Как правильно писать объяснительную записку
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно писать объяснительную записку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Как написать объяснительную
- Заполните основную информацию. Укажите Ф. И. О. адресата и его должность. Объяснительная всегда пишется на адрес работодателя (ошибкой будет писать на имя руководителя подразделения). Также напишите, от кого поступает записка (Ф. И. О., должность).
- Название документа. В центре напишите «объяснительная записка».
- Смысловой блок. Изложите обстоятельства ситуации. Пишите только факты, без эмоциональной составляющей, сожалений и обещаний все исправить. Сформулируйте причину, допустим, опоздания или невыполнения плана.
- Поставьте дату написания и вашу подпись с расшифровкой.
- Также к объяснительной можно прикрепить подтверждающие документы, скриншоты, например справку из больницы, штраф ГИБДД, распечатку переписки в рабочих чатах.
«При написании объяснительной советую работнику придерживаться следующих правил, которые помогут исключить или хотя бы смягчить дисциплинарную ответственность работника.
- В случае опоздания на работу обязательно распишите все обстоятельства, мешавшие прийти вовремя. Если опоздания были связаны с погодными условиями, можно привести распечатки с сайтов метеоцентров, если посещали медицинские заведения (даже если это было связано не с вашим здоровьем, а со здоровьем близких), обязательно возьмите подтверждающий документ и приложите его к объяснительной.
- В объяснительной последовательно изложите доводы, с чем связано нарушение дисциплины или невыполнение трудовых обязанностей.
- Укажите работников, которые могут подтвердить эти доводы.
- Приведите доводы, которые работодатель должен учесть при привлечении к дисциплинарной ответственности (грамоты, отсутствие дисциплинарных взысканий, поощрения, выполнение планов)».
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ позволяет не давать показания против себя. И это касается не только преступлений и административных правонарушений. Тот же принцип применим и к трудовому законодательству.
Если человек считает необходимым оправдать себя, он может использовать для этой цели любые юридические методы и приводить любые пояснительные аргументы.
В том случае, когда работник полагает, что его пояснения могут ему навредить или он вовсе не имеет к этому желания, то он не обязан писать объяснительную записку.
Последствия отказа от составления объяснительной. Работник имеет право отказать писать объяснительную на любом этапе. Но вот не возникнет ли вопрос, что сотрудник что-то скрывает? Руководитель в первую очередь подумает о том, что работник всё же виновен. Ведь объяснений не поступало. В любом случае, право на защиту и объективный процесс предоставляется работнику.
Это можно истолковать так, как если бы сотрудник совершил серьезный проступок специально. И наказание в этом случае может быть более суровым, чем когда преступление было совершено правильно и без злого умысла.
Работники должны понимать, что их работодатели не могут знать, что с ними происходит, пока они не говорят об этом. Объяснительный документ — одна из форм этого исключения. Это официально, не всегда приятно и часто заканчивается назначением дисциплинарных мер. Однако серьезность этих мер зависит от предоставленных причин. И разница здесь от устного замечания до понижения в должности или увольнения.
Когда могут уволить? Уволить сотрудника за отказ написать объяснительную записку невозможно. Такие работники могут быть уволены или наказаны только за сам проступок, иными словами, за неисполнение или некорректное исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. И сотрудник не обязан писать объяснительную записку. Но тем не менее, наказания за тот или иной проступок не избежать.
Когда и зачем пишут объяснительную записку
Если смотреть по закону, то у сотрудника нет обязанности писать объяснительную записку — только право. Однако лучше не вступать в прямую конфронтацию с работодателем и составить этот документ в произвольной форме в тот же день, когда попросят. Написание объяснительной также может стать поводом для обсуждения действующих в компании правил и уточнения ряда давно волновавших вас вопросов.
Обычно работодатель просит написать объяснительную в двух случаях:
- сотрудник нарушил трудовые правила и обязанности;
- руководителю необходимо разобраться в произошедшей ситуации и найти виновных.
