Как написать заявление на перевод на удаленную работу
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать заявление на перевод на удаленную работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно». Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.
С какими сложностями столкнулись работодатели в период пандемии
Второй момент: переводить специалистов на дистанционную работу в связи с коронавирусом можно в том случае, если компания в состоянии обеспечить его технически. Даже если сотрудник может использовать личный компьютер, ноутбук, нужно еще позаботиться о наличии у него доступа к различным программам и платформам, которые устанавливаются на ПК, интернету, оплатить сотовую связь.
Объясняем, как составить документ «на пальцах»
В правом верхнем углу листа бумаги необходимо обозначить, от кого и кому подаётся заявление. В дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность и полное наименование организации. В этом же блоке оставляем сведения о заявителе: ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу по центру листа бумаги пишем слово «заявление». С красной строки начинаем формулировать свой запрос. Просим оформить перевод на дистанционную работу, указываем число, с которого планируем перейти на удалёнку. Также имеет смысл обозначить причину. Если директор воспримет повод в качестве веского аргумента, вероятность одобрения заявления повышается.
Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно
Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.
Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст. 57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).
При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.
Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.
Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).
Охрана труда дистанционных сотрудников
Перевод сотрудника на удаленку не исчерпывается заключением с ним соглашения о дистанционной работе. Следует помнить, что на удаленных сотрудников распространяются такие же права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников. В частности, им со стороны работодателя должны обеспечиваться безопасные условия труда.
Но в то же время обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда дистанционных работников носят ограниченный, «урезанный» по сравнению с обычными сотрудниками характер. В отношении дистанционных сотрудников работодатель в сфере охраны труда должен исполнять следующие обязанности (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ):
- расследовать и вести обязательный учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
- выполнять предписания проверяющих должностных лиц, обнаруживших нарушения прав дистанционных работников;
- осуществлять обязательное социальное страхование дистанционных работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- осуществлять ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются. В частности, в отношении дистанционных работников работодатель не обязан:
- проводить специальную оценку условий труда (СОУТ);
- проводить обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования;
- приобретать и выдавать за свой счет средства индивидуальной защиты;
- обеспечивать режим труда и отдыха;
- проводить инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда и так далее.
Об оплате труда сотрудников на удаленке
В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.
При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.
Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь
В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.
Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.
Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.
Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).
Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Допсоглашение о переводе на временную дистанционную работу
654.3 КБ -
Допсоглашение о переводе на дистанционную работу
654.2 КБ -
Допсоглашение о переводе на комбинированную работу
657.1 КБ -
Положение о дистанционной работе
761.2 КБ -
Приказ об утверждении положения о дистанционной работе
722 КБ -
Приказ о переводе на временную дистанционную работу
723.6 КБ -
Приказ о переводе на дистант в исключительных обстоятельствах
730.5 КБ -
Приказ о переводе на дистанционную работу
723.2 КБ -
Приказ о переводе на комбинированную работу
722.1 КБ -
Приказ о прекращении режима дистанционной работы
722.7 КБ
Техническая подготовка – ответственность ИТ-подразделения
- Нужно решить вопрос с «железом», то есть с техникой. Требуется понять каково удаленное место работы сотрудника, какой техникой он располагает. Оптимальный вариант – вооружить всех ноутбуками. Также важно помнить, что у удаленщика требуемая для работы техника на этом не заканчивается: не нужно забывать про наушники и микрофон, которые обязательно понадобятся при удаленной работе.
- Установить на все рабочие места сотрудников, переведенных на удаленную работу, нужное программное обеспечение. Установка и настройка софта – задача, которая может оказаться под силу не всем сотрудникам, лучше, если это сделают профессионалы.
- В задачи ИТ-подразделения также входит и ответственность за качество связи. Нередко сотрудники возлагают надежды на мобильный интернет, однако для полноценной работы его может быть недостаточно или его технические характеристики могут не соответствовать предстоящей нагрузке. Поэтому эксперты в этом вопросе чаще рекомендуют выходить в интернет с выделенной линии или иметь домашний Wi-Fi. Нужно помнить, что у сотрудника есть право потребовать возмещения дополнительных расходов, которые он понес в ходе удаленной работы, в том числе расходов на связь.
