Расчет отпускных: как не допустить ошибок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпускных: как не допустить ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Право на оформление оплачиваемого отпуска ежегодно возникает у каждого сотрудника. При этом отсчет первого и последующего годов работы начинается с главного момента, а именно – с подписания сторонами соответствующего трудового соглашения. По общим правилам, уход каждого служащего в законный отпуск осуществляется на основании главного документа, а именно – на действующем в организации графике отпусков.

Как увеличить отпускные

Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.

«Пусть ваш оклад с надбавками составляет 100 тыс. руб. График работы совпадает с производственным календарем при пятидневной неделе. В январе 2023-го по производственному календарю 17 рабочих дней. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 5882,35 руб. В августе 2023 года 23 рабочих дня. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 3225,81 руб. Другими словами, пропустив только один день в январе (по болезни, в отпуске или по другим причинам), вы в январе недополучите на 2656,54 руб. больше, чем если бы это произошло в августе».

Можно ли увеличить отпускные

Мер для значительного повышения выплаты к отпуску не предусмотрено. А вот увеличить продолжительность отпуска практически вдвое вполне допустимо. Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Работники вправе отдыхать период полностью или разбить его на несколько частей.

Законодательством предусмотрено, что одна часть отдыха не может быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). А оставшиеся две недели можно разделить, как угодно. То есть можно брать периоды с понедельника по пятницу, и дополнительно отдыхать в выходные дни.

Дробление отпускных приводит к значительному занижению расчетной базы и уменьшению среднего заработка для исчисления отпуска. Поэтому сотрудник должен сделать самостоятельный выбор, как отдыхать: дольше или дороже. Учтите, что не каждый работодатель согласится с таким дроблением.

Не забывайте, что есть выгодные месяцы для отдыха, а есть убыточные. Выгоднее всего отдыхать в тех месяцах, где больше рабочих дней. Тогда и стоимость одного дня ниже. Примерами таких месяцев является август, сентябрь, октябрь. В январе, например, отдыхать невыгодно, потому что рабочих дней мало.

Действующие правила выплаты отпускных денег по ТК РФ регулируют не только сроки перечисления средств работодателем, но и, разумеется, порядок расчёта их размера. В вычислении нет ничего сложного, но большинство работников не могут сами точно посчитать, какую сумму получат к отпуску — полноценная информация для этого есть только в бухгалтерии компании.

Например, не все работники знают, что расчет отпускных ведётся с использованием данных о заработной плате за прошедший год (или срок, отработанный гражданином в компании, если он трудоустроился менее 1 года назад). В основу вычислений берутся:

• все зарплаты;
• премии;
• стимулирующие и компенсационные (например, за опасные условия работы) выплаты;
• надбавки за профессиональный стаж, выслугу лет.

При этом из расчёта исключаются все «нетрудовые» перечисления:

• больничные выплаты;
• отпускные, полученные за предыдущие отпускные периоды;
• командировочные;
• компенсации стоимости питания, проезда к месту работы, обучения.

На основе всех трудовых выплат вычисляется среднеарифметическая заработная плата за один рабочий день. Чтобы получить данное значение нужно общегодовую сумму заработка (без исключаемых периодов отпусков, командировок и больничных) разделить на 12 и разделить на 29,3 (коэффициент среднеарифметического значения дней в году). Полученный результат дневной оплаты умножается на продолжительность отдыха в днях.

Выплаты при уходе в отпуск нестандартные ситуации

Применение законодательных норм на практике вызывает немало вопросов, на которые регулярно отвечают федеральные ведомства и суды. Разберем некоторые из них.

Выплаты за отпуск в рабочих дняхСогласно ст. 121 ТК РФ, продолжительность ежегодного отпуска исчисляется в календарных сутках. Однако из этого правила есть ряд исключений. Так, сотруднику, деятельность которого носит сезонный характер, рассчитывать срок необходимо в рабочих днях (ст. 291, 295 ТК РФ). К особой категории относят также судей и научных работников.Начисление придется производить по графику с 6-дневной неделей. Сначала потребуется отметить начало и конец отпуска, а затем перевести полученные данные в календарные сутки. Порядок описан п. 11 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного правительственным постановлением № 922. Законность применения схемы неоднократно подтверждена судебной практикой (например, апелляционным определением Оренбургского областного суда по делу № 33-7247/2014).

Ежегодный отпуск перед декретомБеременные женщины могут воспользоваться правом на оплачиваемый отдых непосредственно перед рождением ребенка. При этом отрабатывать 6 месяцев им не потребуется. Выплаты будут начислены авансом, юридическим обоснованием при этом станут ст. 122 и 260 ТК РФ.

Каждый сотрудник имеет право на отдых. Оптимальная организация времени обеспечит плодотворную отдачу, как в финансовом, так и в производственном смыслах. В законах, регламентирующих трудовую деятельность, содержатся определения и порядок применения основных моментов взаимодействия работодателей и сотрудников. Трудовой кодекс РФ можно назвать одной из важных книг каждого руководителя (далее по тексту — Кодекс). Знание и правильное применение содержащихся в нем положений обеспечит комфортные отношения между участниками трудового процесса.

Что же такое отпуск? Это законное право сотрудника в течение определенного срока отдохнуть от выполняемых обязанностей. Сохранение занимаемой должности и оклада являются положительными моментами отпуска. Законом предусмотрены определенные выплаты в течение времени отдыха, которые зависят от размеров зарплаты сотрудника.

Несмотря на то, что выплата отпускных и заработной платы перед планируемым отпуском регулируется законодательно, на практике появляются проблемы. Споры, которые не могут решить между собой работник и работодатель, решаются судами.

6 причин для споров при оплате отпускных следующие.

1. Отпускные оплачиваются в рабочих днях. По общему правилу, установленному статьей 12 Трудового кодекса, продолжительность отпуска считается календарными сутками. Но есть сотрудники, для которых время считается в рабочих днях. К ним относятся научные работники, судьи и лица, выполняющие сезонные обязанности. При расчетах нужно исходить из 6-дневной рабочей недели. Отмечается момент начала отдыха и его окончание. Затем нужно перевести данные в сутки.
2. Отдых перед декретом. Беременным женщинам не нужно отрабатывать полгода, чтобы уйти в отпуск. Начисление производится авансом. Заботиться об отработке не придется.
3. Неправильное начисление оплаты за труд. В расчет отпускных принимаются все выплаты. При этом не имеет значения, допускал ли бухгалтер ошибки.
4. Обложение взносами. Выплата заработной платы перед отпуском от обложения сборами не освобождается.

Порядок уплаты взносов изменился. Теперь денежные средства вместо фондов получает ФНС. Однако это не влияет на порядок обложения взносами. С выплат производится удержание взносов.

1. Включение стажа при неполном дне работы. День учитывается полностью, если стороны включили в договор условие о неполной смене. Если человек проработал 4 часа, выплачивается весь день полностью. Правило основано на статьях 93 и 139 ТК.
2. Оплата отпуска, который разбит на части. Каждая часть отпуска, в которую ушел сотрудник, должна быть не менее 14-ти дней. Стороны могут обговорить, каким образом предоставить оставшееся время. Сумма выплаты зависит от длительности отдыха. Перечисления производятся за 3 дня до ухода на отдых.

Часто сотрудник в середине месяца решает отправиться на отдых. Возникает вопрос, должна ли фирма оплатить отработанные дни вместе с отпускными. Согласно ст. 139 ТК, за 3 дня до планируемого отдыха требуется оплатить сам отпуск. Оплачивать проработанное время руководитель не обязан, поэтому работнику полагается только заработная плата. Выплаты производятся в день, установленный коллективным соглашением или трудовым договором.

Почему отпускные оказались меньше оклада

Причин тут может быть несколько.

Во-первых, если в течение последнего года конкретному сотруднику повышали заработную плату (то есть не в целом по фирме или отделу, а именно данному работнику), текущий оклад будет выше отпускных. Проиллюстрируем сказанное на примере.

Причина вторая – в течение расчетного периода работник какое-то время трудился неполный день, а сейчас работает на полную ставку. Тогда в расчет попадут фактически начисленные сотруднику суммы, а вот на количестве календарных дней, принимаемых в расчет, работа на полставки никак не скажется.

Причина третья – работник сам попросил не включать в отпуск «пограничные» выходные дни. Например, написал заявление с понедельника не по воскресенье, а по пятницу. Трудовой кодекс поступать так не запрещает. Получив из-за этого меньше отпускных, у него останется больше дней отдыха.

Оплата отпускных: пример

Работник оформлен на предприятии с 27 июля 2021 года. Правом на очередной отпуск сотрудник решил воспользоваться с 23.09.2022 года (28 календарных дней). Расчетным периодом в данном случае будет интервал с сентября 2021 года по август 2022 года. Условимся, что совокупный заработок в этом промежутке времени составил 565 200 руб., больничных и других исключаемых из расчета периодов не было. Получается, что наступит отпуск с пятницы. Когда выплачивать отпускные? Можно в понедельник — 19 сентября, это будет полностью законно. Но чтобы деньги точно дошли к понедельнику, то лучше в предыдущий четверг, 15.09.2022 года.Расчет суммы выплаты:

• среднедневной доход составляет 1607,51 руб. (565 200 / 12 месяцев / 29,3);
• сумма отпускных равна 45 010,28 руб. (1607,51 х 28);
• подоходный налог с отпускных надо заплатить не позже 30.09.2022;
• страховые отчисления должны быть перечислены в бюджет до 15.10.2022 г.

