Авансовые отчеты в 2024 году изменения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовые отчеты в 2024 году изменения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Авансовый отчет: правила на 2024 год
Начиная с 2024 года, были внесены ряд изменений в правила оформления авансовых отчетов, которые должны быть учтены сотрудниками. Первое изменение касается сроков подачи отчета – сотрудник должен предоставить отчет не позднее 5 рабочих дней с момента окончания поездки или совершения расходов.
Другое важное изменение – это более строгое требование предоставления документов, подтверждающих расходы. Каждый расход должен быть подтвержден кассовым чеком или другим официальным документом, в котором указаны дата, сумма и название организации, где была произведена покупка или оплата.
Также, с 2024 года, в авансовом отчете должна быть предоставлена детализация расходов – описание каждой позиции, стоимость и итоговая сумма расходов. Это позволит контролировать и анализировать затраты сотрудников более эффективно.
Как составить авансовый отчет?
- Укажите дату и номер отчета. Необходимо указать дату составления отчета и присвоить ему уникальный номер для легкого отслеживания.
- Укажите ФИО сотрудника и должность. Необходимо указать полное имя и фамилию сотрудника, а также его должность на предприятии.
- Перечислите предварительные затраты. Здесь нужно указать все предварительные затраты, которые были сделаны сотрудником. Это могут быть покупки услуг или товаров, билеты на транспорт, оплаты отелей и т. д. Каждую позицию следует указать отдельной строкой.
- Укажите сумму каждой затраты. Для каждой позиции необходимо указать сумму затраты в валюте, в которой они были сделаны.
- Приложите чеки и квитанции. К авансовому отчету обычно прикладываются копии чеков и квитанций, подтверждающих совершенные затраты. Возможно, потребуется указать номера и даты чеков в отчете.
- Проверьте правильность заполнения отчета. Перед подачей отчета рекомендуется внимательно проверить все данные на предмет правильности заполнения. Убедитесь, что сумма всех затрат совпадает с суммой аванса, полученного сотрудником.
Составление авансового отчета является обязательным для сотрудников предприятий, получающих авансовые средства. Следуя указанным шагам и правилам, вы сможете составить правильный и надежный авансовый отчет, который поможет вам получить возмещение затрат в короткие сроки.
Актуальные правила заполнения
Ниже приведены актуальные правила заполнения авансового отчета в 2024 году:
| Поле | Обязательные данные | Дополнительная информация |
|---|---|---|
| Дата | Дата заполнения отчета | Указывается текущая дата |
| ФИО | Фамилия, имя, отчество сотрудника | — |
| Цель командировки | Описание цели и задач командировки | — |
| Срок командировки | Даты начала и окончания командировки | — |
| Сумма аванса | Сумма полученного аванса | Указывается в валюте, принятой в компании |
| Описание расходов | Подробное описание всех затрат и расходов | — |
| Приложенные документы | Список всех приложенных документов | Указывается наименование и количество документов |
| Подпись сотрудника | Подпись сотрудника, подавшего отчет | — |
Следуя этим правилам, можно гарантировать правильность заполнения авансового отчета. В случае возникновения вопросов, рекомендуется обратиться к финансовому отделу компании для получения дополнительной информации и консультации.
Обязательные документы для авансового отчета
1. Документы, подтверждающие произведенные платежи:
- Кассовые чеки или квитанции о приеме наличных средств;
- Копии расходных кассовых ордеров;
- Выписки со счетов, подтверждающие безналичные платежи;
2. Документы, подтверждающие характер затрат:
- Договоры аренды недвижимости или предоставления услуг;
- Счета-фактуры на приобретение товаров или услуг;
- Акты выполненных работ или оказанных услуг;
3. Документы, подтверждающие служебную необходимость затрат:
- Приказы на командировку или служебную поездку;
- Билеты на транспорт или проживание;
- Документы, подтверждающие участие в конференциях, семинарах, тренингах;
Помимо перечисленных документов, могут потребоваться дополнительные документы, которые зависят от конкретных требований компании или законодательства страны. Важно учитывать, что все документы должны быть оформлены правильно, с указанием всех необходимых реквизитов и подписями уполномоченных лиц.
Предоставление полного комплекта обязательных документов для авансового отчета позволяет обеспечить прозрачность и достоверность финансовой отчетности, а также избежать возможных проблем при проверках и аудитах.
Авансовый отчет: пошаговое заполнение
Авансовый отчет готовится в одном экземпляре.
Проставляется дата, отчету присваивается номер. На лицевой стороне необходимо указать название фирмы, подразделение, ФИО генерального директора, ФИО подотчетного лица, табельный номер, должность, наименование аванса.
Сведения о наличии остатка и сумма текущего аванса отражаются в табличной части. В случае перерасхода по предыдущему авансу эта информация указывается там же. Должно отметить общее количество полученных и израсходованных средств, сумму перерасхода или остатка, сведения о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.
В графах 2-4 на оборотной стороне, соблюдая хронологический порядок, работник указывает реквизиты подтверждающих расходы документов, сумма затрат отмечается в 5-й графе. Сумма принятых к расходу средств указывается бухгалтером в 7-й графе, счета (субсчета) – в 9-й графе, а 8-ая графа заполняется бухгалтером, если средства были выданы в валюте.
Производственные расходы не смогут быть отражены и у организации не получится вычесть НДС без подтверждающих первичных документов, которые работник должен прикрепить к отчету. К ним относятся: чек (товарный или кассовый), ПКО, товарные накладные и т.п.
Бухгалтер заполняет расписку о принятии отчета к проверке, отрезает ее и вручает подотчетному лицу. В ней содержатся ФИО подотчетного лица, сумма полученных денег, реквизиты отчета и количество документов.
Но временами при заполнении авансового отчета возникают ошибки.
Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?
Сами авансовые отчеты уже давно можно вести в электронном виде. Об этом явно говорится в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250. Что важно: авансовые отчеты сотрудники могут подписывать, используя простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную подпись при введении соответствующего внутреннего регламента в организации (см. письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Таким образом, согласовывать авансовые отчеты внутри организации можно в электронной форме, используя возможности системы электронного документооборота.
Что касается подтверждающих документов, то некоторые из них изначально создаются в электронном виде, другие имеют только бумажную форму и должны быть переданы в бухгалтерию именно в таком виде.
К документам, с которыми наиболее часто имеют дело подотчетники, относятся, в частности, документы на проезд.
Например, при покупке проездных документов через интернет сотрудник получает на электронную почту электронный билет (купон). Минфин России допускает предоставление таких документов в бухгалтерию в электронном виде.
Так, в письме от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 в отношении железнодорожных поездок финансисты разъяснили следующее: для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
А вот для подтверждения факта совершения авиаперелета, кроме сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета), потребуется оригинал посадочного талона (на бумажном носителе) (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229). При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре (письма Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).
Обращаем внимание, что в последнее время Минфин России не считает отсутствие посадочного талона препятствием для учета расходов на перелет, но только в том случае, если факт совершения работником перелета будет доказан иными аналогичными документами, например, справкой авиакомпании (письма Минфина России от 25.06.2018 № 03-03-07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409). Однако иметь посадочный талон все же предпочтительнее, ведь в противном случае бухгалтерия получает головную боль, связанную со сбором доказательств, которые бы удовлетворили налоговиков в случае проверки.
Форма авансового отчета
Авансовый учет играет первостепенную роль при составлении внутренней учетной политики предприятия – неважно, коммерческим оно является, или бюджетным. Распоряжением Федерального Госкомстата от 01.08.01.№55 была утверждена стандартная форма этого отчета (форма №АО-1) для учета наличности, переданной сотрудникам на хозрасходы.
Образец бланка унифицированного авансового отчета можете скачать здесь бесплатно.
Форма № АО-1 используется с 01.01.02 юрлицами с любой формой собственности, но только кроме казенных учреждений и органов власти — для бюджетных учреждений, указом Федерального Министерства Финансов от 30 марта 2015 года N52н, была подтверждена особая форма авансового отчёта (форма №0504505).
Скачать авансовый отчет бесплатно в PDF, Word или Excel формате
Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.
Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.
Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:
- в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
- расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.
- Бухгалтерский баланс
- Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии)
- Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения
- Отчет о финансовых результатах
- Платежная ведомость
- Приходный кассовый ордер
- Расчет по страховым взносам
- Справка-подтверждение основного вида экономической деятельности
Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа. Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр. 1-6) пишется название компании, данные получателя наличности (ФМО, табельный номер, должность и пр.), а также сумма и назначение выделенных средств. В таблицу, расположенную слева, заносится информация о предыдущем авансе и вновь полученных деньгах с указанием их остатка (расхода или перерасхода).
С обратной стороны АО-1 следует перечислить все документы, подтверждающие расходование полученных средств, указав соответствующие затраты по каждому наименованию:
- командировочное удостоверение;
- проездные билеты;
- квитанции об уплате;
- товарные чеки и пр.
Наличные деньги разрешается выдавать только лицам, заключившим трудовые договоры с компанией (ИП), в следующих случаях:
- хозяйственно-оперативные нужды;
- аванс на командировочные расходы;
- возмещение командировочных расходов.
При этом если имеется задолженность по отчету за предыдущий аванс, очередная выдача наличности этому сотруднику, как правило, не производится. Также запрещается передавать эти деньги другим лицам, включая близких родственников.
Сотрудник, получивший подотчетные средства, обязан в течение трех рабочих дней после завершения периода, на который выдавались указанная сумма (после прибытия из командировки), предоставить документальное подтверждение их расходования.
Изменений по авансовым отчетам в 2020 году (равно как и в 2019 году) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
С 1 января 2024 года, ИП имеет возможность принимать электронные чеки к авансовому отчету. Это удобное решение, которое позволяет сократить бумажную работу и упростить процесс ведения финансовой документации.
Электронные чеки представляют собой цифровые копии бумажных чеков, которые сохраняются в специальном электронном формате. Они имеют такую же юридическую силу, как и бумажные чеки, при условии, что было соблюдено правило их оформления и хранения.
Для принятия электронного чека, ИП должно предоставить налоговому органу информацию об учете и хранении данных в электронном формате. Кроме того, ИП должно владеть программным обеспечением, позволяющим работать с электронными чеками.
Преимущества использования электронных чеков:
- Сокращение времени на обработку и хранение бумажных чеков;
- Снижение риска утери или повреждения бумажных чеков;
- Экономия на расходах на печать и бумагу;
- Удобство в использовании и поиске информации;
- Использование современных технологий для автоматизации бухгалтерских процессов.
Однако, при использовании электронных чеков ИП должно учитывать следующие нюансы:
- Необходимость обеспечить сохранность электронных чеков на протяжении всего срока хранения;
- Обязанность предоставлять информацию о хранении и учете электронных чеков налоговым органам;
- Требование соблюдать порядок, установленный законодательством, при формировании и передаче электронных чеков.
В целом, использование электронных чеков является практичным и эффективным решением для ведения финансовой документации ИП. Это позволяет сократить бумажную работу, облегчить процесс хранения и поиска информации, а также использовать современные технологии для автоматизации бухгалтерских процессов.
IV. Распределение ЕНП
Отраженные по единому налоговому счету суммы налоговый орган самостоятельно засчитывает в счет исполнения плательщиком обязанностей по уплате конкретных налогов, страховых взносов в следующей последовательности, установленной п. 8 ст. 45 НК РФ:
- недоимка – начиная с наиболее раннего момента ее выявления;
- налоги, авансовые платежи, сборы, страховые взносы – с момента возникновения обязанности по их уплате;
- пени;
- проценты;
- штрафы.
Если на момент распределения суммы ЕНП недостаточно для покрытия всех налогов, авансовых платежей, сборов, страховых взносов с совпадающими сроками их уплаты, распределение производится в соответствии с приведенной последовательностью пропорционально суммам налоговых обязательств (п. 10 ст. 45 НК РФ).
