применяющая ККТ?

3.2.6. Установленная

5 ст. 185 ГК РФ и Инструкции о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, сообщенной Письмом Минфина СССР от 14.01.67 № 17 (далее — Инструкция № 17). При этом данная Инструкция в настоящее время применяется в части, не противоречащей ГК РФ и Закону о бухгалтерском учете.

Рассмотрим порядок заполнения доверенности по форме № М-2.

Указанная форма получила большое распространение, так как не требует заведения специального журнала учета выданных доверенностей. Доверенность же по форме № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Да нет такого вроде бы.
Зачем чья-то печать? Что они и корешок привозят к вам?
Приемка на территории поставщика
Если товары принимают на складе поставщика, то представитель покупателя получает их по доверенности. Вместе с этой бумагой он предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Доверенность составляют по унифицированным формам N N М-2 и М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а (далее — Постановление N 71а).
В доверенности указывают:
— номер, дату выдачи и срок ее действия;
— должность и фамилию человека, которому выдана доверенность, его паспортные данные;
— номер и дату документа, на основании которого отпускается товар;
— название, адрес, банковские реквизиты покупателя;
— наименования товаров, единицы их измерения и количество.
Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.
Если доверенности выписывают на бланках по форме N М-2, то их учет ведут по корешкам, которые хранят в бухгалтерии торговой фирмы. На корешке ставят отметку о том, что доверенность выдана работнику предприятия. Но допустим, фирма использует форму N М-2а. Тогда эти бланки регистрируют в книге доверенностей. Листы в ней нумеруют, прошнуровывают и скрепляют подписью главного бухгалтера и печатью организации.
Доставив на предприятие ценности, материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер записывает реквизиты этих бумаг на соответствующем корешке или в книге доверенностей.

Как хранить корешки от доверенностей

Например:

сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы); передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним; документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения); документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки); паспорта сделок; книги, журналы, карточки учета ценных бумаг. Обратите внимание! Перечислены только те документы, которые указаны в разделе 4.1 ‘Бухгалтерский учет и отчетность’ Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязана хранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше.

Форма доверенности: из чего состоит, правила заполнения

Доверенность на получение ТМЦ является официальным документом, который должен заполнятся в соответствии с определенными требованиями и нормами. Для этого используется форма М-2.
бланк доверенности на получение ТМЦ (форма М-2) в формате .xls (Microsoft Excel)
В форме М-2 нужно указать следующие данные:

• ОКПО организации, которое прописано в Уставе юридического лица;
• дата заполнения, номер и срок действия документа;
• данные о получателе товара, его должности, компании, ИНН;
• занимаемая должность и ФИО того лица, на которое выписана доверенность;
• платежные реквизиты;
• название компании-поставщика;
• документы, на основании которых осуществляется выдача товара (накладные чеки и т.д.).

Кроме того, на обратной стороне доверенности в обязательном порядке должен указываться перечень товаров, которые должны быть переданы получателю, а также некоторая информация о них:

• количество;
• единицы измерения;
• порядковый номер.

Если в бланке остаются незаполненные строки, они должны быть вычеркнуты большим зигзагом. Ниже перечня товаров ставится подпись доверенного лица, что подтверждает факт получения им бумаги.
Доверенность на получение ТМЦ обязательно должна заверяться подписью бухгалтера и руководителя, а также печатью самого предприятия. В противном случае документ не будет иметь никакой силы.
Кроме того, существует другая форма доверенности М-2а, которая выдается в тех случаях, когда представитель должен получать товар регулярно, а не разово.

Похожие записи:

• Закон о рыбалке в России 2023 году и новые изменения
• На каком основании письма переадресовываются исполнителю
• Налог с продажи квартиры в 2023 году, полученной по наследству