Расчет среднего заработка

Средний заработок рассчитывается в соответствии с положениями:

• ст.139 ТК РФ,

• Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007г. №922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

При расчете средней заработной платы учитываются все виды выплат (независимо от их источников), предусмотренные действующей в компании системой оплаты труда. К таким выплатам относятся:

1. Заработная плата, включая надбавки и коэффициенты:

• по окладу, тарифам, сдельная, в виде % от выручки и пр.,

в том числе — в не денежной форме (оплата питания сотрудников и т.п., если это предусмотрено системой оплаты труда).

2. Премии и другие вознаграждения, относящиеся к вознаграждениям за труд.

3. Другие виды выплат относящиеся к заработной плате.

Обратите внимание:Все остальные виды выплат, которые не относятся к оплате труда, в расчете среднего заработка не участвуют.

Так, например, не включаются в расчет:

• премии к праздникам (например, премии к Новому году, 8 марта и т.п.).

• пособия и прочие выплаты социального характера (декретные, оплата больничных и т.п.).

• подарки.

• материальная помощь.

• другие выплаты, не относящиеся к оплате труда.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы производится исходя из фактически:

• начисленной сотруднику заработной платы,

• отработанного сотрудником времени,

за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

Обратите внимание: Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).

При расчете среднего заработка из расчетного периода исключаются время и начисленные за это время суммы (п.5 Постановления №922), если:

• Сотруднику выплачивался средний заработок (в том числе – при нахождении в командировке).

• Сотрудник находился на больничном или в декретном отпуске и получал соответствующие пособия.

• Работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства (4 выходных дня, оплачиваются ФСС из федерального бюджета).

• Работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Если в предшествующие 12 календарных месяцев:

• работнику не начислялась зарплата,

• нет фактически отработанных дней (за 12 месяцев или за больший период),

• все 12 месяцев состоят из времени, исключаемого из расчетного периода (например, сотрудник находился в отпуске по уходу за ребенком до 1.5 лет),

то средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетным 12 месяцам (п.6 Постановления №922). В случае нахождения сотрудника в декретном отпуске – средний заработок для расчета отпускных будет вычисляться исходя из заработной платы, которую сотрудник получал до того, как ушел в декрет и отпуск по уходу за ребенком.

Если у работника за предыдущие 24 месяца:

• нет начислений зарплаты,

• нет фактически отработанных дней,

то средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные дни в месяце, в котором он рассчитывается (п.7 Постановления №922).

То есть, если сотрудник только недавно поступил на службу и еще не успел отработать 24 месяца или он находился в отпуске по уходу за ребенком до 3х лет, средний заработок будет считаться исходя из текущей зарплаты.

Если у работника:

• нет начислений зарплаты за предыдущие 24 месяца,

• нет фактически отработанных дней за предыдущие 24 месяца,

• нет начислений зарплаты в месяце, в котором рассчитывается средний заработок,

• нет отработанных дней в месяце, в котором рассчитывается средний заработок,

то средняя заработная плата определяется исходя из установленной ему тарифной ставки или оклада (п.7 Постановления №922). Обычно – исходя из оклада, указанного в трудовом договоре или штатном расписании.

На основании ст.139 ТК РФ, средний дневной заработок для оплаты отпусков (и выплаты компенсацииза неиспользованные отпуска) считается за последние 12 календарных месяцев. Путем сложения сумм заработной платы (и прочих выплат) за каждый из этих месяцев мы получаем общую сумму заработка, которая впоследствии делится на 12 (месяцев) и на 29.4 (среднемесячное число календарных дней). Таким образом определяется «цена дня» для отпускных выплат в подавляющем большинстве случаев.

Обратите внимание: В коллективном договоре, правилах внутреннего распорядка (или в другом локальном нормативном акте) могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, например, 3 месяца. Но применение такого метода возможно только в том случае, если это не ухудшает положение работников.

Это означает, что при установлении иных периодов расчета среднего заработка, бухгалтерия должна выполнить расчет исходя из положений ТК РФ и исходя из положений, утвержденных компанией и сравнить полученные показатели. Это необходимо для того, чтобы обоснованно подтвердить отсутствие ухудшения положения работников.

