Как заполнять путевой лист с учетом изменений марта 2023 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять путевой лист с учетом изменений марта 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Обязательные реквизиты путевого листа
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Российское законодательство о путевых листах
Особенности оформления, обязательные реквизиты для путевого листа фиксируют такие документы: Приказ Минтранса № 368 от 11.09.2020 года и Приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022 года.
Посмотреть информацию, дублирующую сведения в данных законодательных актах можно в обновленном варианте «Устава автотранспорта», Федеральный закон № 259-ФЗ от 08.11.2007 года.
С начала 2023 года в силу вступили изменения, коснувшиеся следующих особенностей:
- путевой лист автомобиля в 2023 году может оформляться без названия и номера;
- путевой лист грузового транспорта предъявлять можно в бумажном или электронном варианте в момент движения по маршруту, при приемке или получении груза;
- электронный путевой лист в 2023 году получил новые правила формирования в рамках требований ФНС, ответственности медработников и ответственного технического персонала;
- новый регламент требует не данные о владельце транспортного средства, а о том, кто оформляет бланк путевого листа;
- не требуется фиксировать данные об отчетных листах в журнале;
- урегулированы сведения, которые требуются предоставлять о типе перевозке и варианте перемещения.
Какие существуют виды путевых листов
Путевой лист автомобиля заполняется в свободной форме, которая может быть разработана на каждом предприятии индивидуально, специального бланка со стороны приказов Минтранса России не предусмотрено.
В качестве шаблона можно использовать типовой варианты формы по документу Госкомстата от 28.11.1997 №78. В рамках данного постановления разработаны:
- форма 3 – для легкового транспорта и такси;
- форма ПЛ-1 – для легкового транспорта, которым пользуется индивидуальный предприниматель;
- форма 4-С – для грузового транспорта (например, автомобиль КАМАЗ), работающего по сдельному тарифу;
- форма 4-П – для грузового транспорта с повременным тарифом;
- форма 6 — путевой лист автобуса;
- форма 6-спец. – для автобусов необщего пользования.
Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2023 году
Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.
Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:
- О владельце ТС:
- правовая форма юридического лица;
- наименование компании;
- ОГРН, местонахождение и телефоны.
- Об автомобиле:
- тип ТС (легковой) и модель;
- реквизиты номерного знака;
- показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
- дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
- дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.
- О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:
- ФИО;
- данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.
Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.
Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.
Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.
Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:
- один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
- срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.
О порядке оформления путевого листа
На путевые листы все больше распространяется цифровизация. Если раньше речь шла об оформлении в электронном виде только журнала регистрации путевых листов, то теперь сказано, что и сам путевой лист может создаваться не только в бумажном, но и в электронном виде (п. 9 приложения к Приказу № 390).
Правда, надо ожидать дополнительных указаний, как практически оформляется электронный путевой лист и как он будет предъявляться, например, сотрудникам ГИБДД. Но уже в приложении к Приказу № 390 отмечается, что результаты медосмотра водителя или показания одометра могут заверяться ответственными лицами с помощью электронной подписи.
Обозначено, что путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях (ранее имелось в виду каждое эксплуатируемое транспортное средство) (п. 10 приложения к Приказу № 390).
Правила оформления путевых листов
- Путевой лист по новым правилам оформляется даже в том случае, если в транспорте нет груза и пассажиров, а есть только один водитель. То есть путевой лист заполняется на любое транспортное средство, которое используется организацией или предпринимателем.
- Путевой лист теперь можно составлять в электронном формате, который утверждает ФНС. Делает это владелец транспорта, а если тот передан в аренду с экипажем, то арендодатель.
- Отметки о медосмотре медработник должен заверить электронной подписью, которая создана на Госуслугах.
- Ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспорта заверяет электронной подписью сведения: — о дате и времени выпуска ТС на линию; — о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния.
- Назначенное руководителем лицо также заверяет ЭП сведения о дате, времени и показаниях одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее. Если транспорт передают последующему водителю, то при передаче необходимо заверить эти же отметки.
- Если электронный путевой лист предъявляют при приеме груза для перевозки, его можно использовать в электронной форме или в виде бумажной копии.
- Если используется электронный путевой лист, топеревозчик или водитель должен предоставить грузоотправителю для сверки подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты.
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
На какой срок выдается путевой лист
Срок действия путевого документа – сутки. Но это не значит, что водитель может находиться за рулем все 24 часа. Режим работы предполагает длительность раб. дня, не превышающую 8 часов. В некоторых случаях возможна переработка до 10 ч., но не каждый день. В графике могут быть длительные перерывы по 4, иногда до 5 ч. Многое зависит от специфики перевозок. Если рейс длительный, на одном ТС посменно работают 2 водителя.
