Кассовая дисциплина в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |
Ограничение наличных расчетов
Лимит расчетов наличными в сумме 100 тыс. руб. в рамках одного договора распространяется на платежи между субъектами предпринимательской деятельности, то есть индивидуальными предпринимателями и организациями между собой. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, лимит наличных расчетов не действует, так же как и при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, зарплаты и других социальных выплат.
Если вы оплачиваете товары или услуги наличными деньгами, то можете выдать подотчетному лицу любую сумму для оплаты, при условии, что лимит в 100 тыс. рублей в рамках одного договора будет сохраняться. Например, вы направили своего менеджера по разным адресам: купить материалы для производства, оплатить какие-либо услуги, заказать выполнение работ. Если по каждой из этих сделок сумма не превышает 100 тыс. рублей, то вы можете выдать ему до 300 тыс. рублей.
Другое дело – насколько безопасно перевозить и рассчитываться крупной суммой наличных денег? Безналичные расчеты и более выгодны (нет комиссии банка при обналичивании), и более безопасны.
Порядок учета кассовых операций
Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
- 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
- 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
- 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
- 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
где:
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ и кредитных организаций) регламентирован Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У). Напомним, под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и по выдаче наличных денег.
Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У внесен ряд изменений в Указание № 3210-У. Эти новшества применяются с 30.11.2020.
К тому же помимо Указания № 3210-У учреждениям необходимо соблюдать Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно этому документу организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные за реализованные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:
-
зарплаты сотрудникам;
-
страховых возмещений по договорам страхования;
-
вознаграждений за работы (услуги), а также на оплату товаров (не более 100 000 руб. по одному договору) (п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У));
-
подотчетных средств;
-
денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.
Как изменились правила приема-выдачи денежных средств?
Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.
Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:
-
банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;
-
монета имеет мелкие механические повреждения.
Использование ККМ в 2021 году
Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.
Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:
- отвечать на запросы ИФНС в течение 3 дней с момента их поступления в личный кабинет;
- сообщать, что они не используют ККМ и/или выявили ее неисправность – в тот же срок;
- уведомлять об обнаруженных нарушениях и о своем несогласии с найденными расхождениями – на протяжении рабочей смены, не позже.
Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника
Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.
В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:
«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:
- цель получения подотчетных денег;
- сумма запрашиваемого подотчета;
- банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
- период, на который предоставляются подотчетные деньги;
- разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
- подпись подотчетного лица;
- дата составления.
Принимайте деньги, не отходя от кассы
С вступлением в силу Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ) расширилось количество индивидуальных предпринимателей, вынужденных покупать, регистрировать и использовать контрольно-кассовую технику. Закон не изменил порядок учета и документального оформления выручки от населения за проданные товары при розничной торговле. Но изменения коснулись приема наличных от юридических лиц. Если до 28 июня 2003 г. через кассовые аппараты проводились только наличные денежные средства, принятые у физических лиц, то с введением Закона N 54-ФЗ выдавать чеки следует всем покупателям, в том числе юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.
Индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при наличных денежных расчетах и расчетах по платежным картам при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг — это сказано в п.1 ст.2 Закона N 54-ФЗ. Из этой формулировки следует вывод, что индивидуальные предприниматели обязаны наряду с отгрузочными документами (товарной накладной по форме N ТОРГ-12) и актами выдать представителю покупателя — юридического лица (а также индивидуального предпринимателя) не только счет-фактуру (как предписывает п.3 ст.168 НК РФ), но и пробить чек контрольно-кассовой техники.
Формы документов, оформляемых при эксплуатации ККТ
Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций» утверждены унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККТ:
- КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
- КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
- КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
- КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
- КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;
- КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
- КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;
- КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
- КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Унифицированная форма N КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» применяется при вводе в эксплуатацию новой ККТ при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули.
Акт оформляется и подписывается в двух экземплярах членами комиссии в составе самого индивидуального предпринимателя, его главного бухгалтера, старшего кассира и кассира с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовую технику, второй — остается у индивидуального предпринимателя.
Документальное оформление и учет кассовых операций.
Денежные средства-наличные деньги и денежные документы находящиеся в кассе организации номинированные как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте.
Нормативно-правовым документом регулирующими порядок ведения кассовых операций является: постановление от 29.03.2011 № 107 — Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.
Кассовые операции — это операции юридических лиц, подразделений, ИП между собой, с банком и с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранение наличных денег.
Кассовые операции осуществляет кассир. Он является должностным лицом с которым заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им денежных средств.
Для приёма, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу.
Поступившую наличную выручку можно расходовать без получения разрешения банка на следующие цели:
— на выплату авансов и заработной платы, а также отпускных;
— на выплату различных пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.);
— на выплаты по гражданско-правовым договорам, заключение которых связано с осуществляемой организацией деятельностью;
— на командировочные расходы;
— на хозяйственные расходы, необходимые для нормального функционирования организации (на горюче-смазочные материалы, канцелярские товары, нормативно-справочную литературу, необходимую для осуществления хозяйственной деятельности, и т.д.);
— на иные цели, в которых есть производственная необходимость.