Приведенная схема уплаты и распределения применяется к большинству платежей, предусмотренных НК РФ, но есть и исключения (см. п. 1 ст. 58 НК РФ). Вне состава ЕНП уплачиваются и учитываются налоговыми органами:
- госпошлина (за исключением госпошлины, в отношении уплаты которой судом выдан исполнительный документ),
- авансовые платежи по НДФЛ, вносимые иностранными гражданами, осуществляющими трудовую деятельность по найму в Российской Федерации на основании патента.
Данные платежи не входят в совокупную обязанность и не учитываются на едином налоговом счете (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Могут уплачиваться не в составе ЕНП (на усмотрение плательщика):
- налог на профессиональный доход,
- сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов.
Особенности заполнения авансового отчета получателем
Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа. Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр. 1-6) пишется название компании, данные получателя наличности (ФМО, табельный номер, должность и пр.), а также сумма и назначение выделенных средств. В таблицу, расположенную слева, заносится информация о предыдущем авансе и вновь полученных деньгах с указанием их остатка (расхода или перерасхода).
С обратной стороны АО-1 следует перечислить все документы, подтверждающие расходование полученных средств, указав соответствующие затраты по каждому наименованию:
- командировочное удостоверение;
- проездные билеты;
- квитанции об уплате;
- товарные чеки и пр.
Форма авансового отчета
Авансовый учет играет первостепенную роль при составлении внутренней учетной политики предприятия – неважно, коммерческим оно является, или бюджетным. Распоряжением Федерального Госкомстата от 01.08.01.№55 была утверждена стандартная форма этого отчета (форма №АО-1) для учета наличности, переданной сотрудникам на хозрасходы.
Образец бланка унифицированного авансового отчета можете скачать здесь бесплатно.
Форма № АО-1 используется с 01.01.02 юрлицами с любой формой собственности, но только кроме казенных учреждений и органов власти — для бюджетных учреждений, указом Федерального Министерства Финансов от 30 марта 2015 года N52н, была подтверждена особая форма авансового отчёта (форма №0504505).
Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
III. Новые сроки уплаты налогов и представления отчетности
В целях реализации нового порядка администрирования унифицированы сроки представления налоговой отчетности и уплаты налогов (авансовых платежей). Приведем новые сроки относительно основных налогов:
| Налог | Срок представления отчетности | Срок уплаты | Норма НК РФ |
|---|---|---|---|
| НДС (налогоплательщик, налоговый агент) | не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом | не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за истекшим налоговым периодом | п. 1, п. 4, п. 5 ст. 174 |
| Налог на прибыль | не позднее 25 календарных дней со дня окончания отчетного периода | авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным периодом; налог – не позднее 28 марта года, следующего за налоговым периодом |
п. 1, п. 2, п. 4 ст. 287, п. 3 ст. 289 |
| НДФЛ | 6-НДФЛ за I кв., полугодие, 9 мес. – не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. В 6-НДФЛ за I кв. отражаются суммы, удержанные в период с 1 января по 22 марта включительно, за полугодие – в период с 1 января по 22 июня включительно, за 9 мес. – в период с 1 января по 22 сентября включительно; за год – не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
алог, удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца – не позднее 28-го числа текущего месяца; налог, удержанный за период с 1 по 22 января – не позднее 28 января; налог, удержанный за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года; в отношении НДФЛ с дивидендов, выплачиваемых АО, – не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты |
п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1, п. 2 ст. 230 |
| Страховые взносы | не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом | не позднее 28-го числа следующего календарного месяца | п. 3, п. 7 ст. 431 |
| Налог, уплачиваемый при применении УСН | организации – не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 25 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог: организации – не позднее 28 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 28 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
п. 7 ст. 346.21, п. 1 ст. 346.23 |
| транспортный налог (для организаций) | авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог – не позднее 28 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
п. 1 ст. 363 | |
| налог на имущество организаций | не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом | п. 1 ст. 383, п. 3 ст. 386 |