В расчет берется фактическое время управления автомобилем, включая отдых. На обратной стороне листа указывают маршрут и время поездки с перерывами. Поэтому несмотря на то, что сутки не закончились, водителя могут оштрафовать за превышение времени нахождения за рулем более 12 часов. Учитывая это, документ выдают на рейс или смену. Ни на неделю, ни на месяц, как было раньше, оформлять п/л нельзя – это будет нарушением.
Что указывается в путевом листе
I. Состав сведений путевого листа
1. Путевой лист должен содержать следующие сведения:
1) о сроке действия путевого листа;
2) о лице, оформившем путевой лист;
3) о транспортном средстве;
4) о водителе (водителях) транспортного средства;
5) о виде перевозки;
6) о виде сообщения.
2. Собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления их деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.
3. Сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
4. Сведения о лице, оформившем путевой лист должны включать:
для юридического лица – полное наименование, адрес в пределах местонахождения, контактный номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);
для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, контактный номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП).
5. Сведения о транспортном средстве должны включать:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – марку и модель прицепа (полуприцепа);
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
5) показания одометра (полные километры пробега):
при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства (далее – парковка);
при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;
при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство);
6. Сведения о водителе (водителях) транспортного средства должны включать:
1) фамилию, имя, отчество (при наличии);
2) серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат и условия проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра – с личным присутствием медицинского работника или дистанционно – с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья водителя посредством дистанционного контроля состояния его здоровья (далее – медицинские изделия) (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра предусмотрена законодательством Российской Федерации).
7. Сведения о виде перевозки должны включать информацию о перевозке:
1) коммерческие перевозки:
регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);
2) перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями;
3) работа специальных транспортных средств.
8. Сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения:
1) городское;
2) пригородное;
3) междугородное.
II. Порядок оформления или формирования путевого листа
9. Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в форме электронного документа.
10. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.
11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выезда транспортного средства с парковки.
Допускается:
оформление или формирование путевого листа после выезда с парковки до начала коммерческой перевозки;
оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.
Бухгалтерские проводки
При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Операция |
| 10/3 | 60, 76, 71 | Приобретено топливо |
| 19 | 60, 76 | Отражен НДС по топливу |
| 20, 23, 25, 26, 44 | 10/3 | Списано топливо по норме |
| 94 | 10/3 | Списано топливо, израсходованное сверх норматива |
| 73/2 | 94 | Стоимость топлива по перерасходу отнесена на водителя |
Какие новые сведения должны быть в путевом листе
Информация о собственнике, если это юрлицо, теперь должна включать:
- полное наименование;
- адрес в пределах местонахождения;
- номер телефона;
- ОГРН.
Для ИП действует такой список:
- ФИО;
- адрес регистрации по месту жительства;
- номер телефона;
- ОГРН.
Среди обязательных реквизитов также присутствуют показания одометра — полные километры пробега. До 1 марта это значение принято было указывать на момент, когда ТС выезжало с парковки, предназначенной для стоянки, и по окончанию рейса и смены водителя, и заезде на парковку. Сейчас показания одометра приводят, когда автомобиль сдается другому водителю и принимается им на момент окончания смены предыдущего водителя — если на одно ТС оформлено несколько путевых листов.
Дополнены и сведения о проведении предсменного-послесменного, предрейсового-послерейсового медосмотров водителя: теперь нужно указывать медицинскую организацию, если работник в таковой состоит, а также серии, номера, даты выдачи и сроки окончания действия лицензии на проведение таких осмотров.
Для указания вида перевозки можно использовать такие разновидности формулировки:
- коммерческие:
-регулярная перевозка пассажиров и багажа;
-перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
-перевозка пассажиров и багажа по заказу;
-перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
-организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;
2. перевозки для собственных нужд;
3. передвижение и работа специальных транспортных средств.
В “сведении о виде сообщения” нужно писать значение:
- пригородное;
- городское;
- междугороднее.
Как обозначается в обновленном законе, путевой лист можно оформить на срок более 1 дня, для этого просто обозначаете даты начала и окончания срока его использования. Таким образом компании и ИП могут сформировать бланк путевого листа, который рассчитан на тот срок, который им удобен. Утверждается он в компании приказом об учетной политике.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Для чего нужен путевой лист
В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.
Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка обязательна. А если сотрудник добирается до основного места работы на личной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи не идет.
Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:
- фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
- регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
- определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
- подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
- позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.
Простыми словами, путевой лист заполняют не только чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка используется для порядка в организации: чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Что изменится с 1 марта?
- Вместо сведений о владельце транспортного средства, необходимо будет указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.
- В документе не будет наименования и номера путевого листа.
- Путевой лист можно будет оформлять еще и в электронном виде — это делает владелец транспортного средства. Если транспорт находится в аренде с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
- В электронном путевом листе отметки о медосмотре медработник должен заверять усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах.