Компенсация за разъездной характер работы в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за разъездной характер работы в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Трудовом кодексе про разъездной характер работы упоминается дважды. В статье 57 говорится, что условия, его определяющие, должны быть включены в трудовой договор. В статье 168.1 говорится о возмещении связанных с такой работой расходов. Однако явных признаков разъездной работы не приводится. Нет единого мнения о них и среди специалистов, хотя эта тема не первый год обсуждается представителями налогоплательщиков и властей.
Компенсация за разъездную работу: размер суточных
Величина суточных устанавливается нанимателем и закрепляется во внутренних актах компании. У сотрудников размер суточных может отличаться, на усмотрение начальства.
Из-за того, что к дате отчета перед нанимателем сотрудники часто теряют оправдательные документы, наниматель теряет возможность оправдать затраты на выплату компенсаций, что привлечет внимание проверяющих органов. И тогда руководитель фирмы устанавливает сотрудникам надбавку к окладу за то, что их работа связана с разъездами — ее величина будет зависеть от наличия отраслевого соглашения. Возмещению будут подлежать:
- стоимость проездных билетов на любой вид транспорта;
- плата за аренду квартиры или номер в отеле;
- внеплановый или незначительный ремонт транспорта;
- услуги мобильного оператора.
Что такое разъездная работа
Поэтому работодателям нужно позаботиться об оформлении самим — подготовить локальные нормативно-правовые акты, дополнения к трудовым договорам, а также всегда оформлять документы, которые подтвердят разъезды. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что налоговики признают правомерность освобождения сумм компенсации от налогов и сборов.
Прежде всего нужно определиться, что в организации будет считаться разъездной работой. В зависимости от того, что прописано в документах, одни и те же функции сотрудников могут быть расценены по-разному.
Оформление расходов при разъездном характере работы
Расходы работников разъездного характера должны быть подкреплены соответствующими документами. Кроме того, документооборот предполагает также определенный перечень документов, на основе которых возмещаются эти расходы. К таким документам относятся:
- коллективный трудовой договор, в котором должны быть указаны обязательства работодателя о возмещении понесенных работником расходов;
- подписанные трудовые соглашения и приложения к ним, указывающие на факт разъездного характера работы;
- внутренние нормативные документы предприятия, в которых определен список разъездных рабочих, их обязанности, размеры расходов и методы их компенсации и прочая информация.
Если все документы оформлены правильно, то у представителей инспекции труда и иных фондов не будет претензий относительно правомерности трудовых взаимодействий работодателя и работника.
Для кадровика о разъездном характере работы
Александр Малютин, консультант по вопросам банкротства
В силу абзаца 8. ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовой договор должен содержать указание на разъездной характер работы.
Одновременно следует в трудовом договоре разделить понятия «разъездная работа» и «командировка», указать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной, например, в пределах г.
Москвы и Московской области. Закон не запрещает установить территорию разъездной работы в пределах всей Российской Федерации.
- В договоре необходимо указать сотрудников или должности, чья работа носит разъездной характер, а также соответствующий перечень работ и профессий.
- Работодателю следует издать журнал регистрации поездок, который помогает контролировать служебные перемещения работников, а работникам, в случае возникновения конфликта, доказать факт отсутствия прогула на рабочем месте.
- Александр Янюшкин, старший Юрисконсульт центра правового обслуживания
Более предпочтительным для работодателя является определение условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах, так как внесение изменений в коллективный договор или соглашение — более сложная процедура: должно быть достигнуто соглашение между представителями работников и работодателя (ст. 44, ст. 49 ТК РФ).
Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ работники при приеме на работу должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, коллективным договором.
Условия, определяющие характер работы, обязательны для включения в трудовой договор (п. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
В локальном нормативном акте о разъездном характере работы целесообразно фиксировать порядок направления работника в служебную поездку: в какой форме оформляется поручение работодателя, каким образом оно доводится до сведения работника, в какой форме и в какой срок работник отчитывается о результатах служебной поездки.
Подробная фиксация условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах позволит минимизировать риск трудовых споров, а в случае их возникновения будет способствовать их скорейшему разрешению в рамках установленных правил совершения служебных поездок.
Александр Тарасов, генеральный директор компании «АВТ Консалтинг»
Существует два вида условий, которые включаются в трудовой договор: обязательные и дополнительные. Условие о разъездном характере работы является обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Если данное условие не отражено в трудовом договоре, оно должно определяться дополнительным соглашением либо приложением к трудовому договору. Конкретные работы, профессии и должности закрепляются в локальных актах либо коллективных договорах и соглашениях (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
По сути, проще разработать локальный акт, который будет регулировать все вопросы, связанные с разъездной работой.
Чтобы избежать недоразумений, лучше прописать размер и порядок возмещения расходов на служебные поездки. Если в организации есть положение о разъездной работе или иной аналогичный внутренний документ, работодатель обязан ознакомить работника с ним, а работник должен внимательно прочитать все положения, особенно в части возмещения расходов.
Если говорить о плюсах для обеих сторон, при разъездной работе работодателю не нужно оформлять командировочные документы и платить средний заработок. Освобождение от бумажной волокиты и лишних выплат — существенный плюс. С точки зрения положенных выплат работнику лучше отправиться в служебную командировку.
Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ
Разъездной характер работы отдельных должностей работников оформляется следующим образом:
- в коллективном договоре (при его наличии) или в локальном нормативном акте организации (приказе руководителя, положении о разъездном характере работ или ином документе), в котором определяются: перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определяются формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок работников;
- в трудовом договоре с работником.
Перечень таких работ, профессий и должностей лучше указывать именно в локальном нормативном акте организации, а не в коллективном договоре: эти данные могут меняться в зависимости от нужд организации, а внесение изменений в коллективный договор — Процедура довольно длительная.
В табеле учета рабочего времени периоды служебных поездок отмечаются как рабочее время.
Предоставление проездных билетов
Расходы по проезду работников, постоянная работа которых носит разъездной характер, могут возмещаться за счет средств бюджетов всех уровней в соответствии с п. 2 Постановления Совета Министров РСФСР от 04.05.1963 N 521 «Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте» либо при недостаточном бюджетном финансировании, а также в случае оплаты проездных документов другим категориям должностных лиц учреждения — за счет средств от приносящей доход деятельности.
Перечень работников учреждения, чья работа носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Работники, внесенные в этот список, получают либо проездные билеты, либо денежные средства на их приобретение. Но в любом случае после того, как истечет срок, на который был куплен билет, они должны отчитаться перед финансовой службой учреждения: составить авансовый отчет и сдать его вместе с проездным билетом.
Согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона N 167-ФЗ объектом обложения страховыми взносами и базой для их начисления являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные гл. 24 НК РФ. Следовательно, возмещение бюджетным учреждением транспортных расходов работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не облагается страховыми взносами на ОПС.
Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
В соответствии с п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации (в том числе надбавки к компенсации взамен суточных), выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством РФ, а также документально подтвержденные фактические расходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками, переводом, приемом или направлением на работу в другую местность; стоимость рациона бесплатного питания, выдаваемого работникам в случаях и размерах, установленных законодательством РФ; суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.
Таким образом, если учреждение оплачивает транспортные расходы своих сотрудников, осуществляемые ими в целях выполнения своих служебных обязанностей, то сумма такой оплаты не признается объектом обложения взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В соответствии с трудовым законодательством имеется такой вид надбавки, который начисляется в том случае если гражданин осуществляет трудовую деятельность в иных условиях (в данном случае это разъезды) как:
- Сверхурочно – в том случае если гражданин работает сверх той нормы, которая ему наделена в месяц или же день;
- В особые климатические условия, если связать это с дальнобойщиком, то это может быть такой пример: работник проживает и работает в жарких условиях, вдруг его работа необходима там, где постоянно холодно;
- В выходные дни – в случае если определенный день выпадает на выходной, а необходимо работать в это время;
- Ночные смены.
Так как разъездной характер работы — это постоянные поездки, не считая дня или же ночи, то здесь безусловно положена компенсация. К сожалению, в законодательстве отсутствует точная или же примерная сумма денежных средств, которая может считаться компенсацией за разъезды, поэтому иногда сложно доказать, что гражданин действительно имеет право на компенсацию.
Распространенные вопросы
Вопрос №1: Регулируется ли выплата компенсации на законодательном уровне, если дальнобойщик работает свыше той нормы (в часовом периоде), которая была ему озвучена и прописана при трудоустройстве?
Ответ: Да, за данную компенсацию отвечает полностью Трудовой кодекс Российской Федерации, соответственно если график работы не соответствует действительности, то гражданин имеет право на получение компенсации, которая частично или полностью покроет ненормированный ми разъездной график работы.
Вопрос №2: Можно ли самостоятельно определить норму компенсации?
Ответ: В законодательстве отсутствуют к сожалению нормы, которые должны быть в любом случае оплачены сотруднику, который выполняет свои трудовые обязанности честным трудом. Соответственно нет определенной цифры, которая бы была нормой для оплаты компенсации дальнобойщику. В среднем применяет такая формула как: стоимость одного рабочего дня умноженная на количество дней компенсации. Однако стоит отметить, что не всегда заработная плату является официальной, поэтому прежде чем устраиваться на работу следует уточнить график работы, оплату и дату официального трудоустройства.
Режим рабочего времени при разъездном характере работы
При разъездном характере работы работнику может быть установлен любой режим рабочего времени в зависимости от вида выполняемой работы. Однако вести учет рабочего времени работников с разъездным характером работы сложнее, чем тех, кто постоянно работает в офисе. Применительно к работам с разъездным характером самым удобным, на наш взгляд, является суммированный учет рабочего времени (ст. 126 ТК). При этом на работах с вредными и (или) опасными условиями труда норма рабочего времени исчисляется исходя из установленного законодательством сокращенного рабочего времени.
Пример 1 В период действия трудовых договоров наниматель уведомил работников об установлении им разъездного характера работы в связи с производственными причинами. Установление работнику по инициативе нанимателя разъездного характера работ в период действия трудового договора, если ранее работа не являлась таковой, по обоснованным организационным, производственным или экономическим причинам является изменением существенных условий труда (ст. 32 ТК), в связи с чем нанимателю необходимо соблюсти установленный порядок такого изменения.
Профессии, предполагающие разъездной характер работы
Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.
Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).
Вот еще несколько таких примеров:
- проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
- стюарды;
- работники, которые занимаются снабжением;
- экспедиторы.
Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:
- врачи скорой помощи;
- пожарные;
- спасательные службы;
- сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.
Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.
Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.
Доплата за разъездной характер работы
Работникам, которые большую часть времени находятся в разъездах, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, а именно:
- расходы на проезд;
- расходы по аренде помещения для проживания;
- другие расходы, совершенные работниками и согласованные с работодателем.
Для начисления компенсации являются основанием следующие документы:
- Документ организации, в котором перечислен список работников, которым назначен особый характер работы. Например, приказ;
- Трудовой договор с работником или доп.соглашение к договору, в котором прописан характер работы работника;
- Документы, в которых указан размер компенсации работнику (он может быть установлен, например, и в трудовом договоре);
- Документы, подтверждающие траты работника, а также его нахождение в разъездах. Это могут быть отчеты о выполненной работе, авансовые документы и документы, подтверждающие понесенные расходы.
Размер компенсации расходов на дорогу
Размер компенсации устанавливается соглашением между работником и работодателем, кроме случаев, установленных законодательством.
Например, для целей налогообложения компенсация за использование личного транспорта установлена в зависимости от мощности двигателя.
| Категория ТС | Размер компенсации (руб./мес.) |
|---|---|
| Легковое авто с мощностью двигателя до 2000 куб. см включительно | 1200 |
| Легковое авто с мощностью двигателя свыше 2000 куб. см | 1500 |
| Мотоцикл | 600 |
Особенности документации
Для обеспечения контроля ежедневных перемещений сотрудников целесообразно сформировать журнал учета служебных поездок. Этот документ может находиться на хранении у руководителя соответствующего подразделения или иного ответственного работника.
Планирование и контроль единичных поездок можно осуществлять с помощью служебных записок. Сотрудник составляет ее на имя руководителя. В служебной записке работник указывает основания поездки, цели и задачи. Документ обязательно передается нанимателю для согласования.
Действующими сегодня нормативными актами не установлена единая форма служебных записок и учетных журналов. Соответственно, руководство предприятия может утвердить свои бланки. Для введения документации в оборот директор издает соответствующий приказ.
Распространенные вопросы
Вопрос №1: Регулируется ли выплата компенсации на законодательном уровне, если дальнобойщик работает свыше той нормы (в часовом периоде), которая была ему озвучена и прописана при трудоустройстве?
Ответ: Да, за данную компенсацию отвечает полностью Трудовой кодекс Российской Федерации, соответственно если график работы не соответствует действительности, то гражданин имеет право на получение компенсации, которая частично или полностью покроет ненормированный ми разъездной график работы.
Вопрос №2: Можно ли самостоятельно определить норму компенсации?
Ответ: В законодательстве отсутствуют к сожалению нормы, которые должны быть в любом случае оплачены сотруднику, который выполняет свои трудовые обязанности честным трудом. Соответственно нет определенной цифры, которая бы была нормой для оплаты компенсации дальнобойщику. В среднем применяет такая формула как: стоимость одного рабочего дня умноженная на количество дней компенсации. Однако стоит отметить, что не всегда заработная плату является официальной, поэтому прежде чем устраиваться на работу следует уточнить график работы, оплату и дату официального трудоустройства.
Основные признаки разъездной работы
Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.
Так, в ст. 57 установлено, что одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), а в ст. 168.1 содержится открытый перечень расходов, которые работодатель возмещает сотрудникам с разъездным характером работы (а также сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера). Такие поездки, как и командировки, называются служебными поездками.
Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Как и командированным, лицам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилого помещения и т.д. Однако при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок, а при разъездном характере работы просто выплачивается зарплата.
Общий порядок начисления
В соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, доплата за разъездной характер работы утверждается руководителем предприятия и закрепляется в локальном акте предприятия.
Величина надбавки определяется нанимателем самостоятельно. Формулировка в локальном акте предприятия может быть следующей: «Установить доплату за разъездной характер работы. Величина надбавки 10 % от основного оклада». Руководитель по своему усмотрению может установить и фиксированную сумму.
При определении доплаты за разъездной характер работы нанимателю необходимо руководствоваться:
- Нормативными актами, принятыми в советский период. В настоящее время, несмотря на то что СССР прекратил свое существование, многие правовые документы, утвержденные в годы его существования, имеют силу. Так, Постановлением Совмина РСФСР от 1978 г. № 579 установлена доплата за разъездной характер работы – 20 % от оклада. Ее можно начислять сотрудникам, которые работают на автомобильном и речном транспорте. При этом доплату за разъездной характер работы получают только те, кто находится в поездках 12 и больше дней.
- Отраслевыми и региональными соглашениями. К примеру, работники дорожного хозяйства могут получить до 20 % надбавки в зависимости от количества дней, проведенного в поездках. Соответствующий пункт присутствует в п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству.
Если же размер надбавки не прописан ни в актах, принятых в советский период, ни отраслевыми (региональными) соглашениями, руководитель вправе определить его по своему усмотрению.
Некоторые руководители ошибочно полагают, что орган, ответственный за установление величины доплаты за разъездной характер работы, — Счетная палата. Необходимо сразу сказать, что данная структура никакого отношения к определению размера выплат не имеет.