Бухгалтерский учет трудовых книжек в казенном учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтерский учет трудовых книжек в казенном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.

Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему

В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.

Пример оформления выдачи бланка

Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:

1. Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
2. Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
3. Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
4. Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
5. Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.

Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.

Учет книжек, предоставленных без взимания платы

Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица. Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно. Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:

• Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
• Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
• В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.

Выданные в безвозмездном порядке бланки должны облагаться у работника НДФЛ как полученный доход. Исключить налогообложение можно в случае оформления в составе необлагаемой суммы 4 000 рублей. Если выдача бланка оформляют в форме подарка, обязанность по обложению суммы не возникает.

Требования к записям, заносимым в трудовую книжку

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.

В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.

Правила оформления дубликата трудовой книжки

Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

• а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;

• б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);

• в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;

• г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

• д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

• е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;

• ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

Учет трудовых книжек и операций по их выдаче

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также отражаются основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Этим же приказом установлены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила № 225). Согласно п. 45 Правил № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Бухгалтерский учет трудовых книжек

• товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
• реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
• работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.

Учет Трудовых Книжек В 2020 Году Казенного Учреждения

Для того чтобы определить, какую бланочную продукцию отнести к бланкам строгой отчетности для отражения на забалансовом счете 03 , проверьте их на соответствие следующим критериям:. Учреждение может и само утвердить форму бланков строгой отчетности, но только если это предусмотрено действующим законодательством;. При заполнении бланка и выпуске документа из этой системы проверьте наличие уникального номера и серии бланка п. Это следует из п. Основание — п. Имейте в виду, что к бланкам строгой отчетности можно отнести и некоторые виды носителей информации, несмотря на то, что они полностью не отвечают вышеуказанным требованиям.

Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании уничтожении производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности ф. Корреспонденция счетов для отражения операций по поступлению и выбытию бланков строгой отчетности отражена в Документах 1 и 4 , предлагаем ознакомиться.

Проводки По Приобретению Трудовых Книжек В Бюджетном Учреждении 2020

Использование в Письме № 42-2.2-06/63 счета 1 40101 130 «Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг» предполагает, что выдача сотруднику трудовой книжки и взимание платы за нее являются реализацией трудовой книжки, при которой происходит передача права собственности на нее (ст. 39 НК РФ).

Бюджетный учет – единая государственная упорядоченная система сбора, обработки (регистрации) и обобщения информации о состоянии финансовых и нефинансовых активов РФ и ее субъектов. Термин «бюджетный учет» часто применяется в отношении бюджетных учреждений, но это не совсем верно. Согласно закону бюджетный учет ведут казенные госучреждения, а вот остальные занимаются бухгалтерским учетом. Эти понятия не следует смешивать, так как существует различие в методах работы.
Налоговая служба изменила свою позицию, касательно заполнения поля 101 «Статус плательщика» в платежках на перечисление страховых взносов. Теперь юрлицам рекомендуется использовать статус «01», а ИП – «09». Расширен перечень видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход. Теперь в этот список включены и проверки за соблюдением требований трудового законодательства, проводимые трудинспекцией. С 01.01.2020 года страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством нужно уплачивать в ИФНС.
Наниматель может удержать с работника стоимость бланка. В сумму удержания можно включить не только стоимость документа, но и расходы на его приобретение. Это же правило действует и в отношении работника, у которого есть книжка, но в ней закончилось место для записи. В этом случае ему заводят вкладыш.
Статьи 65, 66, 84.1 ТК РФ вменяют в обязанность работодателю при заключении трудового договора с работником впервые оформить ему трудовую книжку, в течение всего срока действия трудового договора вести трудовую книжку, а при прекращении трудового договора — выдать ее работнику. Кроме этого, согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ, введенной в действие Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению данного лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.

Проводки По Учету Трудовых Книжек В 2020 Году

Каков порядок приобретения бланков трудовых книжек? Как назначить ответственного сотрудника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек? Каков штраф за нарушения в этой области? Как организовать учет бланков трудовых книжек и вкладышей, а также самих книжек? Каковы сроки их хранения? Если взимаете плату за выдачу трудовых книжек, операцию отразите на счете 73. Если удерживаете плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, счет 70. По мнению контролирующих органов, выдача трудовых книжек признается реализацией, поэтому надо начислить НДС.

