В каких случаях восстанавливать НДС при недостачах при инвентаризации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В каких случаях восстанавливать НДС при недостачах при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Как отразить списание недостачи товара, выявленной при инвентаризации, за счет виновного лица?

По данным инвентаризации была выявлена недостача товара. Принято решение взыскать сумму недостачи с материально-ответственного лица.

В соответствии с положениями п. 71 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденными Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 (далее по тексту – Правила ведения бухгалтерского учета), выявленные при инвентаризации (расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета) излишки признаются доходом и подлежат оприходованию, недостачи признаются расходом или, в случае установления виновного лица, его задолженностью.

Согласно положениям п. 72 Правил ведения бухгалтерского учета комиссия выявляет причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководством субъекта.

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой финансовой . Недостача При Инвентаризации Может Быть Списана Если Виновное Лицо не Установлено.

Как списать недостачу при инвентаризацииКак правило, списание недостач и потерь от порчи материалов отражается в учете по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов учета мате­риалов — в части договорной (учетной) цены материалов.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Как взыскать недостачу с виновного лица

Получить реальную компенсацию за утраченные ТМЦ с материально ответственного сотрудника на деле не так просто. Трудовой кодекс предусматривает ряд условий, которые должны быть соблюдены.

• Заключён договор о материальной ответственности.

Его подписывают с сотрудниками, ответственными за приёмку, хранение, отгрузку, транспортировку ТМЦ, а также распоряжение материалами и готовой продукцией в производственных целях. Такой договор заключается при приёме на работу материально ответственного лица. Без него привлечь к ответственности нельзя.

• Сотрудник ознакомлен с должностной инструкцией.

В ней подробно расписываются трудовые обязанности работника в соответствии с должностью. Такая инструкция может служить приложением к трудовому договору или договору о материальной ответственности. Работник должен собственноручно поставить подпись, подтверждающую, что он ознакомлен с инструкцией.

• Вина доказана результатами расследования.

Просто назначить виновного не получится. Понадобятся документы, доказывающие, что утрата ТМЦ возникла из-за халатности ответственного сотрудника при условии, что он работает по инструкции и в рамках договора о материальной ответственности. По итогам расследования составляется акт, который подписывают участники инвентаризационной комиссии. На его основании предъявляются обвинения материально ответственному лицу.

При несогласии с предъявленным обвинением и суммой взыскания виновник недостачи вправе обратиться в суд.

При инвентаризации выявлена недостача: как поступить?

Обнаружение расхождений в ходе проверки требует составления специальной ведомости. В документ вносятся полученные результаты инвентаризации: размеры недостачи, естественная убыль, показатели допустимой недостачи, рыночная и балансовая стоимость продукции и разница между базовыми показателями. Документ заверяется членами инвентаризационной комиссии.

Базовыми документами для оформления недостачи считаются унифицированные формы:

• ИНВ-6 или акт для инвентаризации продукции, находящейся в пути;
• ИНВ-5 или перечень уже принятой и хранящейся на складе продукции или выставленной в торговом зале;
• ИНВ-19 или сличительная ведомость для учета материальных ценностей.

Итогом проведенной инвентаризации становится принятие администрацией магазина правомерных решений в отношении дальнейших действий. К самым распространенным относятся:

• штрафные санкции по отношению к виновным лицам;
• фиксирование недостачи в порядке нормы естественной убыли;
• проведение контрольных бухгалтерских проверок.

Пример и типичные ошибки при взызскании недостачи

Материально ответственными принято считать тех работников, с которыми у работодателя заключен договор о полной материальной ответственности. Ущерб, причиненный работодателю, такие работники возмещают в месячный заработок. Но почему же тогда суды то и дело отказывают работодателям в удовлетворении, казалось бы, законных требований к работникам? Все очень просто: раз за разом, требуя от работника возмещения причиненного ущерба, работодатели повторяют одни и те же ошибки. Сегодня наша рубрика посвящена именно этим ошибкам. И предупредит о них Владимир Еремин, юрист, главный специалист по правовым вопросам Центра развития кадровых технологий, опыт работы в сфере правового консалтинга 7 лет, эксперт журнала.