Заявление о переводе на дистанционную работу
Официальной формы заявления о переводе на дистанционную работу нет. Работники пишут ее произвольно. Кроме того, ТК РФ не обязывает писать такое заявление. Однако данный документ поможет понять, кто готов и согласен работать удаленно, а кто нет. Да, найдутся такие работники, кто захочет работать в офисе, т. к. дома их ждут различные бытовые проблемы.
С нашего сайта далее можно бесплатно 2021 формы заявления на дистанционную (удалённую) работу :
ЗАЯВЛЕНИЕ О ПЕРЕХОДЕ НА УДАЛЁНКУ
Если работник написал такое заявление и тем самым согласился на переход на дистанционную работу, то оклад вы ему не уменьшаете. Запись в трудовой книжке делать тоже не нужно.
У удалёнщиков объем работы и график не меняются. Кроме того, удаленное рабочее место не считается открытием обособленного подразделения, поэтому ставить его на налоговый учет не нужно. Об этом четко прописано в письме Минфина от 01.12.2014 № 03-04-06/61300.
Взносы в ПФР и НДФЛ с выплат сотруднику, работающему удаленно, платят как обычно.
После предоставления работником заявления на дистанционную работу подготовьте соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.
ДОП. СОГЛАШЕНИЕ О ПЕРЕХОДЕ (ПЕРЕВОДЕ) НА УДАЛЁНКУ
Минтруд РФ однозначно считает, что лучший вариант организации рабочего процесса в условиях распространения коронавируса — это дистанционный режим работы (удаленно на дому без посещения рабочего места).
Если возможность организовать удаленный труд есть в организации, это нужно выполнить, так как сроки окончания эпидемии COVID-19 не известны.
Выполнение обязанностей удаленно позволит работодателям сохранить бизнес а работникам не потерять рабочее место и оплату труда.
В связи с вышесказанным, рекомендации для работодателей по обеспечению перевода персонала на удаленный трудовой режим следующие:
- Шаг 1. Составить списки работников, которых можно перевести на дистанционный труд на время угрозы коронавируса.
- Шаг 2. Убедиться, что сотрудники могут обеспечить условия для работы дома (есть компьютеры, интернет, средства связи), для этого может быть проведен срочный опрос среди персонала. Возможно кому-то придется предоставить необходимую технику для работы (компьютеры, ноутбуки, принтеры и прочее).
- Шаг 3. Продумать порядок организации работы удаленно, способы связи между организацией и удаленным персоналом.
- Шаг 4. Обеспечить доступ дистанционного персонала к рабочим компьютерам для выполнения должностных обязанностей.
- Шаг 5. Продумать способы контроля выполнения сотрудниками необходимого объема обязанностей на период распространения COVID-19.
- Шаг 6. Предоставить персоналу необходимую компенсацию затрат на средства связи в рабочих целях (оплата интернета, телефона и пр.).
- Шаг 7. Оформить приказ о временном переводе на работу удаленно на период коронавируса.
- Шаг 8. Получить от каждого трудящегося письменное согласие на перевод (в виде заявления или в виде подписи в ознакомительном листе к приказу).
- Шаг 9. Оформить дополнительные соглашения к трудовому договору для каждого сотрудника, переводимого на работу на дому.
- Шаг 10. Подписать доп соглашения — должно быть две подписи: руководителя и работника.
- Шаг 11. Осуществлять необходимую выдачу рабочих заданий, их проверку и контроль выполнения должностных обязанностей.
- Шаг 12. Обеспечить своевременную оплату труда (порядок начисления заработной платы, ее размер и сроки выплаты по предприятию не должны меняться из-за перехода на удаленный рабочий режим).
Труду дистанционных работников посвящена глава 49.1 ТК РФ. Удаленная работа — это такая, которая выполняется по трудовому договору и вне места расположения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ).
Чаще всего такую форму труда предпочитают работники интеллектуально-творческой сферы (в том числе лица с ограниченными возможностями), связи с работодателем и передача документации осуществляются по сети Интернет.