Во втором случае записку могут попытаться заставить писать даже свидетелей произошедшего, что не всегда является обоснованным требованием со стороны работодателя. Однако если вы невиновны, то объяснительная записка вполне может стать для вас своеобразным алиби.
Подытожим. У работодателя есть право требовать написать объяснительную записку, если сотрудник:
- нарушил трудовую дисциплину;
- пренебрёг внутренними правилами трудового распорядка или другими локальными актами в компании;
- не соблюдал свои обязанности, которые указаны в трудовом договоре или должностной инструкции;
- является возможным участником нарушения среди группы сотрудников.
Даже минутное опоздание может стать причиной для составления письменного объяснения — записки, если в одном из подписанных вами при приёме на работу документов указана недопустимость опозданий.
В свою очередь, для сотрудника объяснительная — это самый простой способ оправдаться или объяснить свою точку зрения. Её стоит написать хотя бы для того, чтобы ваши показания были задокументированы. В этом смысле не помешает сфотографировать готовую объяснительную записку, а также попросить работодателя дать вам ответную записку в свободной форме, где он укажет, что получил от вас объяснительную такого-то числа.
Виды объяснительных записок
Всего существует 2 разновидности записок-объяснений:
- Объяснительная, в которой дается пояснение по факту уже случившегося события, выполненного действия или бездействия. К этому виду относятся почти все записки. Родители пишут объяснение в садик и школу, молодые люди составляют подобные документы для предоставления куратору группы или декану института, работники пишут записки по месту работы.
- Записки, разъясняющие конкретные места в документах или полученные данные. В большинстве случаев необходимость в объяснении возникает при использовании данных, известных только составителю отчета или доклада, а также эксперту, проводящему расследование. Такого рода объяснительные являются редкостью, все же чаще всего они пишутся после произошедшего неприятного события.
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
Может ли работник дать объяснение только устно, без написания записки?
Комментарий эксперта на сайте Сашка Букашка:
Олег Кривозубов vs Consult, управляющий партнер Иркутск
Даже если с работодателем существуют полюбовные отношения, они не должны ограничиваться устными объяснениями. Они не в пользу работника.
Статья 193 Трудового кодекса РФ гласит, что перед применением взыскания работодатель должен затребовать письменное объяснение; если объяснение не представлено по истечении двух рабочих дней, должен быть составлен акт об отказе работника дать объяснение.
Непредставление объяснения не является препятствием для привлечения к дисциплинарной ответственности. В законе конкретно говорится о письменных объяснениях. Можно сделать вывод, что устные объяснения не являются благоприятными для работника.
Работодатель пишет заявление о том, что не получил письменного объяснения. А в судебном разбирательстве это может иметь негативные последствия для работника.
Один совет: подкрепляйте свои действия документами. Это поможет вам отстоять свои права.
Юлиана Милованова Менеджер по персоналу, Ruspole Brands Group
Если компания не хочет привлекать сотрудника к дисциплинарной ответственности, она может дать устное объяснение. Однако часть I статьи 193 Трудового кодекса РФ (Дисциплинарная процедура) требует от работника письменного объяснения.
Борис Теклин, руководитель таможенного отдела, DHL Worldwide Express, Россия.
При обсуждении дисциплинарных взысканий за нарушение трудовой и производственной дисциплины, расследование аварий и инцидентов обязательно получение письменного объяснения от работника. Если работник отказывается дать объяснение, составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).
Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы
Избежать наказания за нарушение поможет правильно составленная объяснительная.
ВАЖНО: Существует мнение, что работник, который пишет «объяснительную» записку, уже соглашается с тем, что в дальнейшем его обвинят в произошедшем. Но если написать «пояснительную» или «разъяснительную» — он будет признан невиновным. Это заблуждение, поэтому не стоит придумывать новые названия для объяснительной записки, а лучше грамотно составить ее текст.
Успех объяснительной записки зависит от точности соблюдения таких правил:
- Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
- Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
- Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
- В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
- Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.
Отказ от объяснительной
Трудовым кодексом РФ предусмотрен отказ работника от написания разъяснительной записки, поэтому требование объяснительной с работника незаконно. Если работник отказывается писать записку, работодатель создает комиссию от трех человек, которые составляют соответствующий акт. Сотрудник этот акт изучает и подписывает. А если отказывается от подписания и этого документа, то члены комиссии также описывают эту ситуацию в акте.
По опыту, отказ от написания пояснительной записки воспринимается работодателями негативно и часто ведет к дальнейшему продолжению конфликта. Поэтому, если сотрудник хочет и дальше работать в компании, советуем все же написать объяснительную. Даже если работник виноват и нет оправдывающих сотрудника обстоятельств, бывает достаточно извиниться за проступок и пообещать руководителю не повторять подобных действий, чтобы работодатель смягчился и заменил выговор или замечание на устное предупреждение.
Пояснительная о неявке на экзамен
Декану факультета политологии
ИУВО им. Александрова
Сергиенко Н.В.
от студента 4 курса гр. 46
Потапова Леонида Антоновича
Объяснительная записка
Я, Потапов Л.А. не явился 18.01.22 г. на экзамен по политическому анализу, т.к. уехал на время подготовки к экзамену на дачу к однокурснику Соловьеву А.И. в деревне Апанасовка и не смог вернуться к моменту начала экзамена. Это произошло из-за перекрытого автомобильного движения ввиду сильных снежных заносов. 16-17 января сильно испортились погодные условия, но я рассчитывал, что дорогу успеют расчистить, поверив словам местных жителей. Но к вечеру 17-го января дорога так и осталась непроезжей, и по этой причине мне не удалось утром 18-го попасть на экзамен.
Когда я приехал, было уже 15-30 и экзамен закончился, а преподаватель ушел.
Обязуюсь сдать экзамен, как только мне будет назначено время.
Потапов Л.А. 20.01.22 г.
Коменданту в общежитие за беспорядок (бардак) в комнате
Коменданту общежития ЕГУПС №1
Серякову А.В.
от студента 2-го курса ф-та ИК
Сорокобаткина Анатолия Станиславовича
Объяснительная записка
Из-за большой загруженности перед зачетной неделей и подготовки к сессии, я и мои соседи по комнате не наводили своевременно порядок, выполняли только необходимые бытовые дела. Поэтому на момент проверки 22.12.24 г. у нас в комнате были обнаружены лежащие в беспорядке вещи, пол был не вымыт несколько дней, на столе были остатки от вчерашнего ужина, а возле двери стояли коробки от заказанной еды.
Мы признаем, что запустили за эти дни доверенное нам помещение, но просим принять во внимание что это первый такой случай, и что после сделанных замечаний мы в тот же день частично навели порядок, а на следующий вымыли пол и окна изнутри.
Обещаю, что это больше не повторится, будем следить за порядком более тщательно даже в такие напряженные периоды.
Сорокобаткин А.С. 23.12. 24 г.
Как правильно писать объяснительные записки? Почему пишется от руки?
Объяснительная записка составляется по требованию руководителя, но возможно и проявление собственной инициативы. В случае расследования, предоставление документа обязательно в течение 2-х рабочих дней. Но возможно назначение других сроков (при договоренности сторон). Эксперты рекомендуют составлять объяснительную записку руководителю в максимально сжатые сроки. Это действие позволит предотвратить развитие негативной ситуации.
При составлении объяснительной записки необходимо учитывать ряд требований:
-
Написание записки, связанное с опозданием на работу сопровождается соблюдением установленной формы. Нарушителю необходимо доказать уважительную причину.
-
Написание записки, связанное с болезнью человека. В данной ситуации необходимо предоставить расширенную информацию о заболевании. После выздоровления, факт заболевания подтверждается больничным листом.
-
Написание записки, связанное с невыполнением поручений руководства, а также обязанностей, прописанных в Трудовом договоре. Обязательно необходимо указать объективные причины, вследствие которых было допущено нарушение.
Писать объяснительную записку под диктовку руководящего лица недопустимо. Это действие часто сопровождается созданием искусственных доказательств, которые могут быть использованы против работника с целью дисциплинарного взыскания (в данную категорию входит и увольнение по виновным основаниям).
Если гражданин РФ не согласен с тем, что совершил дисциплинарный проступок, обязательно указываются:
-
Мотивы действий. Обязательно необходимо их указать. Совершение определенных действий может привести к серьезным последствиям.
-
Факт допущенного нарушения. Руководителю необходимо учесть все обстоятельства.
-
Отсутствие серьезных последствий. Некоторые действия сотрудника могут привести к общему нарушению производственного процесса, включая создание аварийных ситуаций.
Возможность возмещения ущерба. В записке можно указать возможность добровольного возмещения ущерба.
При составлении акта дисциплинарного проступка, составление объяснительной записки обязательно. Она включается в общие материалы служебного расследования. При рассмотрении вопроса в судебном порядке, судья изучает все обстоятельства, привлекшие к наступлению негативных последствий.
При составлении объяснительной записки, обязательно необходимо указать следующие пункты:
-
ФИО должностного или уполномоченного лица на имя, которого составляется записка;
-
ФИО сотрудника, с указанием должности и подразделения;
-
обстоятельства и факты, приведшие к совершению или не совершению определенного действия;
-
объяснения сотрудника (писать можно в произвольной форме);
-
дата составления документа, а также личная подпись человека.
В объяснительной обязательно фиксируется факт ее получения руководящим или уполномоченным лицом. Принимающая сторона обязана указать соответствующий номер, а также подкрепить действие подписью.
Иногда трудящиеся интересуются, сколько объяснительных нужно для увольнения. Ответ на него таков: дело не в количестве подобных записок, а в том, как руководство на них реагирует. Данный документ начальство обязано запросить перед тем, как применить к подчиненному дисциплинарное взыскание (ст. 193 Трудового кодекса РФ).
Именно наличие дисциплинарного взыскания у сотрудника, неоднократно не исполнившего свои трудовые обязанности, является одним из поводов для его увольнения. Однако оформление объяснительной далеко не всегда влечет наложение на работника «наказания» в виде выговора или замечания. И если работодатель довольствуется объяснениями сотрудника и не применяет к нему никаких взысканий, то таких бумаг может быть написано сколько угодно – это не явится причиной для увольнения по инициативе организации.
Примеры объяснительных записок
Как уже отмечалось, бланк объяснительной организации обычно не заготавливают. Провинившемуся подчиненному выдается чистый лист, который он заполняет самостоятельно.
Вначале оформляется шапка объяснительной, где указывается:
- на чье имя составляется документ (прописывается должность руководителя, организация или подразделение, которые он возглавляет, и ФИО);
- кем составлена записка (должность, подразделение, ФИО).
Форма объяснительной записки хоть и свободная, но предполагает, помимо шапки, несколько обязательных реквизитов:
- наименование документа;
- его основная часть (непосредственно объяснения работника);
- дата составления записки;
- подпись ее автора (с последующей расшифровкой).
В каких случаях писать объяснительную
Разобраться, как написать объяснительную по шаблону, легко. В повседневной жизни добропорядочному человеку не часто приходится письменно давать объяснения своих действий и поступков.
Объяснительная директору от работника нужна, если последний:
- недобросовестно исполнял обязанности (пропустил сроки сдачи отчетности, выполнения работ, допустил нарушение, что привело к негативным последствиям);
- ошибся без злого умысла (перепутал заказы, получателей);
- нарушил трудовую дисциплину – отсутствовал в рабочее время (прогулял, опоздал), пренебрег внутренними инструкциями, предписаниями.