Трудовая книжка входит в перечень обязательных документов, которые сотрудник должен предъявлять при трудоустройстве. Но только при условии, что она у него есть. Если этот документ отсутствует, то обязанность его оформить ложится на работодателя. В том числе, он должен предоставить работнику чистый бланк.

Приобретаем и выдаем трудовые книжки

В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Примеры заполнения данных регистров мы привели в приложении.

Учреждение должно вести учет и хранить бланки трудовых книжек, а также заполненные документы в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила). Там, в частности, сказано, что такие бланки следует хранить как документы строгой отчетности и выдавать лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

возвращенные им при увольнении с работы. Следует заметить, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил).

2008 г. N 03-07-11/367). При этом передача права собственности на товары (работы, услуги) на безвозмездной основе также признается реализацией товаров (работ, услуг). В этом случае база по НДС определяется как стоимость указанных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 40 Налогового кодекса, с учетом акцизов (для подакцизных товаров) и без включения в них налога (п. 2 ст. 154 НК РФ).

На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки

Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.

В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.

Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.

Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.

При внешнем совместительстве

По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.

Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.

Запись будет выглядеть следующим образом:

• в графе 1 — порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
• в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.

Электронные трудовые книжки в 2021 году

Работодатели должны продолжить ведение трудовых книжек в бумажной форме в отношении тех работников, которые подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Причем бумажные трудовые за такими работниками сохранятся даже в случаях последующего трудоустройства к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

За работниками, которые до 31 декабря имели возможность, но не подали работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки, трудовые книжки на бумажном носителе также сохранятся. Соответственно, и в отношении таких сотрудников работодатели должны будут продолжать вести и хранить бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Однако при трудоустройстве к новому работодателю после 31 декабря 2020 года сотрудники, не заявившие о выборе варианта ведения трудовой книжки, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. На новых работодателей обязанность по ведению бумажных трудовых книжек таких сотрудников не распространяется.

Если работник письменно заявит о переходе на электронную трудовую книжку, то работодатель должен будет выдать такому сотруднику на руки бумажную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка выдается в день подачи работником соответствующего заявления. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной книжки (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

При выдаче бумажной трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР по форме СЗВ-ТД (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Изменения в трудовом законодательстве — 2021

С 1 января 2021 года работникам, начинающим карьеру и впервые устраивающимся на работу, будут открывать только электронные трудовые. Бумажные варианты документа им уже заводить не будут.

Трудовые старого формата (бумажные) останутся только у действующих работников, которые написали заявление об использовании именно таких книжек. В этом случае работодателю придется одновременно вести и бумажную и цифровую трудовую книжку.

Власти подготовили, но пока не утвердили новую форму сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД). В нее добавят раздел со сведениями о работодателе, правопреемником которого является страхователь. А также коды для обозначения сотрудников, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

15 января 2021

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с пунктом 5.2.114 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, приказываю:

1. Утвердить:

форму трудовой книжки согласно приложению N 1;

Порядок ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению N 2;

2. Признать утратившими силу:

постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 «Об утверждении порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 1 июля 1994 г., регистрационный N 616);

постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 11 ноября 2003 г., регистрационный N 5219);

приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 ноября 2016 г., регистрационный N 44326).

3. Настоящий приказ вступает в силу с момента вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от N «О признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации».

Министр

А.О. Котяков

О форме трудовой книжки

Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:

1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);

2) изменился объем книжки:

• в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);

• с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).

Работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, учет трудовых книжек и вкладышей в них.

По новым правилам (п. 40 Порядка № 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек:

• в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;

• в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Похожие записи:

• Детские пособия в 2023 году. Кому и сколько платят за рождение детей
• Детские пособия за третьего ребенка в 2024 году
• Обращение взыскания на имущество должника-организации