Вместе с тем организации не имеют права расходовать наличные денежные средства из выручки в следующих случаях:
· при наложении ареста и обращении взыскания на денежные средства организации, находящиеся на ее текущих (расчетных) банковских счетах;
· при приостановлении операций по текущим (расчетным) банковским счетам;
· при наличии картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок»;
· если организация находится в стадии ликвидации.
Кроме того, при выплате наличных денежных средств из выручки должны соблюдаться ограничения, установленные законодательством.
Организации не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов, поэтому в организациях должен быть разработан порядок и сроки сдачи полученной выручки в банковское учреждение. Организации самостоятельно определяют (в приказе руководителя организации) порядок и сроки сдачи выручки. При этом сроки сдачи выручки устанавливаются не реже 1 раза в 7 календарных дней.
В случае изменения объемов кассовых оборотов или по иным причинам порядок и сроки сдачи выручки могут быть пересмотрены (по решению руководителя организации).
Установленные сроки сдачи выручки, размеры выручки, планируемой для сдачи в банк, а также сведения об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров сообщаются обслуживающему банку в сроки, определенные договором между организацией и обслуживающим банком.
Оприходование денег оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1) с типографическим номером. Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности, которые регистрируются и об использовании которых отчитываются перед Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь.
Приходный кассовый ордер состоит из корешка и квитанции к нему. Он выписывается работником бухгалтерии в 1 экземпляре. Вторая часть приходного кассового ордера – квитанция — является отрывной частью и служит оправдательным документом для лица внесшего деньги в кассу. Квитанция подписывается главным бухгалтером, заверяется печатью и выдается лицу, сдающему деньги, а корешок со штампом получено прилагается к кассовому отчету кассира.
Выдача денег оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2). При массовых выплатах денег физическим лицам оформляются платежные ведомости на которых проставляется штамп с реквизитами РКО. Все документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. При получении денег получатель сам указывает сумму денежных средств, дату получения, подпись.
В расходном кассовом ордере указывается документ удостоверяющий личность получателя.
Все кассовые ордера заполняются и регистрируются в бухгалтерии, в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма №КО-3).
Операции по движению денежных средств отражаются в кассовой книге (форма № КО-4).Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество пронумерованных листов указываются на опечатке, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовую книгу осуществляет кассир ежедневно в 2-х экземплярах через копировальную бумагу на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу за день, выводит остаток.
Кассовая книга является регистром хронологической регистрации операций с денежными средствами. Второй экземпляр является отрывным и вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию для проверки, обработки и утверждения.
Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета отражается поступление денежных средств в кассу организации, по кредиту – списание. Остаток только дебетовый или равняется нулю и показывает наличие денежных средств в кассе на конец дня.
| Дебет | Кредит | |
| Получены деньги с расчетного (валютного) счета | 51(52) | |
| Поступила выручка от реализации товаров, работ, услуг | ||
| Поступила выручка в кассу от реализации основных средств и прочих активов | ||
| Возвращены в кассу неиспользованные подотчетные суммы | ||
| Погашена задолженность по товарам проданным в кредит | 76/6 | |
| Погашена задолженность по недостачам, хищениям | 73/2 | |
| Внесены денежные взносы в уставной фонд | (80)75/1 | |
| Сданы из кассы денежные средства для зачисления на расчетный (валютный) счет | 51(52) | |
| Сдана из кассы выручка в отделение связи, инкассатору, вечевую кассу банка в последний день месяца · сумма выручки · почтовый сбор · НДС с почтового сбора | 26(44) | |
| Выплачена из кассы заработная плата | ||
| Выдана из кассы подотчетные суммы работникам |
Аналитический учет денежных средств в кассе ведется по каждому кассиру на основании отчетов кассира с приложенными документами. В журнале-ордере №1 и ведомости №1.Журнал-ордер ведется по Кт 50 счета в Дт разных счетов, а ведомость по Дт 50 счета в Кт разных счетов.
Бухгалтерский учет операций с наличностью
Бухгалтерский учет денежной наличности осуществляется на активном синтетическом счете 50, а документов, приравненных к ней, на синтетическом счете 56. По дебету счетов учитывается поступление, а по кредиту выплаты наличных денег и выдача денежных документов. К счету могут открываться субсчета, например, отдельный субсчет для денежных документов.
Если организация в своей деятельности ведет прием и выдачу наличных денежных средств на отдельных участках, могут быть открыты субсчета операционных касс и субсчет «главная касса» (или «касса организации»). Такое ведение учета рекомендуется потому, что это позволяет детальнее контролировать движение денежных средств по участкам ответственности.
Если организация имеет право на ведение наличных расчетов в иностранной валюте, к счету 50 открывается специальные субсчета по видам валют, на которых ведется их обособленный учет. Отражение операций в валюте других государств в бухгалтерском учете ведется в рублевом выражении по официальному валютному курсу на момент совершения операции.
Упрощенно бухучет работы с наличностью выглядит следующим образом:
- Сопровождение операций поступления и выбытия первичными документами;
- Регистрация первичных документов в соответствующих журналах;
- Составление проводок при обработке первичных документов;
- Перенос данных первичных документов в кассовую книгу;
- Заполнение на основании кассовой книги учетных регистров.
Помимо этого, в целях контроля хранения и движения наличных денег в организации может проводиться инвентаризация кассы.