Формула для определения среднего заработка при расчете отпускных:

1. В случае, если предыдущие 12 месяцев отработаны сотрудником полностью:

Цена отпускного дня = Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка за 12 месяцев/12*29,4.

2. В случае, если предыдущие 12 месяцев отработаны сотрудником не полностью:

Цена отпускного дня = Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка /(Х*29,4 + У*29,4/С).

Где: Х — количество месяцев, отработанных полностью. У — количество отработанных календарных дней в месяце (месяцах) отработанном (отработанных) не полностью. С – общее количество календарных дней в месяце (месяцах) за каждый не полностью отработанный месяц (месяцы).

Сумма отпускных выплат определяется по формуле:

Сумма отпускных = Цена отпускного дня * Количество дней отпуска.

Расчет среднего заработка для оплаты отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск с примерами

Где:
КДМ – количество календарных дней в месяце всего (28, 29, 30 или 31);
КДотр – количество календарных дней приходящихся на отработанный период неполного месяца.
По этим формулам исчисляется средний заработок всех работников без исключения: совместителей, работающих на условиях неполного времени.

Определим количество календарных дней в месяцах, которые отработаны не полостью.
Ноябрь 2012 г. – КДН = 29.4 / 30 х (30 – 14) = 15.68 дней
Январь 2013 г. – КДН = 29.4 / 31 х (31 – 22) = 8,54 дня
Всего отработано в неполных месяцах – 15,68 + 8,54 = 24,22 дня
Количество полных месяцев в РП – 10
Совокупный учитываемый доход работника в РП – 161347,3 руб.
Рассчитаем размер отпускных за 14 дней
Средний дневной заработок работника:
161347,3 / (29,4 х 10 + 24,22) = 507,03 руб.
Средний заработок за 14 дней (отпускные):
507,03 х 14 = 7098,42 руб.
При расчете не учитывали праздничный день 12 июня, т.к. праздничные нерабочие дни совпавшие с отпуском не оплачиваются.

05 Авг 2018 479

Данное Конституцией право на отдых реализуется в РФ предоставлением ежегодного гарантированного оплачиваемого отпуска . Поговорим о таких аспектах, сопровождающих это право, как срок выплаты отпускных.

Как и трудовики, судебные инстанции разных регионов полярно расходятся в вопросе включать лидату выплаты в трехдневный срок или нет. Так, арбитры Ленинградского и Кемеровского областных судов считают, что день выдачиследует включать в трехдневный период, а суды других субъектов РФ имеют прямо противоположное мнение. Например, областной суд г. Челябинска в решении № 11-11043/2015 от 17.09.2015 определил, что даты наступления отпуска и его оплаты должны разделять 3 полных дня. Такое же мнение и у Пермского краевого суда (решение от 23.01.2018 № 21-46/2018).

Подобная разница в судебных решениях обусловлена отсутствием четких законодательных разъяснений. А поскольку вопрос сроков выплат – принципиальный,и его невыполнение в отведенных рамках может привести к штрафам, безопаснее выплачивать отпускные за 3 полных дня до начала отдыха, т. е. на 4-й.

Работник уходит в отпуск в пятницу 20 июля 2018. Отсчитаем назад 3 дня – 19, 18, 17 июля. Выдать отпускные следует в понедельник 16-го. В этом случае предприятие точно не рискует получить штраф за несвоевременную выплату отпускных при проверке трудовой инспекцией.

Заявление на отпуск подано менее, чем за 3 дня до предполагаемой даты отпуска

Скорее всего, такой отпуск не будет оформлен: работодатель не успеет сделать расчет и произвести выплату отпускных.

Хотя ТК РФ не регламентирует время подачи заявления на отпуск, учитывая, что отпускные требуется выплатить за 3 дня до его начала заявление должно быть подано как минимум за 4 дня. В противном случае работодателю просто не хватит времени провести оформление и выплату в установленный законом срок.

Стоит отметить, что подачи заявления на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в большинстве случаев не требуется. Дело в том, что на предприятиях составляется график отпусков, о котором работник уведомляется заранее, под роспись.

Когда установленный графиком срок приближается, директор издает приказ о предоставлении отпуска, а бухгалтерия на его основе делает расчет отпускных. Сотрудник, ознакомившись с приказом, ставит на нем свою подпись в знак согласия.

Если работнику требуется оплачиваемый трудовой отпуск, но не в то время, которое установлено графиком отпусков, он должен написать заявление не менее чем за 4-14 дней до предполагаемой даты ухода.

Похожие записи:

• Допустимая норма алкоголя за рулем в промилле
• Когда дадут пенсию за май 2023 года, какой график?
• Штрафы с камер за отсутствие ОСАГО