Сотрудник, работающий в офисе, может по каким-либо обстоятельствам попросить работодателя о переводе на дистанционную работу. С работником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий работы (ст. 72 ТК РФ). В документе прописывают новый характер труда, рабочий режим, время выхода на связь с работодателем и иные нюансы.
Какие документы нужно оформить
Теперь о том, как перевести сотрудников на удалённую работу на время распространения коронавируса в части оформления необходимых документов. В первую очередь, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Но это не единственный документ, который придётся подготовить.
Обязательно оформите заявление о переводе работника на удалённую работу. В нём следует указать основание для этого и срок. Сейчас актуальна формулировка: на время действия ограничительных мер из-за риска распространения коронавирусной инфекции COVID-19.
Затем подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. После этого директор организации или ИП выпускает приказ о переводе работника на удалённую работу. Если их несколько, в приказе должен быть список должностей и ФИО переводимых сотрудников. В отношении каждого нужно указать дату начала дистанционной работы. Всех, кто фигурирует в приказе, необходимо с ним ознакомить под подпись.
Переводя сотрудников на удалённую работу из дома, работодатель может обеспечить их компьютерной техникой. В этом случае нужно приложить договор о материальной ответственности за предоставленные ценности, а также составить акты их приёма-передачи.
Исполнение трудовых обязанностей некоторых работников может быть сопряжено с использованием конфиденциальной информации или ключа цифровой подписи. Связанные с этим правила обычно прописываются в локальных нормативных актах. При необходимости их стоит изменить в соответствии с новыми условиями работы.
Если сотрудник нанимается на удалёнку, а не переводится на неё с территории работодателя, запись в трудовую книжку ему можно не делать. А при отсутствии книжки – если трудовая деятельность ещё не осуществлялась – её можно не заводить. Однако такое положение должно быть прописано в трудовом договоре.
Итак, мы разобрались в том, как правильно перевести сотрудников на удалённую работу в связи с угрозой распространения коронавируса. Отметим, что действующее законодательство предполагает лишь одну форму занятости – работа либо на территории работодателя, либо дистанционная. Но не исключено, что в дальнейшем в Трудовом кодексе появится новый вид трудовой деятельности – временная удалённая работа. Она означает, что сотрудник сможет совмещать работу в офисе и дистанционно. В настоящее время эта идея прорабатывается в Правительстве.
О других обязанностях работодателя, появившихся в связи с эпидемией кронавируса, читайте здесь.
Перевод на дистанционную работу по ТК РФ
Перевод работника на удаленное выполнение трудовых обязанностей — это изменение условий труда, определенных трудовым договором, а потому требует документального оформления в соответствии со ст.72 ТК РФ.
Минтруд РФ в целях предотвращения распространения коронавируса рекомендует организациям перевести сотрудников на дистанционную работу, если есть такая возможность.
При этом Минтруд сообщает, что переход персонала на удаленку в связи с коронавирусом осуществляется в следующем порядке:
Заявление, приказ и дополнительное соглашение составляется в свободной форме, типовые бланки не утверждены.
Важно, что заработная плата работника на этот период сохраняется и рассчитывается по правилам, указанным в трудовом договоре — пропорционально отработанному времени дистанционно. Об оплате труда удаленных работников читайте в этой статье.
Если перевести сотрудника на удаленный труд нет возможности, то Минтруд рекомендует в целях сдерживания коронавируса (COVID-19) оформить выходные дни в счет ежегодного отпуска либо за свой счет (это правило не касается недели, объявленной выходной по всей стране в период с 30 марта по 3 апреля).
Инициатива по переходу на удаленную работу по причине коронавируса может исходить как от работника, так и от работодателя. В первом случае сотрудник пишет заявление с просьбой перевести его на удаленку, во втором случае он пишет согласие на перевод в ответ на уведомление работодателя.
Как оформить перевод на дистанционную работу
Многие работодатели и перевели бы своих сотрудников на дистанционную работу, но не всегда понимают, как это оформить и выполнить технически. Например, многие даже не слышали о возможности подключиться из дома к рабочему компьютеру с помощью программ наподобие TeamViewer.