Ошибка 1. Привлечение работника к полной материальной ответственности на основании договора о полной материальной ответственности во всех случаях причинения ущерба работодателю.

Вынуждены огорчить тех работодателей, которые считают, что по договору о полной материальной ответственности работник по умолчанию обязан возмещать им ущерб в полном размере во всех случаях причинения такого ущерба, даже если он превышает его средний заработок. Ничего подобного!

Все зависит от того, какому именно имуществу причинен ущерб.

Так, согласно ч. 1 ст. 244 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) договоры о полной материальной ответственности заключаются только с теми работниками, кто непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценностей или иное имущество и при условии, что к моменту заключения такого договора им уже исполнилось 18 лет. Следовательно, договор о полной материальной ответственности заключается в отношении тех ценностей и того имущества, которые обслуживаются или используются работником в своей работе, но не всего имущества работодателя в целом. А значит, полная материальная ответственность по договору для работника наступает только за недостачу соответствующих ценностей и имущества. Собственно, это же следует и из самого понятия договора о полной материальной ответственности, приведенного в ч. 1 ст. 244 ТК РФ. В законе сказано однозначно: договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности — это договоры о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества.

Продавцы ответственны за вверенный им товар, кассиры — за денежные средства в кассе, кладовщики — за имущество, находящееся на складском хранении, и т. д.

Таким образом, то обстоятельство, что с работником заключен договор о полной материальной ответственности, не имеет никакого значения при определении пределов его ответственности за ущерб, причиненный имуществу работодателя, которое не вверялось работнику по соответствующему договору.

Ошибка 2. Привлечение работника к полной материальной ответственности за повреждение вверенных ему ценностей.

В продолжение темы о том, за что должен и за что не должен нести полную материальную ответственность работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, уточним, что ответственность в полном размере согласно п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ может быть возложена на работника именно за недостачу имущества, которое ему вверялось, а не за порчу такого имущества.

Совет 3. Обеспечьте условия хранения имущества

Ст. 239 ТК РФ прямо указывает на то, что ущерб с работника взыскать не удастся, если работодатель не исполнил обязанности «по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику». Что это значит? Работодателю нужно создать фактические препятствия к материальным ценностям для посторонних лиц.

Например:

— покупка сейфа, для хранения наличных денег,

— обеспечение складских помещений замками на дверях;

— ограничение доступа в складские помещения посторонних лиц;

— организация охраны в ночное время на территории склада.

Другими словами, если склад – это «проходной двор» для всех работников, в том числе для тех, которые не имеют к нему никакого отношения, и кладовщик расскажет об этом на суде вместе со свидетелями, то взыскать с этого кладовщика недостачу не удастся (см. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52).

Основания для инвентаризации

Инвентаризация – это выявление путем осмотра и подсчета имеющегося товара или денег, а также сопоставление их с данными, полученными от бухгалтерского учета. Бывает плановой и внеплановой.Проведение инвентаризации – процедура обязательная. С ней сталкивается каждое юридическое лицо. Многие считают, что она нужна только в организациях, занимающихся торговлей, но это не так.

ВНИМАНИЕ! Проведение процедуры требуется и в бюджетном учреждении, и в государственных организациях. Все, что находится в собственности компании – товар, приборы, стулья или столы, — относится к ТМЦ, поэтому должно иметь оценку и быть пересчитано.

Вне зависимости от того, плановая или внеплановая инвентаризация, нужно в любом случае проводить процедуру, соблюдая указания и правила. Любые изменения с первоначальными данными должны фиксироваться в специальном документе. Причины проведения инвентаризации:

• чрезвычайная ситуация, связанная с природными катаклизмами;
• смена лиц, на которых лежит материальная ответственность за товар;
• смена собственника фирмы;
• наличие преступления или подозрение сотрудника в его совершении.

