Положение об отделе кадров 2023: скачать образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение об отделе кадров 2023: скачать образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед тем как приступить к подготовке документа, необходимо подробно изучить устав организации, штатное расписание, должностные инструкции работников. Это поможет грамотно заполнить все разделы положения. Кроме того, необходимо обязательно разработать положение об отделе в соответствии с профстандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 № 691, в котором содержатся трудовые функции специалиста по управлению персоналом, а также его основные обязанности.
Законодательное регулирование
Положение об отделе кадров (ОК) входит в число локальных нормативных актов, определение которых содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации.
Статьей 8 настоящего документа дается полное разъяснение термина, в том числе: положение об ОК является внутренним документом, где в полном объеме указываются права и обязанности работодателя (нанимателя) и его работников в вопросах, не охваченных действующим законодательством.
Собственник не имеет право разрабатывать положение о кадровой службе без учета прав и гарантий персонала, защищенных на законодательном уровне. Организация службы управления кадрами не является обязательной в соответствии с законами РФ.
Обязанности работы с персоналом работодатель может возложить на любого другого сотрудника компании в плане совмещения должностных обязанностей (например, секретарь-референт может совмещать должности свою и кадровика), особенно, если дело касается организаций с небольшим количеством рабочих единиц, где должность менеджера по персоналу – нецелесообразна.
Вариантом грамотного решения может стать аутсорсинг – сервис по предоставлению услуг различной квалификации на контрактной основе, в том числе и HR. Подробнее читайте об этом здесь.
Деятельность отдела кадров
В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.
Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.
Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:
- производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
- вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
- аттестация сотрудников и так далее.
Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:
- делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
- аттестация сотрудников в составе комиссии;
- оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
- кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
- подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
- разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.
ОК предприятия может быть наделен такими правами:
- контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
- требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
- подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
- контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.
Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.
Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).
Можно воспользоваться аутсорсингом, так как в больших компаниях одним из инструментов развития бизнеса является работа в сфере кадров.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Отдел кадров выполняет следующие функции:
4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.
4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.
4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.
4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
4.9. Обеспечение учета личного состава.
4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.
4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
Деятельность отдела кадров
В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.
Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.
Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:
- производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
- вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
- аттестация сотрудников и так далее.
Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:
- делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
- аттестация сотрудников в составе комиссии;
- оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
- кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
- подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
- разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.
ОК предприятия может быть наделен такими правами:
- контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
- требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
- подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
- контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.
Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.
Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).
Прежде чем отдавать проект положения на утверждение руководителю организации, нужно провести его по маршруту визирования, принятому в компании. Визы согласования оформляются на отдельном листе, если компания практикует бумажный документооборот, или в системе электронного документооборота. Лист согласования может быть отдельным, и тогда нужно правильно его надписать, указав, проект какого документа визируется, либо на оборотной стороне последнего листа положения. Виза согласования оформляется так:
СОГЛАСОВАНО
Директор по правовым вопросам Петрова И.В. Петрова 12.08.2016
Отметим, что для внутреннего визирования документа слово «СОГЛАСОВАНО» указывать необязательно. Некоторые положения могут иметь в факультативном порядке и другие реквизиты, например «Отметка о приложении» или «Гриф согласования», но к положениям об отделах это, как правило, не относится.
Подпись работников в ознакомлении с положением по ГОСТу не является реквизитом, но оформляется практически так же, как и виза согласования:
С положением ознакомлены:
Начальник отдела кадров Селиванова И.В. Селиванова 16.08.2016
Приведем пример положения об отделе кадров. Любой из его разделов может быть изменен, дополнен или отредактирован иным образом под нужды конкретной организации.
Пример. Фрагмент положения об отделе кадров.
В разделе указывается порядок создания и ликвидации подразделения, структура подчиненности, документы, которыми руководствуются в ходе работы менеджеры по персоналу.
В первой части прописывается, что решение о создании, ликвидации или реорганизации департамента принимается руководителем компании.
Отделом руководит начальник, которому подчиняются остальные сотрудники при решении внутренних вопросов. Руководитель департамента подчинен генеральному директору фирмы.
Прописывается, что в работе кадровики ориентируются на положения:
- ТК РФ;
- федеральных законов;
- подзаконных актов и инструкций, утвержденных органам власти;
- локальных актов компании;
- приказов руководства предприятия;
- штатного расписания;
- коллективного договора и т.д.
Дополнительно в первом разделе положения об отделе кадров можно указать, что для выполнения поставленных задач его сотрудники взаимодействуют с представителями других департаментов.
Кто должен разрабатывать документ
Кадровая политика — широкое понятие, охватывающее разные направления деятельности. Сюда входит и выбор методов работы с персоналом, и разработка правил подбора и расстановки сотрудников, и постановка целей и задач в кадровой работе на разных этапах развития компании.
Кадровая политика может быть открытой или закрытой.
Открытый тип политики. Свойственна компаниям, переживающим период бурного роста и развития.
У такой политики много преимуществ. Например, она позволяет эффективно находить сотрудников на любые должности, используя внешние источники. Или повышает динамику кадровых процессов и воспитывает в сотрудниках готовность к нововведениям.
Но есть и недостатки: постоянный риск потери работы и сложность в продвижении по карьерной лестнице негативно влияет на моральный дух коллектива и демотивирует персонал.
Закрытый тип политики. Свойственна зрелым крупным организациям со строгой внутренней иерархией.
Преимущества: позволяет выращивать лояльных специалистов среднего и высшего звена внутри компании. Помимо экономии средств, такой подход дает возможность по-настоящему сплотить коллектив и привить сотрудникам корпоративные ценности.
График кадрового документооборота зачем он нужен
Любые принимаемые в уменьшение базы по налогу на прибыль расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Эти известные всем бухгалтерам постулаты прописаны в ст.
Тем не менее данные положения НК РФ кадровой службой и бухгалтерией из-за отсутствия понимания и взаимодействия в вопросах документооборота зачастую трактуются по-разному.
Так, корректному ведению бухгалтерского и налогового учета в части операций по расчетам оплаты труда и различных денежных компенсаций и выплат работникам мешают: не сформированный в соответствии с требованиями законодательства пакет кадровых документов, отсутствие локальных нормативных актов (штатное расписание, график отпусков и др.), отсутствие необходимых приказов по личному составу и справок, несвоевременное предоставление документов кадровой службой.
Отдел кадров имеет право:
5.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.
5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение законодательства о труде, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.
5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.
5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.
5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе кадровыми агентствами и службами занятости.
5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.
Структура отдела кадров
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.
В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.
В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.
В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов
На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.
Обязательно ли составлять положение об отделе кадров
Работодатель сам решает, нужно ли ему положение об отделе кадров. Исключение — в ПВТР или коллективном договоре указали, что документ обязательный.
Если в компании один кадровик, можете составить документ, чтобы сотрудник не запутался в ежедневных задачах, правильно расставил приоритеты и понимал, к кому из других подразделений обратиться за помощью. Внутри отдела положение поможет избежать конфликтов, разделить полномочия. Сотрудники будут знать, кому они подчиняются и как отчитываются о работе.
Руководителю отдела кадров или директору документ поможет предусмотреть, кем заменить сотрудника, который болеет или в отпуске, и понять, кто несет персональную ответственность за конкретные задачи. Также с помощью положения удобно определить приоритет ежедневных задач сотрудников. Порядок оформления и работы с кадровыми документами тоже можете прописать в положении об отделе кадров. Так вы упорядочите документооборот.