Также усложняет положение то, что действующие нормы трудового права пока не дают сделать однозначные выводы относительно легитимной процедуры перевода на удаленку. В Трудовом кодексе встречаются нормы, регламентирующие отдельные вопросы трудовых отношений в условиях наступления чрезвычайных обстоятельств, которые мешают нормальной работе. Но при этом нет указаний на возможность совмещения работы по основному договору с дистанционной работой.
Кроме того, ни у одной категории работников нет приоритета на перевод на удаленную работу – ни у беременных, ни у многодетных, ни у одиноких родителей. Все оказались равны перед коронавирусом.
Как оформить переход на дистанционную работу, законом пока не урегулировано. Мы предлагаем оформить это следующим образом:
В доп. соглашении надо прописать все ключевые моменты работы. Не забывайте, что все работники-дистанционщики должны выполнять свои должностные обязанности. Также при дистанционной работе продолжают действовать правила внутреннего трудового распорядка, в соответствии с которыми (если иное не установлено трудовым договором) рабочий день начинается в определенное время (например, 9:00) и заканчивается в определенное время (например, в 18:00).
Можно ли перевести на удаленку без согласия сотрудника
Когда работник поступает в компанию администрация с ним оформляет трудовое соглашение, которое отражает наиболее существенные условия работы.
К таким условия, в частности, относится характер работы и место работы. Поэтому его смена должна оформляться подписанием сторонами дополнительного соглашения. То есть работник должен согласиться на изменение данного условия в добровольном порядке.
Перевести на удаленную работу сотрудника можно и без его согласия. Однако эта процедура требует времени. Ведь работодатель должен уведомить отказавшегося работника не менее чем за два месяца.
Ознакомление должно пройти в письменной форме, при этом работник должен поставить свою подпись в подтверждение данного события. Если сотрудник отказывается. Такое уведомление можно засчитать ему в присутствии свидетелей.
К этому времени карантин может закончиться. Поэтому рекомендуется договариваться с сотрудником, так как это для обеспечения его безопасности.
Внимание! Важно помнить, что работник должен быть обеспечен средствами труда за счет работодателя. Зарплата ему должна выплачиваться в том же порядке, что при работе в офисе компании.
Именно эти причины часто заставляют работника не соглашаться на удаленную работу.
Вам будет интересно:
Перевод на другую работу без согласия работника — в каком случае возможно, ответственность работодателя
Работа дистанционно — оформление по ТК РФ
Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):
- она не требует постоянного присутствия работника на территории, находящейся под контролем работодателя, и позволяет работнику самостоятельно устанавливать приемлемый для него режим труда и отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре;
- перечень обязанностей работодателя в части охраны труда суживается до нескольких вопросов (санитарно-бытового обслуживания, медицинского обеспечения, обязательного социального страхования от несчастных случаев, ознакомления работника с требованиями охраны труда);
- выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
- передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
- для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
- все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.
Основание составления заявления о переводе на дистанционную работу
Труд дистанционных работников регулируется главой 49.1 (ст. 312.1-312.5) ТК РФ, а также применяются общие нормы трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов о труде с учетом особенностей установленных данной главой.
Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционная работа имеет ряд следующих особенностей:
- работник находится вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения (например: в другом городе, в другой стране и т.д.), а также вне стационарного рабочего места, территории или объектов, находящихся под контролем работодателя (например: работа может выполняться дома, в кафе, в транспорте и т.д.);
- взаимодействие между работником и работодателем по выполнению трудовой функции осуществляется при помощи информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
Дистанционными работниками могут быть лица, создающие нематериальные объекты, например: писатели, поэты, журналисты, композиторы, дизайнеры, программисты, аудиторы и т.д.
Трудоустраиваться в качестве дистанционных работников очень популярно среди людей с ограниченными возможностями, студентов, пенсионеров, а также женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.
На дистанционную форму работы можно не только принять новых, но и перевести уже действующих сотрудников. Процедура перевода начинается с момента подачи заявления.