Недостача материальных ценностей или их излишки становятся в результате общей проблемой компании, затрагивающей как сотрудников, так и работодателей.

Часто бывают ситуации, когда возникла недостача в магазине. Что делать продавцу в этом случае?

При заключении трудового договора с работником рекомендуется также заключить с ним договор о полной материальной ответственности (иначе взыскание может быть осуществлено только в судебном порядке). В противном случае у работника наступает материальная ответственность в пределах его среднемесячного заработка.

Недостача может возникнуть:

• в пределах норм естественной убыли, которые разрабатываются на предприятии и применяются для определения той величины безвозвратных потерь от недостачи товара, которая допустима;
• в размере, значительно превышающем указанные нормы, влекущем явные убытки для предприятия.

Убытки, возникшие в пределах норм естественной убыли, списываются на прочие расходы. В ином случае убытки можно компенсировать, возложив ответственность за недостачу на материально-ответственное лицо. Для этого может быть создана комиссия, которой будут установлены причины возникновения убытков и их размер. У работника истребуется письменное объяснение или составляется акт об отказе дать таковое.

По результатам проверки составляется документ, подтверждающий вину работника. Последний может согласиться с возмещением ущерба. Денежные средства вычитаются из его заработной платы единовременно или по частям.

Возникает закономерный вопрос, сколько можно удержать из зарплаты за недостачу? Убытки возмещаются работником в пределах среднемесячного заработка. Если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, ущерб может быть возмещен в полном размере. Из зарплаты единовременно может быть удержано не более 20 процентов, если имеется исполнительный лист — 50 процентов.

Удержание с виновных лиц

Порядок взыскания компенсации при недостаче большинство предприятий прописывают в договоре, заключаемом во время трудоустройства потенциального работника. Таким образом, гражданин предупрежден, что в случае обнаружения нехватки товаров или денег по его вине, он будет наказан. При этом тяжелые ситуации найдут отражения в законе.

ВНИМАНИЕ! В договоре также указывается степень материальной ответственности сотрудника. Например, полная материальная ответственность имеет у завхоза и главного бухгалтера.

При недостаче, полученной на основе результатов проведенной инвентаризации, оба сотрудника будут выплачивать компенсацию в полном размере. Выделяют также ответственность:

• Коллективную.
• Частичную.

Коллективная часто встречается в супермаркетах, и выражается в виде деления недостачи при инвентаризации поровну между всеми сотрудниками. При этом ответственность за вверенный продукт лежит на каждом работнике.

Пример: Сотрудник Н трудится в банке под должностью оператора. По результатам инвентаризации была обнаружена недостача компьютерных принадлежностей, закрепленных за его должностью. В итоге с мужчины была удержана сумма, равная стоимости потерянного оборудования, материалов.

Существует два возможных варианта удержания недостачи:

1. В случае увольнения удерживается сумма из расчета, полученного работником в последний день. Если его заработной платы оказывается недостаточно, тогда компания вправе потребовать возмещения убытков.
2. В случае продолжения работы сотрудником недостача удерживается из ежемесячной заработной платы в виде определенного процента. При желании рабочий может погасить сумму долга сразу.

Законодательством предусмотрен порядок удержания недостачи.

Недостачи и потери от порчи ценностей: счет 94

Начисление суммы ущерба, рассчитанного по результатам инвентаризации, отражается на счете 94 «Недостачи и потери», по дебету которого фиксируется сумма недостачи, а по кредиту – ее списание на установленный источник. В зависимости от вида актива, которого недосчитались, формирование бухгалтерских проводок по отражению недостачи ценностей будет различным не только по задействованным счетам, но и по суммам, участвующими в исчислении ущерба:

Операции	Д/т	К/т	На сумму
Выявлена недостача:
ОС	94	01	остаточной стоимости
Материалов, товаров, готовой продукции на складе	94	10, 41, 43	себестоимости
Товаров от поставщика (в пределах норм убыли)	94	60	фактических убытков
Товаров от поставщика сверх норм убыли	94	76
Неустановленного оборудования	94	07
Вложений во внеоборотные активы	94	08
Денег в кассе	94	50
Ценностей, утраченных в прошлых финансовых периодах, либо по активам, недостачи которых взыскиваются по рыночным ценам (по установленным в компании правилам)	94	98	рыночной стоимости

Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.

При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.

Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схемуДт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.

По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.

Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.

Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:Дт 91/2 Кт 94.

Основания для проведения описи имущества

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

• любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
• продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
• кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Излишков и недостач не обнаружено как правильно

Просто спишите недостающее имущество с забалансового учета (если оно числилось на забалансовых счетах). Так же действуйте, если виновник недостачи не выявлен. Причина в следующем. В учете компании нет оснований учитывать расходы, поскольку имущество уже ранее списали. Оснований отражать доходы также нет, ведь поступлений в счет возмещения ущерба не будет.

А вот когда виновник недостачи есть, все интереснее. Организация имеет право взыскать материальный ущерб (п. 1 ст. 1064 ГК РФ, ст. 243 ТК РФ).

Раз стоимость вещи уже списали, возмещение ущерба в результате недостачи можно как с использованием счета 94, так и без него. Можно выбрать любой из указанных вариантов. Пример 2. В октябре ООО «Механики», в соответствии с отраслевыми нормами, закупило для слесарей спецодежду (срок носки 12 мес. ) стоимостью 1770 руб. (в т. ч. НДС — 270 руб. ).

1. Приказывает бухгалтеру списать сумму недостачи с кредита в дебет.
2. Внимательно сверяет документы, в которых должна быть указана разница между рыночной и фактической стоимости товаров.
3. Совместно с бухгалтером высчитывает сумму, которая составляет материальный вред организации.
4. Передает данные руководству компании, которые проводят разъяснительные работы и если необходимо обращаются в суд.

Такое постановление может быть вынесено следователем только по истечении срока давности уголовного преследования (ч. 1 ст. 78 УК РФ). При рассмотрении дела в суде факт отсутствия виновных лиц может вынести оправдательный приговор (ч. 2 ст.

302 УПК РФ). Этот документ будет основанием для списания убытков (недостачи) от хищений имущества. Если организация готова спорить с налоговиками, списать недостачу можно на основании любого документа.
20 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ. Чтобы списать расход, размер недостачи надо обосновать и документально подтвердить.

Обоснование — тот факт, что при возмещении недостачи организация получает и доход. По части документов понадобятся сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие бумаги. Раз такие требования соблюдены, недостачи по фактической себестоимости целиком можно списать. Подтверждают правильность таких действий и в Минфине России (см.
Письма от 27. 08. 2014 N 03-03-06/1/42717, от 17. 04. 2007 N 03-03-06/1/245). Вариант N 2.

Что делать, если виновных нет?

Если виновные лица не установлены, либо нехватка вызвана физико-химическими свойствами продукта (естественная убыль), обстоятельствами непреодолимей силы или иными объективными причинами, происходит списание недостачи при инвентаризации. Оно также оформляется письменным распоряжением директора, в котором должно быть указано точное количество и стоимость относимых на затраты или за счет прибыли материалов и ценностей.

Суммы в пределах естественной убыли относятся на производственные затраты, а сверх нее списываются на убытки компании (за счет чистой прибыли).

Также возможно, что недостача вызвана недопоставкой материалов от поставщика. В этом случае при наличии неопровержимых доказательств в его адрес выставляется претензия.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

• Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
• Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
• Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
• Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
• Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Похожие записи:

• Техосмотр авто в 2024 году правила
• Программа «Молодая семья» — 2023: что нужно знать
• ЕНВД или УСН для ИП что лучше для грузоперевозок